お電話をお受けした際、メールでのご連絡をご希望の場合は、
受電後に随時メールでご連絡をさせて頂いております。
この随時という所がなかなか手強く、受電後いかに早く正確にメールを作成し、
ご連絡できるかで、連絡の速さとお電話をお受けできる数が変わって参ります。
お電話を頂く際は、実に様々な人からお電話がかかってきます。
話し方によって、ご用件をすぐに理解できる方もいらっしゃれば、
一度聞いただけでは、すぐに理解できず、何度も聞き返し、
復唱して確認をする必要がある方もいらっしゃいます。
お話の内容を理解するには、ある程度の経験とスキルが必要で、
最初は聞き取るのにかなり苦労しました。
今は何とか聞き取りができるようになりましたが、
まだまだ出来ていない部分もございます。
メールの文面についても、
以前はお電話頂いた際お話頂いた内容をそのまま記載しておりましたが、
今ではお電話頂いた内容をある程度要約して、
メールの文面に記載することもある程度出来るようになりました。
文面の記載の仕方によって、実際にお電話でお伺いした内容が、
お送り先の方にうまく伝わらない場合もございます。
お送りする際は細心の注意が必要です。
例えば、
「●●の御見積を頂きたいので対応をお願いします。 よろしくお願いします。」
とお電話口で話されたとします。
過去にこのお話の内容をそのままお送りした所、
お送りした相手先から、
「こちらこそよろしくお願い致します。」と弊社に返答が返ってきました。
最後によろしくお願い致しますと記載してしまったことで、
内容が分かりづらくなってしまったようです。
この場合は、本来であれば、
「●●の御見積を頂きたいので対応をお願いしますとお伝え下さい。」
と記載してお送りしたら、きちんと伝わったのではないかと思います。
機転が利かず、お送りした方にもお手間をおかけしてしまいました。
このようにお伺いしたそのまま連絡をしてしまうと、まったく内容が伝わらない、
もしくは内容が分からないものをご連絡してしまうことになります。
その中で、分かるように内容を伝えるには、ある程度工夫をする必要があります。
例えば、
「お電話を頂けますようお伝えいただけますでしょうか。」と仰った場合については、
文面上は「お電話下さい。」で記載をさせて頂くなど、
分かりやすく記載する必要があります。
お伺いした内容を瞬時に要約して記載するのは、
慣れてこないとなかなか難しい所ではありますが、
常にできるように意識していきたいです。
