電話代行・秘書代行サービスなら、「CUBEの電話代行サービス」
弁護士・司法書士・行政書士・公認会計士・税理士・社会保険労務士などの士業では、電話代行サービスを利用しているところが多くなっています。なぜ士業では電話代行サービスが求められるのか、その理由と活用するメリットを一つずつ見ていきましょう。
コストの
大幅削減
士業では、新規の相談者や顧問先、行政機関などからの連絡に電話が多用されるため、電話番が必須といえます。しかし、「人件費を捻出できない」「事務員を募集しているが採用できない」などの事情を抱えている事務所は少なくありません。
電話代行サービスは月額1万円台程度の費用で利用できるため、電話番の人件費や採用活動にかかる費用、人員が増えることでかかる設備維持費などを大幅に削減できます。事務員が離職した場合の再雇用・教育にかかるコストやリスクもなくなるため、士業では電話代行サービスの利用が多くなっています。
業務効率が
大幅UP
士業では、顧客との打ち合わせや視察、書類作成など多岐にわたる業務を日々こなしています。電話対応も重要な仕事の一つですが、自分が直接電話に出なくても報告を受けるだけで済む内容も多くあるでしょう。また、不要な営業電話で業務が中断されて困っているという声も多く挙がります。
電話代行サービスを活用すればオペレータが全ての電話の一次対応をするため、電話対応にかかっていた時間を削減してコア業務に専念できるようになります。時間を最大限有効に使えることで、様々な案件でレスポンスが上がり顧客満足度の向上にもつながります。
電話代行サービスの多くは、受電内容をメールやチャット等で報告してくれます。テキスト化されてツールに残るため、備忘録としても活用できます。業務効率化を図れるとともに、対応漏れを防ぐことが可能です。
契約継続率
向上
新規相談者は電話で問い合わせることが多く、電話対応の印象で「ちゃんとした事務所か」評価が決まるといっても過言ではありません。また、顧問先や関係機関においても、電話対応の良し悪しは事務所の信頼性に大きく影響します。しかしながら、電話対応マナーや専門用語の聞き取りができる事務員を採用・教育するのは容易なことではありません。
電話代行サービスを活用すれば、訓練を受けているプロのオペレータが電話対応をしてくれるため、事務所のイメージや信頼を一段高めることができます。競争が激しくなっている士業において、電話対応品質の向上はそのまま競争力強化につながります。新規受任率や契約継続率UPを目指す上で、大きな助けとなるでしょう。
ただし、オペレータの対応力や品質は各社で異なるため、事前にしっかり見極めておくことが失敗を避ける秘訣です。
独立したての1人事務所や少人数事務所では、外出時は携帯転送で対応しているという方が多くなっています。しかし、電話に出られない時間帯が多いために「新規相談者を取りこぼしていないか」「急ぎの用件なのに連絡がつかず顧客の不満につながっていないか」などと心配になり、多忙でも常に電話が気にかかっているという方も多いのではないでしょうか。事務員がいる事務所でも電話が集中した場合は対応できないため、大切な用件の対応が遅れてしまう懸念もあります。
電話代行サービスを利用すれば、オペレータが全ての電話の一次対応をします。「電話がつながらない」「留守電になる」といった状態がなくなり、新規案件を逃さずに受付できるほか、いつでも連絡を取りやすい事務所として顧客に安心感を与えることができます。「常に電話が気がかり」という悩みからも解放され、安心して業務に集中できるようになります。
労働環境の
改善
事務員が電話対応に多くの時間を割かれ、業務過多になっている事務所も少なくありません。また、「電話が苦手」という方は意外に多く、電話対応にストレスを感じているケースもあります。
電話代行サービスを導入すれば、事務員から電話対応業務を切り離して本来の仕事に専念させることが可能です。事務所の電話が鳴らなくなるため、事務員のストレスを緩和しながら業務に集中できる環境をつくれます。働きやすい職場となり、離職率の低下や生産性の向上が期待できます。
●内線感覚で取り次ぐ応答後転送
電話代行の中には、用件確認のみで終話して受電報告するだけのサービスもあります。CUBE電話代行サービスは、オペレータが相手先・用件を確認してから内線電話のように取り次ぐ「応答後転送」を基本プランで提供しています。すぐに出られないときは「5分後に折り返すと伝えて」などの伝言も可能です。
顧客に安心感を与えるスムーズな電話対応は、顧客満足度向上に大きく役立ちます。また、用件を把握した上で電話に出られるため業務効率もUPします。
●予定や相手先に合わせて応答を変えられるスケジュール対応
その日の予定や相手先に合わせて柔軟に応答を変えられるスケジュール対応も基本プラン内でご利用いただけます。
＜活用例＞
士業の先生は電話に出られない時間帯が多いですが、CUBE電話代行サービスの臨機応変な電話対応によって“ワンランク上の事務所”というイメージを与えることができます。顧客の信頼を獲得し、成約率・継続率向上を強力に後押しします。
●有資格者のオペレータが対応
CUBE電話代行サービスのオペレータは全員、ビジネス対応力を証明する「秘書検定」と電話応対のコミュニケーション力を証明する「電話応対技能検定」の2つを取得済みの正社員です。1000時間以上の研修カリキュラムで、あらゆるシーンに対応できるスキルを身につけています。
顔が見えない相手に好印象と安心感を与える高品質な電話対応で、事務所のイメージUPや受任率向上に貢献します。
●用件ごと・顧客ごとに連絡先を振り分け
用件・顧客に応じて取次先やチャット等の連絡先を振り分けることができます。自分宛の用件をすぐに確認できるため、日々の業務効率が上がり顧客対応力が高まります。
●メール・チャットなど希望のツールで受電報告
受電内容はメール・チャットなどご希望のツールで報告します。メンションやto連絡にも対応しています。担当者ごとに要対応の内容を確認できるため、業務効率がグッと上がります。
弁護士・法律事務所には、新規相談者や顧問先からの相談、裁判所や関係機関からの連絡など、緊急性・重要性の高い電話が多く入ります。
CUBE電話代行サービスは弁護士・法律事務所の導入実績400社超え、3年以上継続率97.8％です。法律用語の聞き取りもお任せください。「極力自分で電話を受けたい」「用件を確認してから電話に出たい」という先生方に、応答後転送サービスが大変好評です。事務所の信頼性向上と業務効率化の両立を強力にサポートします。
司法書士事務所では不動産登記や商業登記、成年後見など、個人・法人、区役所や銀行の相続オフィス等から多岐にわたる電話が入ります。
CUBE電話代行サービスは司法書士事務所の電話代行歴20年以上、受電実績は累計15万件以上です。司法書士事務所ではスピード対応が求められることが多く、その日の予定に合わせて応答するスケジュール対応が喜ばれています。イレギュラーなケースにも臨機応変に対処する電話対応力で、顧客満足度UPに貢献しています。
外出が多い行政書士の仕事では電話がつながりにくい状態になっている事務所が多いようです。競争が激しい業界でもあり、新規案件の取りこぼしや顧客満足度に不安を感じている方も多いのではないでしょうか。
CUBE電話代行サービスは行政書士の電話代行歴13年以上、行政書士会支部の電話受付も受託しています。英語対応プランもあり、入管や在留資格等に関する問い合わせなど国際関連の業務にも対応できます。CUBE電話代行サービスを活用して業務拡大に成功している事務所もあります。
社労士事務所には、一般の個人や顧問先企業、労働局、福祉指導課といった関係機関からの電話が多く、「人と労働」に関する繊細な内容であることから信頼性が重視されます。
CUBE電話代行サービスは自社内で受電業務にあたっており、Pマーク取得済みです。また、士業の実績が豊富なため、司法書士事務所や税理士事務所を併設している場合にも的確な対応ができます。チャットでのto連絡やメンションを活用して、顧客対応力UPや業務効率化を実現している事務所が多数あります。
顧客先での業務や打ち合わせにより電話を受けられないことが多い税理士ですが、緊急時に電話がつながらないと、顧客に大きな不安やストレスを与え、信頼感の低下につながるのではないでしょうか。
CUBE電話代行サービスでは、有資格者の秘書スタッフが対応し、専門用語や内容も正確に聞き取り、安心してお任せいただけます。不在時だけでなく、在席中も内線感覚で新規顧客や顧問先からのお電話を取り次ぐことができ、円滑な対応を実現します。
CUBE電話代行サービスは25年以上にわたって電話代行サービスを提供しており、士業の実績は全国879事務所（2024年7月時点）です。専門用語の正確な聞き取りはもちろん、士業特有の課題・ニーズを深く理解した上で、事業成長に貢献する品質の高い電話対応を安定的に提供しています。
CUBE電話代行サービスのオペレータは、電話代行サービスの中でも数少ない「秘書検定」と「電話応対技能検定」の2つを取得している有資格者です。全員が正社員で、しっかりとした連携体制によってスムーズかつ高品質な電話対応を可能にしています。
相談者や顧問先にとって、電話対応は事務所のイメージを決める大きな要素です。CUBE電話代行サービスは単に電話を受けるのではなく、相手の立場にたった誠意ある対応で好印象と安心感を与えられるよう尽力しています。事務所の信頼を一段高め、受任率や継続率UPに貢献できることを大切にしています。
会社全体で個人情報保護マネジメントシステムを確立しており、Pマーク取得事業者です。オペレータは自社内センターで受電業務にあたっており、目が行き届く状態で管理を徹底しているため、セキュリティポリシーの水準が高い事務所にもご利用いただいています。定期的な研修でセキュリティに関する知識・意識を高め、人的リスクも低減しています。
リスニング・スピーキングともにネイティブのスキルチェックを受けたオペレータが、英語・日本語の2か国語対応します。国際関連の手続きや英語圏の相談者にも対応できるため、事業の幅を広げたい事務所に大変喜ばれています。月間数百コールまで対応可能です。
士業向け電話代行サービス My Team 108では応答後転送・外出対応・スケジュール対応と、ご希望のツールを使った受電報告がオールインワンで1万5,000円からご利用いただけます。電話番を雇うよりも圧倒的なコストパフォーマンスで、ワンランク上の電話対応力を貴事務所のチカラとして活用できます。
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