今回は、2回に分けてビジネスメールの書き方についてお話ししたいと思います。
今や仕事上のコミュニケーション手段として、メールは欠かせない存在となっています。
特に私共、電話代行の業務でも受電内容のご報告やクライアント様とのやり取りはほぼメールとさせて頂いております。
プライベートで友人に送るメールとは違い、ビジネスでのメールを送る際は、文章に失礼がないか不安に思ってしまうことがあります。
ですので、今回は私なりにビジネスメールの作成について調べてみました。
早速ですが、ビジネスメールを作成するにあたり、3点のポイントをご紹介したいと思います。
まずは、【メールの型を守ること。】
どのようにメール文章を作成すればいいかわからない場合、
基本の型を覚えていれば、記載するべき事項があることに気づくことができます。
メールの基本の型とは、「1.宛名」「2.挨拶」「3.名乗り」「4.要旨」「5.詳細」「6.結びの挨拶」「7.署名」の7つから構成されています。
次に、【改行、読点は多目に入れ、横幅にも気を付けること。】
モニター上でつらつらと長い文章を読むのは目が疲れてしまうものです。
読点は入れすぎても稚拙に見えてしまいますが、
適宜、読点が入ることによって文章にリズムが生まれ、読みやすくなります。
また、横幅も長くなりすぎないように、20～25文字程度で改行するようにし、
文章のまとまりごとに一行空白を入れることで目に優しく読みやすい文章になります。
最後に、【機種依存文字や専門用語は使わないこと。】
自分のパソコンで表示されていても、相手のパソコンでは表示されない文字があります。
環境によって文字化けしてしまう可能性がある文字は避けるようにしましょう。
また、専門家同士のやり取りでない場合、
専門用語を使うと意図が伝わらない可能性がありますので、
より分かりやすい言葉を探すよう、相手に配慮する必要があります。
上記であげたポイント3点を押さえつつ、
読みやすく分かりやすい文章を作ることが、ビジネスメールの基本といえます。
次回は、メールの基本の型、7つから構成についてより詳しくご案内できればと思っています。
