臨機応変な電話対応

臨機応変な電話対応

新年度が始まったと思ったら、新しい元号になり、少し経ちましたね。
「令和」の響きもだいぶ耳になじんできたところかな、と思っております。
先日、娘が通う保育園のイベント案内に「令和元年○月○日」と表記があり、意外にも文書で令和を目にするのはこれが初めてで、新鮮でした。

さて、今回は私が日ごろ心がけている「臨機応変な対応」について、【電話代行サービス】とは何なのか。というところから少し派生して、お話をさせていただこうと思います。

まず、【電話代行サービス】とは、法人様（または、個人事業主様）に代わって、電話対応をさせていただくサービスになります。
例えば、外出している時も留守電や電話が繋がらない状態にならないように、弊社で電話対応をさせていただくイメージです。事務員さんを置かれていない場合もあれば、営業電話が多いのでそういった電話に手を煩わされずに、必要な連絡だけ受けたい、という場合など、様々な利用目的で、様々な業種・業態の方にご利用いただいております。

そこで、どのように各クライアント様に合わせた対応が出来るのか、と疑問を持たれる方もいらっしゃるのではないでしょか。
それは、ご契約時に会社情報などの情報をいただき、対応方法：応答後転送サービス（内線感覚でご担当者様の携帯などにお繋ぎさせていただくサービス）をご希望なのか、折返し対応をご希望なのか、その際のお聞き取り内容も含め詳細をすり合わせるところから始まります。その情報を受けて、いただいた情報が受電時に画面に表示されるよう登録しており、その内容を見ながら対応をさせていただくため、各クライアント様に合わせた対応が可能となっているわけです。

基本的な聞き取り内容は、《会社名前・担当者名・用件・連絡先》ですが、クライアント様によっては、商品情報の聞き取り、住所の聞き取り、などニーズに添った対応が出来るよう個々に対応させていただいております。ここまでが基本的な電話代行のサービス内容になりますが、先日実際に対応させていただいた受電内容を簡単にご紹介させていただきたいと思います。

このクライアント様はディスプレイの販売・レンタルをされている会社様で、上記の聞き取り内容に加え、レンタルor販売の確認、使用場所の聞き取りが必須項目のクライアント様でした。ただ、受電内容は、「他社でディスプレイを注文していたが、届いたものが破損していた。展示会で使用したいので、当日対応できるところを探しいている。」という内容でした。ここで私達が出来る最大限のことは、緊急性が高いことを一目見て分かるよう、タイトルに【至急！】など記入すること。また、報告を受けられる方が出来るだけ効率的に回答が出来るよう聞き取りをすること。と考え、ご希望商品のタイプ・展示会場所をお聞き取りしての報告とさせていただきました。

ただ、必要事項を聞き取りする、ということだけではなく、受電スタッフ一人ひとりがお電話を下さる方の状況を想像し、自分に出来ることを出来る範囲で最大限に考え、対応させていただいております。電話をかけて下さった方には、「感じがいいな。」と思っていただけるよう、クライアント様には、「助かったな。」と思っていただけるよう、心と頭を遣って対応させていただきますので、是非【CUBE電話代行サービス】をお試し下さいませ。

株式会社大阪エルシーセンター　CUBE電話代行サービスグループ