入社してあっとゆう間に半年が経ちました。振り返って見ると早かったなと思います。
電話応対の業務にもやっと慣れてきて全てのクライアント様のお電話を取らせて頂くようになりました。最初は緊張して上手く聞き取りが出来ず、何度もお伺いしてお客様の声をしっかり聞いて漏れがないように注意する事で精いっぱいでした。画面を見て電話応対しながら大事なことはメモを取るという同時進行に悪戦苦闘したことも多々ありました。最近では気持ちにも余裕が出てきて電話の内容を聞き取るだけではなくお客様が何を求めてお電話をして下さったのかと考えるようになりました。お客様の言葉をそのままクライアント様に伝えるだけではなく、お客様の気持ちも汲みとって伝言することが大切だと感じました。
電話の内容はさまざまで伝言をお願いしますというシンプルなものからまだ折返しがありませんといったクレームの電話もあり臨機応変に対応することが求められます。お顔が見えない声だけでのコミュニケーションなので上手くいかないこともありますが＜笑声＞を常に忘れずに電話応対するように努めます。
クライアント様にメールで電話の内容を報告する際はメールを読んだら内容が簡単にわかりやすく把握できるかということも大事です。必要のない情報は省くこととメールを読む際の順番を考えて読みやすくしなければいけません。メールを読んだ人がお電話の内容を簡単に理解することが出来るかが重要となってきます。内容が複雑でお電話が長くなるほど分かりやすくまとめてメールで送ることがカギになります。電話を受けた自分しかお客様の言葉を確認することが出来ないのでその時に漏れがないように内容をしっかり聞き取って不明点がないかどうか確認するように徹底致します。
クライアント様の業種はさまざまですし同じ業種のクライアント様でも対応方法やお電話の内容にそれぞれ違いがあります。一つ一つのお電話を大切にしてお客様が何を求めて電話をされたのか察して対応するように致します。
また慣れてくるとお客様の言葉を最後まで聞かずに先回りをして遮ってしまう可能性があります。話を途中で遮られてしまうのはどんな人でも嫌な気持ちになります。ただ、内容を聞くだけではなく電話を下さった方が電話をして良かったと思ってもらえるように対応することも大事なことです。傾聴する姿勢をいつも持ってお客様の立場に立って電話応対するように今後も努めます。
