本日もCUBE電話代行サービスのブログをご覧いただき、ありがとうございます。
皆様の中にも、言葉遣いについて詳しく書かれた本やビジネスマナー研修で勉強された方が多くいらっしゃるのかと思います。

ビジネスの場合で用件をお相手にお伝えになる際は、クッション言葉を利用されることがおありかと思います。ネガティブな用件、言いづらい用件をお伝えする時に、日本語では、「恐れ入りますが／失礼ですが／申し訳ございませんが／あいにくですが」といった表現がよく用いられます。

とは言え、濫用しすぎると回りくどい印象が強くなってしまうのが難点でもあり、私は今でも、クッション言葉の使い方は難しいと感じています。けれどうまく使いこなすことで、用件だけを無骨に投げられぶっきらぼうな印象になることを避けることができ、電話口のお客様の気分を害することなく、こちらの希望を伝えることができます。

相手への配慮の言葉

ビジネスの場においては、たとえ言語の違いはあったとしても、そういった相手への気遣いというのは世界のいつ何時でも共通の事項ではないでしょうか。

例えば、「ご担当者様となんとか連絡を取りたい、連絡先を教えてもらえないか」と強くご希望のお客様がいらっしゃるとしましょう。その場合でも、単に「I don’t have his mobile phone number. （彼の連絡先は分かりません）」とお伝えしてしまうと、端的に「教えてもらえない」という事実は伝えることができますが、事実のみがダイレクトに伝わり過ぎて、相手への配慮も欠けてしまいます。

そこで、I’m afraid that～や、Unfortunatelyを文頭に付けて、「I’m afraid that I don’t have his mobile phone number. (あいにくですが、彼の連絡先は分かりません)」とお伝えすると、ネガティブな用件も少し柔らかく聞こえます。

代替案の提案

しかし、それをお伝えするだけではいつまでも連絡が取れない、一方通行な状態になってしまいます。その後に「Would you like to leave a message? (よろしければご伝言を承りましょうか)」とご提案し、ご用件を承りメールにてご報告させていただいております。ご伝言内容により、ご担当者様別に振り分けてご報告させていただくことも可能です。

またCUBE電話代行サービスでは、連絡先を開示してよいというご指示をいただかない限り、ご担当者様のご連絡先を弊社の一存で先方へご案内することはございません。個人情報の取り扱いについてもしっかりと研修を受けたオペレーターが対応しておりますので、ご安心いただければと思います。
引き続き、CUBE電話代行サービスをよろしくお願いいたします。

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