日々受電をするにあたって、「聞き間違いをしない」ことを心がけています。
電話番号を１ケタでも聞き間違えてしまえば折返しのご連絡ができず大変なことになりますし、お名前・ご用件の聞き間違いも大変失礼にあたります。連絡時のミスというのは非常に影響が大きく、一単語の聞き間違いが重大な損失を引き起こしてしまうかもしれません。商品名を間違えて発注したり、数量を聞き間違えて注文したりしてしまっては一大事です。
お客様の大切なお電話を代わりにお預かりする身として、このようなことのないよう一本一本のお電話の内容をしっかり聞き漏らすことのないよう心掛けております。
そのために行っている具体的な工夫として、以下のことが挙げられます。
① 復唱する
聞き間違いや内容の認識間違いがないか、自分の言葉で簡潔にまとめて復唱します。
内容を先方にチェックしていただくことで、聞き逃しがないか確認できます。
② 「音」を「文字」で確認する
お電話をかけてきた方の状況や周囲の環境、話し方によっては、どうしても言葉が聞き取りづらい場合があります。そういった場合再度お伺いするようにしていますが、
あまり何度も確認することは失礼にあたる場合もありますし、お急ぎのご用件の場合は不快なお気持ちにさせてしまうかもしれません。そういったことを防止するためにも、会社名や氏名が聞き取りづらい場合は、どのような文字（漢字、アルファベット）なのかを確認して聞き取りを行うようにしています。珍しいお名前の方は、こちらから伺わずとも漢字やアルファベットを教えてくださることがあり、そのお心遣いに嬉しさを感じます。
③ 日時をハッキリさせる
日付のご連絡をいただく場合、曜日のみを伝えてくださる方も多くいらっしゃいますが、その場合はこちらから「○月○日の○曜日ですね」というように明確に日付を示して確認を取らせていただきます。その為にカレンダーをいつもそばにおき、日にちと曜日の確認は徹底しております。また、時間に関しても同様に、午前・午後の間違いを防ぐために２４時間表記で確認を取らせていただきます。
どれも簡単なことではありますが、少しでもミスを減らすためにこのような工夫をしております。聞き間違いを完璧に防ぐことはなかなか難しいですが、電話をかけてきた方、電話代行のクライアント様どちらにもご迷惑をおかけすることのないよう、引き続き気を引き締め、受電のプロとして適切な対応ができるよう精進してまいります。
