CUBE電話代行サービスでは、お客様から承ったお電話の内容はメールやお電話にてご報告させて頂いております。
特にメール報告時は、内容はまとめつつ、重要な箇所は漏れず（当然の事ですね）、より見やすく、より分かりやすくということを心がけております。
しかし、メール作成をしていると文章をまとめることの難しさを日々感じます。
特に入社当初は文章がうまくまとまらず、先輩に相談し、チェックして頂きながら作成していました。
クライアント様は私たちがお送りするメールを見てご対応されるため、決してミスは許されません。
また、私たちはお客様とクライアント様を繋ぐパイプという、重要な役割を担っておりますので、責任は重大です。
どうすればよりニュアンスが伝わるかというのを考えながら、メールを作成しております。
例えば『○○はどうしたらいいのでしょうか。お電話下さい。』とお客様からお電話を受けたとします。
通常でしたらこの表記のままメールをお送りさせて頂きます。
しかし、お困りのご様子やご立腹でいらっしゃる場合は、上記の表記のみでは伝わりません。
そのような場合は、お困りのご様子であった旨もメールに記載するよう心がけております。
また、こちらからお伝えした事項もなるべく細かくご報告させて頂いております。
お客様からお伺いした内容ももちろん重要ですが、それと同じく、こちらからどのようなご案内をさせて頂いているか、ということも重要だと考えているからです。
弊社ではクライアント様からご登録頂いている内容をもとにお電話を頂いた方へ対応しております。
しかし、クライアント様のご状況は随時変動するかと思いますので、“以前は○○だったが、今は△△に変わっている”ということもあるかと存じます。
クライアント様によっては多忙を理由に電話代行をご利用されている方も多くいらっしゃいますので、弊社への変更連絡が漏れてしまう、ということもございます。
その際、こちらから「○○とお伝えしました」とご報告させて頂くことにより、「今は△△に変わっています」とご変更のキッカケになる場合もございますので、詳細を記載することも重要となってまいります。
しかし、あまりにも細かく記載すると、読みづらい文章になってしまいますので、注意も必要です。
ミスなくメールを作成することはもちろん、一目でわかるメール文章を作成できるよう今後も励んでまいります。
