この仕事に務めて1年以上が経ち最初のころに比べると電話対応にもすっかり慣れてきました。
入社当初は電話対応で、どの敬語・言葉を使うのが適切かもわからず苦戦をしておりましたが今では言葉がパッと出てきて自然と発言できるようになりました。
また、受電対応とは別にクライアント様からその日の予定をメールもしくはお電話にてご連絡を頂くのですが、その際もすぐ返信をする気持ちでクライアント様のご希望の対応が瞬時にできるようにお電話を受電する者に周知し、どのような対応をするかの確認も徹底するようにしています。
その他にも登録の変更の手続きのメールを頂いた場合も臨機応変に変更ができるようにしています。
この1年を通して受電対応以外にもできる仕事が増えていき、今まで以上に進んで業務に取り組むことができております。
またお電話を受けた後のクライアント様に連絡メールを送る際も迅速かつ正確にご報告することを心がけていますが、私自身パソコンを使った業務を今までしたことが無かったため早くメールを打つことができず、確認する時間が何分もかかり、入社当初はお客様へのご報告も遅くなっておりました。
正確にお送りすることは大事なのですが急ぎのお電話なども多く頂くこともあるので
メールでのご報告が遅いとお電話を頂いたお客様とクライアント様どちらにもご迷惑をかけることになります。
ですので臨機応変に対応をしながら迅速にメールを送ることが大切だと実感しました。
慣れるまで時間はかかりましたが受電数をこなすようになり苦手と感じたメール作りも
自然と早く打てるようになり今では受電中にメールの作成ができるようになりました。
クライアント様へメールを送る際も届いた時に分かりやすく内容を確認して頂く為に
お客様が仰られた内容を一語一句そのままご報告をするのではなく、要点をまとめて分かりやすくご報告するようにしています。
時にはつらいなと感じることもありましたがクライアントの方からの感謝の言葉を頂けたときは自分の中のやる気に繋がりました。
受電した際の御報告メールに「ありがとうございます。」や「助かります。」といった
返信を頂けることが何よりもうれしく感じています。
クライアント様の会社の窓口として責任感を持ちながら日々業務に努めてまいり、
今以上の対応ができるよう精進致します。
