皆様いかがお過ごしでしょうか。
屋内外の温度差が激しく体調管理の難しい時期だと思いますので、体調を崩されることのないようご自愛くださいませ。
さて、日頃よりたくさんの方々に弊社の電話代行サービスをご利用いただいており、スタッフ一同、大変喜ばしく思っております。
今回は、私が受電をしている中で意識していることについてお話させていただこうと思います。
それは、適切な応対時間についてです。
ご用件によってはお話が長く続いてしまうことがあるのですが、その分、受電からご契約者様へ報告するまでにお時間がかかります。弊社では、できるだけ新鮮な状態でご報告するよう、受電から5分以内でのご報告を目指しており、応対時間を意識することは不可欠です。
入社当初は、ご用件を聴き取るだけで精一杯であり、思うようにお話を進めることができず、応対時間が長引くことが多々ございました。その結果、「まだ報告がこない」とご契約者様からご指摘をいただくこととなってしまいました。この経験から、1件1件のご用件によって応対時間をコントロールする力をつけなければいけないことを痛感致しました。さらに、ご契約者様のご事情に沿った応対をすることの責任の重さを実感し、“自分の応対方法・応対時間は適切であったかどうか”を顧みるようになりました。
そして、お客様のお話をより傾聴すること、内容・口調・声色等からお客様のおかれている状況を素早く把握することを意識して取り組むようになりました。その結果、少しずつスムーズに電話応対ができるようになり、受電から報告までの所要時間を縮めることができました。さらに、お電話口のお客様にもご納得いただいた状態で終話することができるようにもなりました。この意識づけをすることによって、自信を持って応対できるように思います。
私事ではございますが、入社から約1年と半年が経過致しました。まだまだ未熟なところもありますが、1件1件のお電話に対して丁寧且つスピーディーな応対を心がけ、継続して参ります。そして、その結果がご契約者様に喜んでいただけるサービスとなりますよう、尽力していく所存でございます。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
