皆様は、どこかにお問合せする時、お電話で問合せますか。
それとも、メールで送りますか。
電話のメリットは、すぐに回答がもらえる可能性がある、たくさんの様々なことを聞いても、一度で全て答えてくれる場合がある、内容がまとまらず適切な単語が分からない、知識が無く曖昧で専門的なことを聞きたい時に聞きやすい。
電話のデメリットは、担当者がいなければ折返しになり、いつ来るか分からない電話を待たなければならない、電話が混み合っていてなかなか繋がらない、営業時間内しか繋がらない。
メールのメリットは、いつでも自分の都合の良い時に連絡が出来る、返信もメールなので折返しの時間を気にしなくても良い、返答内容が文面で残る、履歴が残るので伝達ミスで返答忘れがあまり無い。
メールのデメリットは、返信があるまで回答を待たなければならない、内容を文章にまとめてから送る必要がある、返信内容が機械的でこちらの質問の主旨にそぐわないことがある。
電話でもメールでも、どちらにも同じくらいメリットとデメリットがあります。
やはり書面ですと、情報の正確性は確実ですし、後から見返すことも出来ます。
最近は、メールの場合、いつでも出先でも対応が出来るため、返答はメールを優先している会社もあります。
しかし、インターネットは、まだ情報漏洩があると示唆される方もいて、一切のSNSをしない方もいます。
また、文章を作るのが苦手な方もいます。
お問合せは、電話の方が確実且つ安心で早いと印象付いている方が多いのですが、そのような方は質問内容がまとまっておらず、長々とお話ししてしまう方が多いと思います。
電話をしている時間も長く、下手をすると話が飛躍してしまい、予想よりも通話時間が長引いてしまうことがあります。
そうすると本来、電話を掛けなければならなかったところに電話が出来なかった、約束している電話が掛けられなかった、という結果になり「明日連絡が遅れたことを謝罪しなくてはならない。」…そんな新たな弊害も出てくるかと思います。
そのようなことにならない為に、弊社CUBEのスタッフが代わりにお客様のお話をお伺いし、必要事項を分かりやすくご連絡させていただくことが可能です。
そうすることによって仕事の効率を図り、休日のお時間も確保していただけます。
CUBE電話代行サービスは、一次受付を承りますので、返答の方法が電話であっても、どのような内容のお問合せなのか、内容は急を要するものなのか、今日は打合せや会議で電話を十分に返せないから、緊急性の高いものだけ当日対応にして、明日落ち着いて電話しよう、など、お問合せ内容に優先順位をつけてお答えすることも可能になります。
また、担当者は自分だけど、確実に調べてからでなければ回答しづらい案件もあるかと思います。
そんな時にお電話口の方は、「急いでいるからこのまま待っている、すぐ調べてくれ」なんて我儘を言ってくることもあります。
上記のような場合、「気持ちは分かるが、今は出先でデータが無いし、その間、他の電話が取れなくなるし、調べるとしても何分かかるか分からないし…」などと、切実に思って急いだこともあるかと思います。
そんな時に、CUBEの電話代行サービスは皆様の一次受付を担い、また、各ご担当者様別にご連絡、受電内容の要約をすることで、お仕事の効率化を図る手助けが出来ます。
ぜひ、ご検討くださいませ。
