【 ぜひ電話代行を便利にご利用ください！ 】
先日、とあるお客様より、「急に人員が足りなくなってしまったので、電話代行の利用を検討しています。」というお電話を頂きました。
その他にも、電話代行サービスをご利用される方は「忙しくて事務所を留守にすることが多い」、「業務に集中するために、代わりに電話を受けてほしい」など、様々なご事情を抱えていらっしゃいます。
そういったお困りの時こそ、是非、電話代行のご利用をご検討ください！
弊社CUBE電話代行サービスでは、お客様のご要望にお答えするため、様々なプランをご用意しており、お聞き取り内容や応対方法についても、お客様のご希望をお伺いし、ご相談させて頂いた上で、お見積もり差し上げることが可能でございます。
「このような対応はしてもらえるのだろうか」といったご不明点がございましたら、些細なことでも構いません！
お気軽にお問合せ下さいませ。
そして、中には、「お客様の伝言を聞くだけなら留守番電話でもいいのではないか」とお考えの方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、弊社CUBEスタッフがご伝言をお預かりし、「担当者に申し伝えます」、「○時に戻りますので、戻り次第折返しご連絡をさせて頂きます」と一言添えるだけで、お客様が受けられる印象は、ただ音声が流れるだけの留守番電話とは、大きく異なってきます。
また、初めてお電話を頂くお客様の場合、留守番電話になってしまうと何もメッセージを残さず、そのままお電話をお切りになる方もいらっしゃるのではないかと思います。
折角、お電話を頂いているにも関わらず、これでは非常にもったいないことになってしまいます。
会社様によってはホームページなどに「お問合せはメールでお願いします」と掲載されている場合もございますが、お電話を頂くと「問合せはメールでするようにとありましたが、直接お話がしたくてお電話をしました」と仰る方は、非常に多くいらっしゃいます。
弊社では、応答後転送というサービスがあり、
お客様から頂いたお電話を内線のようにお繋ぎすることも可能でございます。
事務所を不在にする際も、お客様からの大事なお電話を取りこぼしたくない、という方は、是非、電話代行をご利用下さいませ。
もちろん、「本日は転送せずに折返し対応をして欲しい」という場合は、
都度ご連絡を頂ければ、そのように応対させて頂くことも可能でございます。
また、「○日は出張の為、折返しのご連絡ができない」や、「○時まで外出します」といった場合でも、随時ご連絡を頂ければ、臨機応変にお客様へお伝えさせて頂くことも可能でございます。
その他、商品の注文受付も可能なプラン等、様々なプランをご用意しておりますので、少しでも弊社CUBE電話代行サービスが、皆様の業務にお役立て頂ければ、幸いでございます。
ご検討頂いている方は、是非、お気軽にお問合せ下さいませ。
【 CUBEをご利用いただくメリット 】
今回のブログでは、CUBE電話代行サービスをご利用いただくメリットについて、
私なりにまとめてみたいと思います。
① 電話対応時間の短縮
忙しくて電話に出られない方の為の電話代行ですので一番のメリットはこれです。
《電話が鳴る⇒作業中断⇒内容を確認⇒作業に戻る》という一連の流れは、
意外に時間がかかる上に、集中も途切れるので作業に戻る際に、
『どこからだったかな』と考えて、思い出してから始めることになります。
CUBEが電話に出ていれば、作業が中断されることなく、
お好きなタイミングで、お客様からのご連絡を確認することが出来ます。
随時、メールチェックをされる方も、毎回電話に出るより、
メールを確認してから対応する方が、お手間は少なくなると思います。
② 人件費削減
もう一人誰かを雇うほどではないけれど、微妙に今の体制では、
仕事が回らない！という状況に、電話代行はぴったりです。
人を雇うとなると、採用活動と社内教育に時間と費用が掛かりますが、
CUBEなら、手軽に電話受付業務をお任せいただけます。
私たちは、社内研修も外部講師の研修も受けているので、
丁寧な対応を十分、学んでおります。
毎日、色々な電話に出ているので、対応も慣れています。
人件費の10分の1程度で一人、電話受付を増やせると考えて頂ければと思います。
③ 印象が良くなる
ご自分でお電話の対応をされていると、
いつも余裕を持ってお話し出来る状況とは限りません。
接客や打ち合わせ中だったり、
別の緊急の用件に対応している場合もあるのではないでしょうか。
そのような状況では、電話に出ないか、電話に出ても、
今抱えている案件が気になって集中出来ないということもあるのではと思います。
いつ電話をかけて出てもらえないとタイミングが悪いのか、
それとも電話番号を間違えたのか、もう対応してもらえないのではないか、
とお客様は、どんどん不安になってしまいます。
また、出てもらっても上の空で話を聞いてくれているのかいないのか分からない、
早く電話を切ってほしいと思っているな、とお客様が感じてしまうと、
たった一回の事でも信用を失ってしまいます。
CUBE電話代行サービスにお電話をお任せいただければ、
いつでも心からの対応をさせて頂きます。
いつでも事務員とお話しが出来て、どんな内容でも丁寧に対応してもらえる、
というだけで、お客様からの印象は、とても良くなります。
上記3点が、私の考えるCUBEをご利用いただくメリットです。
普段から、上記の様にクライアント様のお役に立てるよう頑張っています。
ご検討中の方は、是非一度、お問合せ下さいませ。
【 お名前やお電話番号の確認方法 】
現在、多数のお客様に弊社CUBE電話代行サービスをご利用頂いております。
今回は、CUBEにてお電話を受電した際の、
お名前・お電話番号の確認方法について、ご紹介したいと思います。
お電話を頂きますと、必ず確認させていただくのが、
お客様のお名前・お電話番号でございます。
ですが、お電話番号をお伺いさせて頂くと、中には、
「携帯にお電話します」、「こちらから改めるので結構です」と仰る場合がございます。
もちろん、お伺いした内容をそのままご報告致しますが、
予めご指示を頂ければ、上記のように「改める」と仰る方にも、
お電話番号をお伺いさせて頂くことが可能でございます。
但し、中には親しげな方や「直接お電話しますので結構です」、
「ご存知ですので結構です」、「名刺に記載しておりますのでご存知です」等と、
お教え頂けないケースもございます。
その際は、「出先からのご連絡になるかと存じますので、念のため、お電話番号をお伺いさせて頂いても宜しいでしょうか」と、
さらに確認させて頂くことも可能でございます。
また、お名前をお伺いする際も、通常は社名・氏名（名字）をお伺い致しますが、
同じ名字の方も多くいらっしゃるため、名字だけでは、そのご担当者様を特定できないケースがございます｡
勿論、お電話番号をお伺いするため、お電話番号で判断することも可能かもしれませんが、佐藤様や鈴木様等、非常に多い名字の方ですと、どの佐藤様からお電話頂いたのか判断出来ず、出先や打合せの合間などにお調べするのも、お手間かと存じます。
また、事前にデータや資料を手元に用意した上でお電話するのと、折返しのお電話を掛けた際に、再度、ご用件を伺うのでは、お客様の印象も変わってきます。
そのため、予めご指示をいただければ、フルネームでお名前をお伺いすることも可能でございます。
但し、やはりこちらも親しい方の場合、下の名をお伺いする事が難しい場合や､お電話番号と同様に「ご存知ですので結構です」、「苗字しかお伝えしていないので結構です」、「田中とお伝え頂けば分かります」等と仰り、お教えいただけないケースもございます。
その場合は、無理にお伺いすると不審に思われる方や、気分を害される方もいらっしゃるため、聞取りの経緯と先方が仰った内容をご報告させて頂きます。
ご指示を事前に頂ければ、追加オプション料金は頂かずに応対させて頂きますので、こちらも踏まえて、弊社CUBE電話代行サービスご利用のご検討を頂ければ幸いでございます。
また、お電話でもお問合せは受け付けておりますので、お気軽にご連絡下さいませ。
【 ネット通販のお電話もCUBEへお任せあれ！ 】
先日、某大手運輸会社の宅配料値上げについて、話題になりましたね。
宅配料の激増が、主な原因になっているようですが、
やはりインターネット普及によるネット通販が大きく関わっているのでしょうか。
私がまだ高校生だった10年程前には「ネット通販」なんて言葉は耳にしたことがなかったように思います。
(いや、なにせ田舎出身なので、ただの世間知らずだっただけかもしれません。)
ネット通販の存在を知った当初は、ネットでの商品購入にずいぶんと抵抗を持っておりましたが、今や何の抵抗もなく利用しております。
お店に行かずお洋服、はたまた日用品まで購入でき、自宅に届けてもらえるなんて、とても便利ですし、「そりゃあ、宅配の荷物も増えてしまうな！」の一言です。
また、便利になったのは、購入者側だけではありません。
今では、会社を立ち上げなくても、そして路上にお店を構えなくても、ネット上であれば、個人でもお店を立ち上げることが可能になりました。
田舎者の私は、やっぱり「すごい時代になったもんだ！」の一言です。
そして、そんな時にお役に立てるのが電話代行サービスです。
弊社CUBEでは、『受注代行プラン』・『ネットショッププラン』とご用意がございます。
お客様からのお問い合わせ電話に対応するだけでなく、
お客様からのご注文も承ることも出来るプランとなっております。
また、一次応対として、クレームへの対応も可能でございます。
※クレーム解決は、ご契約者様にお願いしておりますので予めご了承下さいませ。
現在、大変嬉しいことに、たくさんのネットショップを運営されているお客様に、弊社の電話代行サービスをご利用頂いております。
中には、「自身の会社の商品じゃないのに、本当に大丈夫？」と疑問をお持ちになる方も、いらっしゃるかもしれません。
ですが、そこは受電のプロとして、お客様のご信頼を頂けるよう、
事前に頂く資料、また、HPをしっかりと確認し、応対して参ります。
個人で、お店を立ち上げてみたものの、どうも電話受付までは手が回らない…。
そんな時は、電話応対だけでも外部にお任せしてみてはいかがでしょうか。
弊社CUBEでは、そんな皆様のお手伝いが出来ますことを心待ちにしております。
【 今後の会社の電話を取るのは…新人…？それとも電話代行…？ 】
気づけば、もう7月となり、ずいぶん蒸し暑くなりましたね。
皆様、夏バテなどはされていないでしょうか。
この時期から水分をこまめに取り、くれぐれも体調管理にはお気を付け下さいね。
さて先日、インターネットでニュースを見ていると興味深い記事を見つけました。
新入社員の多くが「電話対応が苦手」と感じており、社内においても電話を取りたがらないという記事です。
最近は、もっぱら携帯メールやSNSでのやりとりが身近なので、
社内にかかってくる、どこからの電話か、誰宛なのか分らない電話と言うものは、
少し抵抗があるのかもしれません。
ネットのとある某大手掲示板では「新入社員だけど電話が怖くて取れない」というスレッドが立ち、話題になっていたほどです。
電話応対では「〇〇さん、××株式会社の△△様からお電話です」と取り次ぎをしたり、担当者が不在であれば伝言を受けなければなりません。
おまけに見ず知らずの得意先には、敬語を駆使して丁寧に対応する必要もあります。
このような事を踏まえると、本来、電話応対は若手社員が仕事に慣れるための最初の登竜門であったかもしれません。
ところが、メールや携帯電話の普及により、連絡を取る際に会社へ直接電話をする人が減りました。
とは言え、いくらメールや携帯電話が当たり前となっても、電話が鳴らないと言う事はありえません。
ゆえに、電話応対は「誰がやる仕事か」を議論しなければならない事態に陥っている会社も少なくないようです。
このような時に役に立つのが、弊社CUBE電話代行サービスです。
転送設定をしていただくだけで、御社のお電話をお取りすることが可能となり、
そのまま、内線感覚でご担当者様の出先の携帯電話にお取次ぎする事が可能でございます。
また、ご不在時などは、出先にもお繋ぎせず、メールでご用件をご連絡することも可能でございます。
「電話を取りたくない」という新人のために、電話代行を利用するというのも、何か違うような気も致しますが、「新人教育が完了するまで」という場合や「新人がもう少し営業に慣れてから」等、その時々で、電話代行サービスをうまくご利用頂ければ幸いでございます。
時代の変化に合わせて、電話代行の利用も高まってきていますので、ぜひ、この機会にご検討されてみてはいかがでしょうか。
ご希望であれば、資料のご郵送などもさせて頂いております。
ご不明点やお問い合わせなどあれば、お気軽にお問合せ下さいませ。
【 英語の電話代行もお任せください！～その①～ 】
こんにちは。気がつけば、もう6月ですね。
先月中旬には、沖縄が早速、梅雨入りしたというニュースも出ていました。
皆様は、いかがお過ごしでしょうか。
今年の夏は、猛暑になると言われていますので、
皆様、どうぞお気を付け下さいませ。
先日、友人と一緒に、船上パーティーへ行って参りました。
いろいろな方と出会い、お話をした際に「電話応対の際も、顔を見てお話しをする際も、共通して気を付けなければいけないな」と改めて気づく点がいくつかありましたので、今回は、その点について触れていきたいと思います。
●もごもごせず、ハッキリとした口調でお話しする事●
英語でお話する際に、発音の正確さなど、気になる点がいろいろありますが、
ハッキリと話す事が一番大切だとネイティヴの友人にも言われた事があります。
英語に自信がないと思えば思うほど、小さな声で話したくなりますが、
電話応対の際には、相手の方の顔が見えませんので、お電話口の方にとっても、
こちらの言っていることが非常に聞き取りづらくなります。
《自信の有無にかかわらず、ハッキリ話す》事を意識した方が、
発音の正確さにこだわるよりも、もっと伝わりやすくなります。
また、慣れてくると忘れてしまいやすいのが、ゆっくりと話す事です。
数をこなすことで、口から自然と単語や表現が出て来やすくなりますが、
あまりにスラスラっと早く話すと、
相手の方は「英語が話せる人(得意な人)だ」と認識し、
さらに複雑な情報を話し始めます。
意識して出来るだけゆっくり話す方が、聞き取り間違い等も防げますので、
お互いの意思疎通の為にプラスになるかと思います。
●丁寧さを忘れずに●
表現の丁寧さに変化を加えることで《ビジネスの場面》と、
《友人知人との会話》に違いを出すようにしています。
もちろん英語でも、日本語と同じく相手に与える印象は、
言葉選びによって変わります。
《英語のお電話対応に関して》
例えば、相手の名前を聞きたい時に、フランクな場面であれば、「What is your name?」と聞いても、そこまで大きな問題はありませんが、
ビジネスの場面においては、もう少し丁寧に聞き取りたいところです。
実際の電話応対の際には「May I have your name please?」と言ったように、
表現を変化させるようにしています。
初めから複雑なフレーズをたくさん覚える必要はなく、
いくつかのフレーズを練習しておけば、
実際に英語でのお電話があった際にスムーズな対応が出来るようになります。
私たち電話代行スタッフは日頃、受電の際にはスタッフ一同、
上記以外にも、様々な点に注意し、対応するよう心掛け、
様々な国と地域からの英語のお電話ひとつひとつを大切にし、
より良いサービスをご提供出来るよう、日々工夫しております。
英語応対の可能な電話代行をお探しの方は、
ぜひ、弊社CUBE電話代行サービスへお問合せ下さいませ。
【 英語の電話代行もお任せください！～その②～ 】
梅雨（rainy season）がやってきましたね。
梅雨の語源を調べてみたところ、1年のこの時期にちょうど梅が熟すので、
梅雨と呼ばれているそうです。
梅雨は、だいたい6月の初めから7月半ばくらいまで続きます。
雨ばかりだと憂鬱になりそうですが、雨の中の美しいアジサイを見たり、
家で好きなことをする等、楽しみを見つけて梅雨の時期も楽しく過ごしたいと思います。
さて本日は、英語でのお電話対応について、心がけていることを紹介いたします。
外国の方からお電話があれば、電話対応を終えた後に録音を聴き直し、どのような対応をすれば、よりスムーズにお電話対応が出来たのかを振り返り、次に繋げるようにしております。
一回一回のお電話から、学ぶことがたくさんあります。
●department（部門）の名称を覚えておく
先日、台湾の方からお電話がございました。
その方は、credit department（債権管理部門、信用調査部）に、
お電話を繋いでほしいと仰いました。
ビジネスのお電話ですと、～の部門へ繋いでほしいということは、
よく言われますので、部門の名前を覚えるようにしております。
ざっと調べてみたところ、色々な部署がありますね…
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営業部 Sales Department
マーケティング部 Marketing Department
技術部 Engineering Department
開発部 Development Department
人事部 Human Resources Department
経理部 Accounting Department
総務部 General Affairs Department
広報部 Public Relations (PR) Department
宣伝部 Advertising Department
法務部 Legal Department
秘書室 Secretary Section
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部署の名前を知っておくと、スムーズに対応できるので、
特に、よく使われる部署名は、覚えるようにしています。
●言い換える、同義語を使う
相手の方がネイティブでない場合、ある単語を言っても、
分かっていただけないことがあります。
先日、外国人の方からお電話があった際に、メールアドレスをお伝えしました。
「‐」をハイフン （英語：hyphen）とお伝えしたのですが、
分かっていただけなかった為、ダッシュ（英語：dash）とお伝えしたところ、
理解していただけました。
また、名字を伺う際に、family name を教えていただけますか？と聞いたところ、
分かっていただけなかったので、Last nameを教えていただけますか？と、
言い換えたところ、理解していただけました。
相手の方が理解していないようであれば、別の言葉を使って説明したり、
ある提案をして、それを理解していただけていないようであれば、
別の提案をしてみる等、臨機応変に対応するよう心がけています。
弊社では、英語での応対も丁寧に行ないますので、電話応対での不便や不安を感じることなく、ご自身の業務に取り組んでいただけます。
海外からの英語のお電話は、ぜひ、CUBE電話代行サービスにお任せくださいませ。
【 英語の電話代行もお任せください！～その③～ 】
英語の電話を受電するグループに所属しています。
普段、英語でビジネスの対応をしていると、自分の力不足を感じる事ばかりですが、最近、外国人の方と直接お話しして、とても嬉しい事があったので、自分の英語力に自信を持てるようになりました。
知識が急に増えた訳ではありませんが、以前に比べて、スムーズに受電を完了出来るようになった気がします。
その出来事と言うのは、日本に一人で旅行に来ているアメリカ人の方とお話しした事です。
それまでに30日間、日本に滞在していた中で、初めて英語が通じる人に会った！と、とても喜ばれたのです。
日本語がほとんど話せない上に、英語を話せる人に出会えなかったとは気の毒ですが、日本で楽しい時間を過ごしていたようで、色々なお話しをしてくれました。
1人ぼっちで、言葉が通じない状況でも、前向きに観光を楽しめていて、すごいなと思ったのですが、それまでに日本で出会った人達と、かなり仲良くなっていたようだったので、言葉よりも気持ちが大切なんだなと改めて感じる出来事でした。
余談ですが、彼は『日本人はどうして、ポルトガル語やスペイン語を話せないのか』と質問してきました。
私からすると『何故、話せると思ったのか』と不思議だったのですが、『メキシコやブラジルに、日本人がたくさんいるではないか』と言われて、『恐らくメキシコやブラジルにいる日本人は、中々日本に帰って来られないからだと思う』と答えました。
しかし、実際はどうなのでしょうか。
実は、ポルトガル語を話せる人は、たくさんいるのかもしれないなと、今になって思いました。
普段の業務の中では、『May I take your name, please?』、
『I will let the parson in charge to call you back later.』、
『Thank you ,bye.』程度の簡単なやり取りをしていますが、
話そうと思えば色々話せるし、聞き取ることもできると言う事に気づき、
自信が持てました。
日本語の電話であれば、『急いでいるので早く確認してください。どうしてすぐにして頂けないのでしょうか』と言った内容でお電話があっても、動じずに対応出来るのですが、英語だと上手く伝えられず、慌ててしまっていました。
しかし、今回の出来事を通じて『やっぱり気持ちが大切だ』と学んだので、お電話を下さるお客様と、お忙しいクライアントのために『お急ぎの所、大変申し訳ございませんが、担当者でないと対応ができかねてしまいますので、お待ちいただけますでしょうか。確認が取れ次第、ご連絡させて頂きます』と気持ちを込めて、お伝えする事にしました。
CUBEに入りたてで、声に自信の無さが表れてしまっていた時に、『お客様も不安になってしまうので、自信が無くても、声に出さないようにしましょう』と教えてもらった事を思い出しました。
電話代行は《会社の印象を良くする》事が、最も大切な役割ですので、言語に関わらず、気持ちを伝えられるよう、自信を持って対応してまいります。
【 電話応対コンクール 】
先日、『電話応対コンクール』というものをCUBE社内にて行ないました。
審査員である先輩社員に、事前に課題例文を用意して頂き、
その課題例文に沿って、受電会話を行なうというものです。
会話の内容・応対方法・受電時の声の雰囲気や相槌等、実際に受電しているかのような模擬実習を『電話応対コンクール』として一人ずつ行ないました。
課題例文は、ネットショップにて商品をご購入されたお客様から、
自身が注文した商品と届いた請求内容が違うというお電話が入る内容でした。
弊社では日頃、一次クレームのお電話も受電させて頂いておりますので、
上記のようなお電話は、よく掛かってくるものでもあります。
一人ずつ順番に模擬受電を行ない、先輩社員がお客様役、その他、応対時間を計るタイムキーパーや応対を見守る見学者などいる中での実習となりました。
他の人にも見られるので、とても緊張しましたが、日頃の受電を思い出し、
実際のお客様に接している気持ちで行ないました。
お伝えする言葉、相槌のタイミングや確認事項、伝えるべきことを伝えられているかなど、チェックのポイントは様々あったかと思いますが、今回は、ネットショップで「商品がちゃんと届くのか」といったお客様のご不安な様子を取り払えるように「しっかり対応してくれている」といった安心感を持って頂ける応対を心がけました。
例えば、最後に「〇〇（名前）が承りました。最後まで責任を持って対応致します。」の一言をお伝えする場合でも、その場面にふさわしいトーンに変え、滑舌よくはっきり話すなど、基本的なことだとは思いますが、本当にお電話を取っているように意識して行ないました。
普段の受電業務内では、正直、自身がどこまでの応対が出来ているのか分かりにくいです。
今回の電話応対コンクールは、私の普段の応対で足りない部分を直接指導して頂く、とてもいい機会となり、改めて受電応対力の向上に努めようと決意致しました。
今回の研修で褒めて頂いたところは、継続して続けられるようにし、
また、ご指導頂いた部分や自分に足りないと思う部分は、
しっかりと肝に銘じ、改善出来るよう、精進して参ります。
【 電話の日 】
こんにちは！
お久しぶりにブログを書かせていただきます。
皆様、いかがお過ごしでしょうか。
私は先日、会社の懇親会で、馬肉料理をいただきました。
馬肉を食べる機会というのは、滅多にないかと思います。
馬肉の栄養について調べてみたところ、ヘルシーで栄養価が高く、
美容にも良いという、女性に嬉しい効果が満載でした！
なんと脂分は、牛の約1/5、カロリーは、牛豚の約半分！！
これは、女性にとって魅力的だと思います。
また、牛や豚と違い、ホルモン剤や薬物を使っていないので、
フランスでは、医者が病人に推奨しているそうです。
このような事を聞くと、馬肉に少し抵抗があったことを後悔してしまいました。
ここ数年で、ジビエ料理の人気も高まっているので、
他にも、栄養価の高い隠れたお肉があるかもしれませんね。
前置きはこのくらいにさせていただいて、主にいつもブログでは、
サービスのご案内や研修の事、電話にまつわるお話をさせていただいているかと思います。
今回は、『電話の日』についてお話したいと思います。
皆様、『電話の日』というものがあるのをご存知でしょうか。
近頃、様々な『記念日』や、『～の日』というものが制定されています。
もしかして…と思い調べてみたところ『電話の日』も、ちゃんとありました。
『電話の日』は、毎年12月16日にあります。
1890年の12月16日に東京～横浜間で、初めて電話が開通したことに由来して、制定されました。
この年の4月から広く一般に募集が始まり、東京で設置された電話はわずか115台で、交換手を介しての電話でした。
かけそばが一杯一銭の時代に、東京～横浜間の通話料金が5分で15銭だったそうです。
今では考えられない程、かなりの高額と言えるでしょう。
365日毎日と言っていい程、何かしらの記念日が制定されています。
皆様も気になる日付やワードがあれば、検索してみると面白いかもしれません。
