前回の記事でビジネスメールの基本の型、「1.宛名」「2.挨拶」「3.名乗り」「4.要旨」「5.詳細」「6.結びの挨拶」「7.署名」についてお話ししましたが、今回はさらに具体的にどういった書き方をするとよいかまとめてみました。
１．宛名
相手が企業に属されている場合は、会社名と部署名を書いてから、お名前を書きます。
相手の会社名は、（株）（有）などと略さないよう注意しましょう。
会社名のみの場合は「御中」、お名前が入る場合は「様」と入れますが、
「御中」と「様」は同時には使用しないので注意が必要です。
【例：○○株式会社 営業部 □□様】
２．挨拶
外部にメールを送る場合は「お世話になっております」、社内の場合は、「お疲れ様です」等、
挨拶があるかないかで、メールの印象が大きく変わります。
まずは、礼儀正しく丁寧に挨拶することを心がけましょう。
３．名乗り
宛先と同じように自分の会社の正式名称と所属部署、その次に名前を書きます。
冒頭に名乗りがないと、どこの誰からのメールか分からないため、
内容の把握に時間がかかってしまう場合があります。
相手に手間をかけさせないためにも、冒頭に名乗りは必須です。
４．主旨
メールの主旨を簡潔に説明しましょう。
何のためにメールを送ったのか、用件を冒頭で宣言すると分かりやすいです。
文章が長くなると読むのも大変になりますので、
テーマごとに分けて箇条書きにすることも読みやすくなる工夫になります。
また、文章中では、二重敬語等間違った敬語の使い方に気を付けましょう。
例：「拝見させていただきました」⇒「拝見致しました」
「仰られる」⇒「おっしゃる」
「伺わせていただきます」⇒「伺います」
６．結びの挨拶
代表的な結びの挨拶は「よろしくお願い致します」になります。
また、冒頭の「お世話になっております」や「お疲れ様です」と、セットで使われることが多い言葉です。
その他、メールを送る際には件名だけでメールの内容がわかるように記載することが重要になります。
件名に長々と記載しても途中で切れてしまう事がありますので、
端的にパッとみてメールの内容がわかるような件名を考えましょう。
基本さえ抑えることができれば、ビジネスメールも難しいものではないように思えます。
私も今回調べたことを生かし、常に相手の立場に立ち、
忙しい中でも確認しやすい文面でメールをお送りできるように心がけていきたいと思います。
