弊社では電話代行業務と併せまして、貸し会議室などのレンタルオフィスのサービスも提供しております。それに伴い、受電とは別に貸し会議室の受付対応にもあたっております。
私は、受電が主で受付業務の頻度は少ないスタッフですが、その度にそれぞれに良い点、苦慮する点があると気づかされます。
対面はやはり相手の表情や仕草が文字通り見て取れますので、相手の反応が分かりやすいです。嬉しい、悲しいなどの感情面は勿論のこと、話がきちんと理解されているかどうかを窺ったり、視線の先にあるもので必要な物を察したりなど、相手の反応がつぶさにわかるという点が大きいと思います。やはりお顔が見られるというと、それだけで情報量が一気に増えるように思えますし、その分コミュニケーションを取りやすいのかと思います。
逆に私が対面で苦慮すると思う点が、自分自身が相手に見られていることだと思います。当たり前の話ではございますが、私が相手を見るのと同じで、自分も相手に見られているということです。例えば、きちんと表情を変えられているだろうかですとか、所作は適切かどうかなどが気になります。
勿論常に笑顔を意識はしておりますが、緊張のあまり無表情になっていないだろうかですとか、忙しさのあまり相手に失礼な振る舞いをしてはいないだろうかと言ったことがあります。
人と人とのやりとりなので、相手に不快感を抱かせないようにというのは最低限で、ビジネスでご対応させていただくからには弊社から出られるときに気持ちよくお帰りいただけるように努めたいので日々勉強です。
また、電話越しと違って相手の仰ることが記録しづらいと感じます。
受電する際は常にＰＣ前にいるのでそれと比べれば当然なのですが、紙とペンを用意して相手がこちらを見ている状況で書き留めるのはなかなかに緊張します。相手方に急かすつもりはなくても、お待たせしてはいけないと思うばかりに急いてしまうので、心に余裕を持って応対できるように心がけたいです。
気を配るところが増える反面、直接ご対応させていただくと、お客様に笑顔で挨拶していただいたり、ありがとうと声をかけて頂いたりする時がございます。お客様に笑顔で接して頂けると、自分の応対がお役に立てたようで安心しますし、嬉しそうなお姿にこちらも嬉しくなります。そういった時は表情が見える対面の良いところかなと思います。
今後もお客様に笑顔でお帰りいただけるよう、お迎えする気持ちを忘れず受付に立たせて頂きたいと思います。
