9月も末日を迎え、ようやく日中も過ごしやすくなりました。
毎年のことですが、気候の移り変わりに一喜一憂する日々です。
皆さんは夏バテや夏風邪など、体調の不良をひきずってはいませんか。
食欲の秋、読書の秋など様々に称されることが多い季節、心行くまで楽しみたいものです。
さて、私たちの電話代行グループでは英語でのお電話応対も行っています。最近は英語プランに関するお問合せ電話が増えてきており、需要の高まりを身にしみて感じております。
そんな「お電話のプロ」として多種多様な方からのご連絡を受けている私たちですが、「日本語は難しいな」と感じる場面が日々、少なからず何度かあります。それはお電話でお話しをしているとき、ご契約者様へお電話の内容をメールで報告するとき、または他のスタッフと情報共有をしているときなど様々です。
特に、細心の注意を払っているのがご契約者様へお電話の内容をご報告するべく、メールを作成しているときです。日本語は主語が無くても通じる分、解釈に幅が生まれることも難しさを感じる原因かと思います。
私が日頃より、ご報告の際に気をつけているポイントについてお話をしようと思います。
①初めに「〇〇の件」と電話の内容が分かるように書く
士業事務所様にも多くご利用いただいておりますため、最初の文で「○○様の件です」と簡潔にお電話の内容をお伝えできるようにしています。
②一文は長くとも40～50文字以内におさめ、伝わりやすくする
一般的には、句読点の数が3個以上で構成された文章は読みづらくなるといわれています。一文中の文字数だけでなく、文の数、段落数、そして漢字と平仮名の割合まで考慮し、ご契約者様にとって読みやすく、かつ内容の伝わりやすい文章でご報告させていただきます。
③お客様が仰った内容以外にも、お客様の様子で感じたこと案内した内容など、ご契約者様にとって必要と感じる情報を記載する
連絡がないことにお困りでいらっしゃる、や大変お怒りの様子だったため早急にご対応いただきたい、など文字だけでは伝わりづらいご状況・ご様子についてもお伝えしております。
お電話をくださる方の中には焦って言葉に詰まってしまう方や、お話の順序が前後してしまう方もいらっしゃいます。そういった方々のお話の内容を適切に要約し、ご契約者様とご契約者様のお客様が良い関係を保てるよう、ご報告の際も細心の注意を払って応対させていただきます。今後ともCUBE電話代行サービスをどうぞよろしくお願いいたします。
