皆様こんにちは。
ブログをご覧いただきまして、誠にありがとうございます。
すっかり年の瀬を感じさせる時期ですね。体調を崩されたりはしていないでしょうか。
実は、最近私も風邪をひいてしまい喉に痛みが出たため、少々お話しづらい状態になってしまいました。
季節も季節ですので、いつも以上に体調管理をしっかりしなければならないなと改めて痛感致しました。
さて、お客様からお問合せをいただいている中で、ご用件によっては対応ができかねることもあり、その旨をお伝えしなければならない場面は少なくありません。
そういった際のお伝えの仕方を習得しておきたいと思い、良い表現方法について調べてみました。
その中で “ポジティブ表現”というものがあり、「できません」と否定してしまうのではなく、「～であればできます」という肯定的な表現に言い換える方法を見つけましたので、ご紹介したいと思います。
例えば、
・「15：00まで外出しております」
⇒「15：00以降でしたら、対応できます」
・「わかりません」
⇒「わかりかねます」／「わかるものとお代わりします」
上記のように、できないことをできるという風に言い換えたり、「わかりかねる」という肯定的な表現や、こちら側から提案をするような表現に言い換えてお伝えすると、機械的な冷たい印象を与えず、相手の方に柔らかくお伝えすることができるそうです。
もちろん、ご対応できかねて申し訳ないという気持ちを、声色や声の大きさで表現することもできるかと思いますが、このような表現方法を併せることで、より一層、お話を前向きなものにできるのではないかと考えています。
私も今後の業務内で活用するとともにわからないこと等は自主勉強を通して、積極的に電話応対に取り組んでいきたいと思っています
それでは、最後になり大変恐縮ではございますが、これからどんどん寒い日が増え、体調を崩されることがあるかと存じますが、どうかご自愛いただきますようお祈り申し上げます。
