前にビジネスメールについてPREP(プレップ)法を参考にと書いたのですが、
今回はPREP法について書こうと思います。
なんとなくの意味合いはわかっていたのですが、
私も詳しいことが分かっていなかったので、調べてみました。
■PREP法
主にプレゼン資料や上司への報告書等のビジネス文書を作成する際に用いられる、定型書式のことで、
PREP法を用いることで、簡潔かつ説得力のある文章になります。
それぞれP「Point」、R「Reason」、E「Example」、P「Point」を意味しており、
まず結論(P)を述べて、次に理由(R)を説明し、具体例(E)を出した後、最後にまとめ(P)を述べるという意味です。
よく耳にする構成ですよね。
就活関連の本にも、「まず結論から話す」と書いてあった記憶があります。
話に説得力を持たせるという意味で効果があるのですね。
メールや文書を作成するときは、整理して考えることができるのですが、
話しながら構成を意識するのは難しいと思います。
私はまとめて話すことが苦手なので、下記の2点を行うようにしています。
・頭の中で整理する
考えながら話すとまとまりがなくなって伝わり辛くなります。
頭の中で自分の伝えたいことを整理して、言葉にするように意識しています。
まず結論から話すということだけでも意識すれば、結論は伝わりやすくなります。
・紙に書いて整理する
自分から相手に連絡を取るとき等、まず話を落ち着いてまとめることができるときは、
ポイントだけでも紙に書いておくと構成通りに話を進めることが簡単になります。
書くことで意識的に話せるようにもなりますので、
事前に話をまとめる時間があるときは、書き出してみるようにしています。
また、伝わりやすようにという意味で意識しているのが、下記の2点です。
・言いたいことをできるだけ1つに絞る
やはり一問一答の形式が一番伝わりやすい気がします。
・理解しやすい言葉を使う
自分が業務上使っている言葉が専門用語で相手には伝わらないこともありますよね。
知っていて当たり前と話を進めてしまっては会話が成立しなくなります。
まだまだ自分に足りないことも多くあり、
日々の常務や研修等を通して勉強の毎日です。
少しでも成長してよりよいサービスを提供できるように、
これからも継続して勉強していきたいと思います。
