電話代行では数えきれないほどたくさんの人と話をします。
しかし、顔を合わせるのは同じ業務をするスタッフだけです。
電話をかけてくる方ともそうですが、契約者の方ともお会いすることはほとんどありません。
契約についてのやりとりがあれば別ですが、そうでなければ契約者の方とはお話することすらほとんどありません。
電話をかけてくる方、契約者様のお客様とは電話でお話をするのに、私たちの直接のお客様にあたる契約者様とはやりとりをすることがないというのは、なんだか不思議な感じです。
電話をとり、そのまま契約者様に応答後転送することがあります。
電話をおつなぎするタイミングで、ほんの少しですが契約者様と言葉を交わします。
その際に「いつもお世話になっております。ありがとうございます。」などと言っていただけると、とてもうれしくなります。
たったそれだけの一言でも私たちには貴重なお言葉です。
応答後転送でない場合など、電話をとったらその内容を契約者様にご報告させていただいています。
メール連絡もしくは電話連絡です。
メールでのご報告が多いのですが、メールは送ってしまえばそこから先はこちらではわかりません。
いつ読んでいただけたのか。
自分の書いたメールで電話内容を正確に伝えられたのか。
電話をかけてこられた方に対して何らかの対応をしていただけたのか。
わからないまま一方的にメールを送り続けていましたが、少し慣れてきた頃にこんなことがありました。
そのとき私がとった電話は、外出応対をし、伝言を承るという比較的シンプルなものでした。
電話をかけてこられた方もおだやかな方で、伝言の内容もそこまで複雑なものではありませんでした。
こういってはなんですが、どちらかというとあまり印象に残らない普通の電話でした。
報告のメールを送った後、違う電話を数件とった後にまた同じ方から入電を受けました。
電話代行のスタッフは多数おりますが、たまたま私が再度その方の電話をとったのでした。
お客様から聞かれることがなければ、私たちは自身の名前を名乗らないことがほとんどです。
しかし、電話をかけてこられた方は、声で先ほどと同じ人間である私が電話に出たことに気付いたようでした。
その際に言われたのが、「あ、さっきの方ですね。伝言伝えて下さってありがとうございました。無事FAXが届きました。助かりました。」というお礼の言葉でした。
お客様からのお礼の言葉はもちろん、自分が送ったメールがきちんと契約者様に伝わっていたこと、そのメールを見て契約者様が対応してくださったことを知ることができ、１通のメール報告とはいえ、双方の役に立てているとわかり、とてもうれしかったです。
今後も契約者様、お客様のお役に立てるよう努めてまいります。
