本日もCUBE電話代行サービスのブログをご覧いただき、ありがとうございます。
CUBE電話代行サービスでは、まず、弊社でお電話に出てご用件を伺った後、
・内線感覚で電話を転送させていただく場合
・外出のご予定／不在の旨をお伝えし、伝言を承り、メール報告させていただく場合
と大きく2パターンで、対応させていただいております。
今回のブログでは、受電後に弊社からお送りする報告時のメールについて書かせていただこうと思います。
CUBEから契約者様へメール報告させていただく場合は、基本的に受電後5分以内に送信させていただいております。
伝言をお預かりして、分かりやすい報告メールを作成するまでのスピーディーな対応を訓練中の身ではありますが、その中で私が気を付けていることがあります。
まず、時系列に気を付けることと、5W1H【Whoだれが、Whenいつ、Whereどこで、Whatなにを、Howどんなふうに、Whyどうして】を明確にすることです。
多くの場合は、電話口のお客様と、担当者様とでやり取りをされている内容で、シンプルな伝言やご用件を承ることがほとんどです。
一方で、そこに第3者の方が加わり、登場人物が増える用件の場合には、特に、先程述べた時系列と5W1Hが正確認分かるように気を付けています。
また、弊社からお送りする報告メールの終わりに【CUBE欄】を設けています。
例えば、貴所のFAX番号の確認があった場合、「貴所FAX番号は【06-××××-××××】で相違ない旨、ご案内いたしました。」といった具合に、本文から少し読み取りづらい弊社の対応を記載します。
この【CUBE欄】を読まずとも、本文を見ただけで内容を確認し、必要に応じて、そのまま先方にご連絡していただけるよう、作成することを心掛けております。
この報告のメールは、事前にご指示をいただいているご担当者様別に、もしくは、ご用件別に振り分けられた送信先に報告することが可能です。
（※シンプルプランの場合、オプション料金が別途かかって参ります。）
メールアドレスのご変更がある場合も、弊社からテストメールを送信し、受信できているかを確認後、実際の運用を開始していますので、ご安心いただければと思います。
お預かりした伝言内容に過不足や相違があってもいけませんし、そこに対応者の主観が入ってもまたいけません。
一目で事実・状況を把握していただけ、契約者様のビジネスの手助けとなる正確で誠実な対応ができるよう、今後もスキルを磨いていきたいと思います。
引き続き、CUBE電話代行サービスをよろしくお願いいたします。
