弊社CUBE電話代行サービスでは、クライアント様に代わってお電話をお取りしますが、外出などの不在応対をした場合、終話後に受電内容をメールにてお送りするか、電話にて直接ご報告をさせていただいております。
このご連絡は、お電話終話後『即時』にさせていただくことになっており、弊社サービスの特徴の1つでございます。
私は入社してもうすぐ半年を迎えようとしていますが、連絡メールを作成するにあたって入社してから今までかなり苦戦致しました。
即時にメールをお送りするということは、メールを作成するにあたって【素早く】・【正確に】・【分かりやすく】する必要があります。
メールを【素早く】作成するには、やはりタイピングの速さが左右されます。
私はタイピングが苦手です。入社時からこのタイピングに関してはかなり不安を抱えておりました。
私の傾向としてはタイプミスが多く、ミスを修正するためその分、時間ロスしてしまいます。
現在も何とか一度でミスなく打てるように練習をしておりますので、最初のころに比べれば少しは改善したかなはと思います。ですが、やはりまだまだ訓練が必要だとプライベートでもタイピング練習する日々です。
【正確に】というのは、お客様がお話しされたご用件をしっかり聞き取り内容を理解し、クライアント様にお伝えしなければなりません。例えば会社名・お名前・ご担当者名・日時など、正確にお伝えしなければ、打合せのお約束の取り違いなど、大変なご迷惑が掛かってしまいます。
また、お客様が専門用語をお話しされる場合は特に注意しております。
自分の知識にはない分野の単語が出てきますと、一度で聞き取りが難しい場合もあります。
その場合、不自然ではない程度に聞き返したり、次回のお電話時ではスムーズに対応ができるよう、新しい単語を耳にするたび、どのようなことなのか調べる癖をつけるようにいたしました。
また、【分かりやすく】文章を作成することに関しては、お客様がお話しされたそのままをタイピングするのではなく、用件の意味を崩さず分かりやすく、簡潔に組み替えるよう心掛けております。
数秒・数分で分かりやすい文章に仕上げなければならないので、最初は上手くいかないこともありました。ですがその都度、先輩にも改善できる点をご指導いただき、何とか少しずつスピードを上げられるようになったと思います。
日々の業務の中での慣れもあるかもしれませんが、自分の足りない部分はしっかり把握し、その部分にはついては少しずつでも改善していかなければと感じる毎日です。
クライアント様のお役に立てるよう、これからも精進して参りたいと思いますので、今後とも宜しくお願い致します。
