皆さま、こんにちは。
電話代行をすでにご利用いただいている方はご存知でいらっしゃると思いますが、弊社では、電話応対のご報告は主にメールで連絡させていただいております。
（※もちろんお電話でのご報告も可能でございます。）
そのメールを作成する際、お客様の仰った内容を分りやすく簡潔にまとめて作成し、速やかにお送りするのが、電話を代わりにお取りする以外での大切なお仕事でもあります。
これまで、「人が話したことを簡潔に文章にまとめる」という機会がなかったため、今後のために、文章の作成のコツについて少し調べてみました。
【“ひらく”と読みやすくなる漢字の例 】
・全て → すべて
・致します → いたします
・下さい → ください
・様々 → さまざま
・事 → こと
・頃 → ころ
・先程 → さきほど
・既に → すでに
・是非 → ぜひ
・色々 → いろいろ
・予め → あらかじめ
・頂く → いただく
・ご存知 → ご存じ
・～の為 → ～のため
・～する時 → ～するとき
・～等 → ～など
「ひらく」とは見ての通り、文字をひらがなにすることをいいます。
通常、これらのひらく・とじるは常用漢字か否かを基準にしているのですが、一般的な音訓（読み）でない場合は、ひらくことが多いようです。
よくある漢字だらけのビジネス・挨拶メールなどは丁寧な印象を受けますが、堅苦しく余裕のない印象を与えてしまい、そもそも文章自体が読みにくくなってしまいます。
しかし、あえて適度にひらがなに直すことで、読む相手にはやわらかくスマートな印象を与えることができます。
どこまで漢字を“ひらく”のかは特に決まったルールはないようです。
大事なのは相手が読みやすく、伝わりやすい平易な文章を心がける気持ちですね。
日ごろから、ここはひらながで…などの使い分けをして文章を書いたり、読みづらい漢字もなるべくひらがなで書くといったとことを意識するとよいかもしれません。
私もこれらを意識して、クライアントの方々が瞬時に内容を読むとれるよう、適切なご報告メールが作成できるようにして参ります。
