段々と暖かくなってきたような、まだまだ寒いような、
服装に迷う季節がやってきました。
雪がちらつくほど冷え込むかと思ったら、上着がいらない程暖かくなる日もあり、
桜のつぼみも徐々にふっくらと膨らみ始め、花が綻ぶのを今か今かと待ち詫びる毎日です。
私は四季の内、春が一番好きな季節です。
穏やかな青空、ぽかぽかとした陽気で生命が動き始めるような力強さを感じる季節です。
桜が咲いたらお花見に行きたいですね！楽しみです。
さて、先日はテレホンマナー研修がありました。
受電対応をする上でのミスについて、原因や対策を皆で話し合い、意見を出し合いました。
一番多いミスとしては、誤字脱字、聞き取り間違いのミスです。
誤字脱字に関してはタイピングのミスになりますが、
受電後速やかにメールを作成、送信し、次の受電へ移る作業を繰り返していると、
打ち込んだ文章をよく読み返さずにそのまま送信してしまう事があります。
そういった時に誤字脱字があったりして、時々文章の意味が通じず、
クライアント様から「これはどういう意味ですか？」とご指摘を受ける事もあります。
クライアント様から確認が入るということは、それだけお手数をお掛けし、
ご迷惑をお掛けしてしまうという事です。
送信前にもう一度文章を読み返していれば、誤字脱字に気づいて修正する事が可能です。
また、聞き取りのミスについても、確認不足が原因であると考えられます。
お電話をいただいた方が仰ったお名前が聞き取れない場面も多々ありますが、
そういった場合でも、こちらから「○という字の○○様ですか？」等、
伺い方を工夫することで、正しいお名前を聞き取る事が可能です。
中にはクライアント様のお取引先様でしたり、
何度もお名前を聞き返してしまうと失礼に当たってしまう方もいらっしゃいますが、
特にお名前の聞き取りを間違えてしまうと、
クライアント様もどなたからのお電話だったのか判らず確認に時間がかかってしまう事もあります。
似たようなお名前もよくあり、間違えやすい事もありますが、
伺い方の工夫でそういったミスを減らして行く様に鋭意努力をしていかなければなりません。
電話応対を仕事としている以上、小さなミスでもあってはならない事です。
様々な経験を通じて対応力を高め、ミスをしない方法やミスに気付く為の確認の徹底を確立し、
少しでもクライアント様のお力になれる様尽力して参ります。
