電話代行の仕事を始めて5ヶ月が経ち、少しずつ業務にも慣れてきました。
業務の中で通話内容を確認するために録音を聞くこともあり、初めは機械を通して聞く自分の声がなんだか恥ずかしかったのですが、今ではもうその恥ずかしさはありません。ですが、自分の話し方を聞くと改善すべき点に気付きます。
私は元から早口で話してしまいがちなので、お電話口の方に「もう一度よろしいですか」と言われてしまうことがよくありました。
自分の欠点に気付いた際は気持ちが沈んでしまうのですが、今後改善できるようにとまずは原因を探るようにしています。
会話の内容を聞き返すと、お電話口の方がご立腹の際や、複雑な内容を仰った際など気持ちが焦ってしまうと余計に早口になってしまいがちでした。
焦燥感を完全に払拭することは難しいのですが、焦っている様子が伝わらないようにすることは出来ると思います。
どうすればゆっくり落ち着いて話すことができるか調べてみたところ、今すぐ実践できることが2点ありました。
1点目は、姿勢を正すことです。パソコンを目の前にして電話対応をしているので、画面を見ようとついつい前のめりになってしまいがちです。「会社情報を確認しなくてはいけない」とつい気持ちが焦ってしまう為、早口で話してしまうのです。
長時間座っているとどうしても猫背になってきてしまうので、椅子と背中の間にブランケットを丸めたものを挟んで姿勢を正せるように気をつけています。
姿勢を正してもパソコン画面は見えますし、自然と気持ちも引き締まるので「早口で話さないようにしよう」と意識して話せるようになりました。
2点目は、口を大きく開けて話すことです。
私はこれまで「声が小さい」と言われたことはあまりなかったので、既に出来ているとばかり思っていましたが、自分の電話応対を振り返ってみると早口になってしまう時は口も小さく、唇だけを動かして話しているような話し方になっていることに気付きました。
逆に言えば、大きく口を開けて話すと早口で話しにくいので、自然とゆっくりと話すことができます。
電話対応中は、内容の聞き取りに集中してしまい、会話途中から意識することは難しいので、お電話に出た際の第一声から大きく口を開けて話すようにしています。
こちらの2点を実践することで、聞き返されることが減り会話がスムーズになって、電話終了後に録音を確認することが減ってきたように思います。
まだ全ての電話に対して実行できているわけではなく、気付いたら早口になっていた…と反省してしまう日もありますが、今後も欠点に気付いた際は原因を探り、改善していけるように努めてまいります。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
