電話代行の仕事に務めて1年以上が経ちました。
電話対応について何もわからず、あたふたとしていた最初の頃に比べるとスムーズに対応ができるようになり、言葉の使いまわしもうまくなっていると感じております。
特に苦戦をしていた言葉遣いについては敬語が自然と出てくるようになり違和感なくお電話を終えることができております。
また受電後のメール作成も最初の頃は慣れなく文章を作るのに時間がかかっておりましたが、日々の業務をこなすことにより電話を受けながらメールを作成するようにまで成長ができました。
入社当初、先輩方の対応を見て受電やメールを送る速さに圧倒されていましたが、今自分も同じことができていることに感動しております。
電話対応では顔が見えないからといって対面の場合に比べると気が緩んでしまいがちですが、私たちはクライアント様の会社の窓口としてお電話をとらせて頂いており電話対応によって会社の第一印所を決めてしまう可能性があります。
【お電話を下さってありがとうございます】という気持ちを込めて受電をさせて頂くことによりお客様に与える印象も変わってくると思います。
また、相手の顔が見えていないからと思うのではなく常に相手の顔が目の前にある対面と同じようにお客様へ誠意を持ちながら対応をし【真剣にお話を聞いています】と言葉に出さなくても電話対応でこのような雰囲気を作り出すように心がけています。
またお電話を受けた後にクライアント様に連絡メールを送る際も、迅速かつ正確にご報告することを心がけています。
正確にメールを作り、確認をすることにより時間がかかってしまいがちですが、受電中に要点だけでもまとめていればその分早くお客様へご連絡ができます。
また、時には急ぎ・至急のお電話を頂くこともございます。
この場合、メールでのご連絡が遅いとお電話を頂いたお客様とクライアント様どちらにもご迷惑をかけることに繋がります。
正確にお送りすることは大事なのですが時間がかかりすぎるとお電話の内容によっては状況が悪化する可能性もあります。
ですので常に臨機応変に対応ができるように心がけながら迅速にメールを送ることが大切だと実感しました。
またクライアント様がメールを見たときに分かりやすく内容を確認して頂く為に、お客様が仰られた言葉を一語一句そのままご報告をするのではなく、要点をまとめて分かりやすくご報告するようにしています。
今後も質のよりサービスが提供できるように心がけていきます。
