突然ですが、電話代行をご利用頂く方々はご自身が営業担当、その他の業務でお忙しい、もしくは少人数のため電話対応に人員を割く事が難しいというご事情を抱えていらっしゃる方が多いかと思います。
そういったご事情により留守番電話などでの対応にしたがために取りこぼしてしまいがちなご新規のお客様、既存の顧客や取引先との関係を繋ぐ補佐をする事が電話代行のお仕事のひとつです。
弊社をご利用いただいている方々はご存知の事かとは思いますが、私共は基本的に別途指示がない限りは外出応対をして折り返しをご提案いたします。
但し、当然の事ですがお電話をかけてこられた方々はご用件があってお電話をされてこられます。
「○○さんと話をしたい」、「納期の確認をしたい」、「書類等の確認をしたい」と様々です。
残念ながら、私共ではそのご用件に応えすることが出来ない内容であることが殆どです。
その場合、せっかくお電話くださった方々のご要望に100パーセントお応えできるわけではありませんので、どうしてもお詫びをしなければならない内容になります。
ですが不思議なもので、人は謝罪の言葉ばかり並べ立てられると逆に苛立ちを覚えるケースがあります。相手が本当に悪いと思って謝っている事は重々承知しているにも関わらず、何故か過剰に謝罪し続けられると謝罪の気持ちが伝わるどころか、相手を不快にさせてしまいます。
それは感謝の言葉でも同じことです。ありがとうございますと過剰に言われると、言葉の重みが失われてしまうのか、本当に感謝していても伝わりません。
折返しをご案内する際に、お客様に気持ちよくお電話を切っていただく事で、弊社サービスをご利用くださっているクライアントがお話する時に少しでも好印象を持っていただけるようにと考えております。
基本的には取り次ぎという短い時間の中ではございますが、その短い時間でクライアントへお客様からの印象が決まってしまいかねない時間でもあります。
せっかくお電話をくださった方にはご要望にお答えできず申し訳ないというお詫びの気持ちと、お電話をくださってありがとうございますという感謝の気持ちを適切にお伝えして、弊社からクライアントと顧客や取引先を繋ぐ架け橋になれるよう努めたいと思います。
