今回は電話代行のお仕事をする上で心がけていることをお話ししたいと思います。
弊社CUBE電話代行サービスでは、メーカー様や士業事務所様、ネットショップを運営している会社様など、たくさんの業種の方々にサービスをご利用頂いております。
自社の電話を受電することと他社様のお電話を受電することでは、やはり違いがいくつかあり、その違いの一つに会社の情報を把握しているか把握していないかということが挙げられます。
受電時にはすでにお取引のある方、新規のお客様、営業のお電話、製品の問い合わせ、同じ会社の支社からのお電話など、お電話口の方も受電内容も様々です。
お電話口をかけてこられるお客様は、電話代行サービスを利用しているということを知らない方がほとんどです。
私たち受電スタッフは、受電をさせて頂くクライアント様がどのような業務内容であるか、どのような方からお電話がかかってくるのか、受電時どのように対応するのかなどを事前によく確認をしておく必要があります。
その確認作業は主にサービスを開始する前に行っております。
可能な範囲でクライアント様より情報を頂き、自身でもクライアント様のホームページを確認、専門用語があればお調べし、お電話口の方となるべくお話がスムーズに出来るように日々準備や工夫をしております。時間のかかる作業ではございますが、お客様やクライアント様からの信頼を頂くためとても大切な作業になります。
CUBE電話代行サービスでは単にお電話を受電するだけでなく、お電話口の方の状況や何の件についてお話をされているのかなどもできるだけ把握し、クライアント様に分かりやすく伝わるようご報告しております。
また、受電時には私達スタッフがお電話口の方とクライアント様のお気持ちにも考慮し、お話をすることでお二方を結ぶという役割を担っていると感じています。
会社様の大切なお電話をお預かりしているという点では、とても責任重大な業務です。
ですが、お客様、またはご契約頂いているクライアント様から少しでも多くの「ありがとう」という感謝のお声を頂けるよう、今後も事前準備を怠らず、努めてまいります。
電話代行をご検討中の方がいらっしゃいましたら、ぜひCUBE電話代行サービスへお問い合わせ下さいませ！
