CUBE電話代行サービスでは、お客様から承った内容を
クライアント様にメールやお電話にてご報告させて頂くというご対応方法があります。
内容をまとめつつ、重要な箇所は漏れず（当然の事ですね）、
より見やすく、分かりやすくという事を常に心がけております。
しかしメールを作成していると、文章をまとめる事の難しさを感じます。
特に入社当初は文章がうまくまとまらず、先輩に相談し、チェックして頂きながら作成していました。
クラインアント様は私たちがお送りするメールを見てご対応される為、決してミスは許されません。
また、私たちはお客様とクライアント様を繋ぐパイプという、重要な役割を担っておりますので、とても責任重大です。
どうすればよりニュアンスが伝わるかというのを日々考えながらメールを作成しております。
例えば「○○はどうしたらいいのでしょうか。お電話下さい。」とお客様からお電話を受けたとします。
通常でしたら、この表記のまま、メールをお送りさせて頂きます。
ですが、お困りのご様子や、ご立腹でいらっしゃる場合は、上記の表記のみでは伝わりません。そのような場合は、その旨もメールに記載するよう心がけております。
また、こちらからお伝えした事項もなるべく細かくご報告させて頂いております。
お客様からお聞きした内容ももちろん重要ですが、それと同じく、こちらからどのようなご案内をさせて頂いているか、というのも重要だと考えております。
弊社ではクライント様からご登録頂いている内容をもとに、お電話を頂いた方へ対応しております。しかし、クライアント様の状況は随時変動しますので、以前は○○だったが、今は△△に変わっているという事もございます。
クライアント様によっては、お忙しくて電話代行をご利用されている方が多いので、弊社への変更連絡が漏れてしまう、という事もございます。
その際、こちらから「○○とお伝えしました」とご報告させて頂く事により、「今は△△に変わっています」とご連絡を頂く場合もございます。
そのようにご指示を頂けますと、随時臨機応変にご対応を変更させて頂きますので、メールには詳細を記載するようにしております。
ですが、あまりにも細かく記載すると、読みづらい文章になってしまいます。
細かく記載させて頂く事は大切ですが、それにより文章が見づらくなってしまうと、読まれる方の負担が大きくなってしまいます。
先輩方がどのような言い回しで文章を作成されているのか、などを参考にしながら、見やすく・分かりやすく・ミスなくメールを作成するよう、文章力アップに向けて、今後も励んでいきたいです。
