前回、ビジネスメールについてブログを書いてみたのですが今回はその続きです。
友達とのやり取りとは全く異なる為、
ビジネスメールって難しいと今でも私は思っているのですが、
簡単なポイントをおさえて作成するようにしています。
■署名
主な項目としては、下記があげられます。
・会社名、部署名
・名前(読みにくい場合は読み仮名)
・住所
・電話番号(携帯番号、FAX番号)
・メールアドレス
業種によってはHPのアドレスや営業時間、定休日の記載をされている方もいらっしゃいます。
部署が変更になった時等、記載内容に変更が生じたときは、
署名の変更を忘れないようにしなければいけないですね。
■資料を添付する場合
メールのメリットとして資料等のデータを添付して送付できることがあります。
ファイルを添付している場合は、
文面にその旨を記載し、相手に何のファイルを添付しているのかわかるようにします。
また、ファイルを添付するときは下記の内容を注意しましょう。
・ファイルの種類によっては受信する側では閲覧ができない場合がある。
一般的ではない種類のファイルを送る際には、
前もって相手に確認を取っておくと親切です。
PDFファイルやテキストファイル、エクセル・ワードのデータであれば、
おそらく業務で使っているパソコンであれば問題ないと思います。
・添付する前にファイルのデータ容量を確認する。
データ量が大きい場合や、多くのファイルを送信するときは、
圧縮して受信しやすいようにしましょう。
■文面作成時のポイント
・箇条書きを利用する
伝える内容が多い場合は、箇条書きを利用すると見やすくなります。
項目が多すぎると逆に見にくくなるので注意しないといけません。
・やり取りを減らす工夫をする
少し工夫をするとメールのやり取りの回数を減らすことができます。
例えば、予定の調整をしたいときは、
候補日と時間帯を3つほどあげて相手に選んでもらう等の工夫ができます。
時間帯も幅を持たせて提示ができれば宛にとって指定がしやすいですね。
・返信不要の場合はその旨を記載する
特に返信を必要としていないメールの場合は、
文末に返信不要の旨を記載すると返信をしなくてもいいという選択が容易にできるので、
相手の負担を減らすことができます。
文言としては、「ご確認いただければ、返信は不要です。」等がいいのではないでしょうか。
上記を参考に作成したいと思います。
