近頃、朝晩は特に冷え込んでおりますが、皆様いかがお過ごしでしょうか。
その分、電車やバスでは暖房が効いていて寒暖差がありますので、体調管理にはくれぐれもお気を付け下さいませ。
私は昔から内容を端的に話すのが苦手で、結局何が言いたかったのか自分でも分からなくなることがあります。
相手に分かりやすく、さらに端的に内容を伝えるのは案外難しいことです。
電話代行では、お電話口の方から預かった伝言を、後程メールもしくは電話にて報告させていただくことがあります。その際、お預かりした伝言をそのまま報告するのですが、言われた内容をそのまま文章に起こすのではなく、仰った内容を端的に且つそのまま報告するというのが、とても難しいです。
私もそうですが、誰かに伝言を預ける際は相手に分かってもらおうとこれまでのプロセスを話してから伝言を預けようとします。
伝言をお預りする方も簡潔に言われると、それだけで伝言する相手にきちんと内容が伝わるのか不安になってしまい、つい詳しく聞いてしまいますが、伝言を受ける方はプロセスも分かっているので、事細かに言わなくても案外伝わります。
電話代行のお仕事を始めて数ヶ月ですが、最初の頃はお電話口の方が仰っている話の内容が分からないため、このままご報告して、もし伝わらなかったらどうしようと思ってしまうことがあります。
それがお電話口の方にも伝り、詳しくご説明くださるということがございました。
その場合、既にご存知の内容まで報告することになり、ご報告内容も長くなってしまいます。
報告の内容が長くなるということは、それだけ契約者様は時間を取って内容を確認していただくことになりますので、お仕事の効率も下げてしまいかねません。
しかしそれでは、せっかくお仕事の効率化をあげるためにご契約いただいている意味がなくなってしまうと考え、仰っていただいた内容を深くお聞きするということは控え、お聞き取りした内容をそのままご報告させていただくようにしました。
その後、ご報告内容に関して「これはどういうことですか。」と確認のご連絡をいただくこともないため、きちんと内容が伝わっているようで安心しております。
普段においてもそうですが、伝言を預かる際に内容を深く聞き過ぎていたということに、最近になって初めて気付きました。
詳しく伝えることが良いということではなく、それは伝える相手の方にそれだけ時間を割いていただくことになる、ということにも気付きました。
契約者様がより効率良くお仕事をするためにご契約いただいているということを忘れずに、これからも精進して対応して参ります。
