皆様は伝えたかったことがうまく伝わらず、もどかしい思いをしたことはございませんか。
私は電話代行という仕事をしていながらも、プライベートでは頻繁にあります。
先日お恥ずかしながら夜までベランダに洗濯物を干していたのですが、雨が降ってきたので「バスタオルが濡れるから部屋に入れておいて」と主人にお願いして、私はお風呂に入りました。
後で見るとバスタオルだけ入れていて、他の服は干しっぱなし…。
どうしてなのか聞くと「バスタオルを部屋に入れてって言われたから、他の洗濯物を入れるのは忘れてた」と言うのです。
これから残りの洗濯物を取り込まなくてはいけないし、雨で濡れてしまったのでもう一度洗濯しないといけないので、これでは二度手間ならぬ三度手間です。そう言いたい気持ちをグッと堪え、ちゃんと明確に伝えられていなかった私も悪かったと反省しました。
私は友人と過ごしている時もあまり場を仕切るタイプではないのですが、今回の洗濯物事件以降は家の中では司令塔のように細かく主人に指示を出すようになり、近頃は怖いと言われるようになってしまいました…。
さて、プライベートもそうですが仕事ではより二度手間を避けたいですよね。
私は入社して1年未満なのですが業務にも少しずつ慣れてきましたので、なるべく多くお電話に対応できるよう毎日○○件お電話を取ろうと目標を立て対応しております。
電話業務に慣れてきたとはいえ、様々なお電話がありますので対応に迷い、先輩に指示を仰ぐこともあります。お電話を受けている自分以外の方に内容を伝えるのは難しいので、なるべく簡潔に「お電話保留中で、○○会社様の対応中です」とお伝えした上で状況を説明するよう心がけています。
と言うのも、入社したばかりの頃ほとんどのお電話に対して先輩に質問させていただいていたのですが、いつも「今お電話繋がってる？保留中？」、「どこの会社の方宛のお電話？」と確認されることがあったからです。
緊急性を伝えることは基本のことですし、どちらの会社かによっても対応が異なるので当然お伝えしないといけない情報です。先輩にそのようにご指摘をいただいてからは、電話対応も少し成長出来たように思います。
CUBEではお電話を受けた際、ご契約いただいているクライアントの方に内線感覚でお電話をお繋ぎするサービスも行っております。その際は、お電話口の方をお待たせしすぎないことも意識し、且つクライアントの方にご用件が伝わりやすいようハキハキとゆっくり、内容を簡潔にお伝えするよう心がけております。
お電話をかけてくる方の中には声を荒げてお話しされる方もいらっしゃるため、気持ちがつられてしまいそうになることもあるのですが、興奮して早口にならないように気をつけています。
これからも正確に、丁寧に、そしてスピーディに伝言をお伝えいたしますので、今後ともどうぞ宜しくお願いいたします。
