皆さま、こんにちは。
今年は台風が多かったという印象があります。9月に発生した21号は珍しく大阪にも影響が出て、電車が止まるような状況にもなりました。皆さまのお住まいの地域は大丈夫でしたか。私の家では何度か停電もしたので何かと備えていかなくてはと改めて思いました。
さて、話は変わりますが、弊社CUBEにはクライアント様から毎日たくさんのメールが届きます。
ご予定の連絡や、特定のお客様へのご伝言、アドレスの変更など内容は様々です。
私はCUBEへ入社するまでビジネスメールを送った経験が無く、入社当初はどうやって書いたらいいのかさえ分からない状況でした。
そこで、まずは先輩が用意してくださったメールの返信例や他の方が送ったメールを真似することから始めました。私の性格上、ルールに沿って同じような形でメールを作ることは得意なのですが、少しでもイレギュラーなことがあると構えてしまい、どうやって返信すれば良いのか、いつも悩んでいました。何とか自分でメールを作成し先輩に確認をしていただいてから訂正して頂くうちに、ベースとなる文章はあってもいつも同じ文章である必要はないということに気が付きました。
次に、私が躓いたのはクライアント様への謝罪のメールでした。
頻繁にあってはならないことなのですが、ご指摘を頂き、謝罪のメールをお送りする場合もあります。謝罪メールを送るときの為に、先輩が練習問題を作ってくださったのですが、ここでも型にはめたような文章になってしまい、ご指摘を受けてしまいました。
そこで先輩から「メールも会話だから、電話で言われたとしたら自分はどう答えるかを意識して」とアドバイスをいただきました。ご指摘を頂く前は、「ミスした原因→謝罪の言葉→今後の改善」と言ったいつも同じような文章ばかりでした。あまりにいつも同じような構成になっているので、自分でもこれでいいのかと不安には感じておりましたが、「メールも会話」というアドバイスを受けて、なるほどと思いました。
そして、謝罪のときは気持ちが大事ということも教わりました。型にはまった綺麗な文章よりも、そのミスを犯したことによる反省の気持ちを自分の言葉で書くことが大切ということを教えていただいたのです。メールは対面ではないので態度や表情が見えない分、文章でいかに反省の気持ちを相手に伝えることが大切だと言うことを改めて感じました。
クライアント様にメールを送るときは、正しい言葉遣いやまとまりのある綺麗な文を書くことはもちろん大切ですが、自分の気持ちを伝えることも同じくらい大切です。
電話代行がメインのお仕事ではありますが、クライアント様との大切な場であるメールの返信にも気を配り、安心して弊社にお任せ頂ける様努めて参ります。
