自分ではきちんと説明しているつもりでも、相手に正しく伝わらない…と説明下手で悩んでいる方は多いと思います。
説明の上手い下手は天性のものではなく、テクニックによるものが大きいです。
意識せずとも人を惹きつける話し方ができるカリスマ的な人もいますが、そんなカリスマを持っていなくとも、説明下手になってしまっている原因を解消すれば説明上手になれます。
【目次】
説明下手の原因（1）主題を話さない
主題を抜いて話すと、一体何について話をしているのか分からず、相手に正しく情報が伝わりません。話が逸れてしまい一番大切なことを伝え忘れることさえあります。
正しく情報を伝えるためには、何についての話題なのかを一番はじめにはっきりさせた方が聞き手は、理解し易くなります。
相手も分かっているものと思い込んで主題を省略したまま話すと、まったく理解がされなかったり、誤解をされたりしてしまいがちです。
「●●についてのお話なんですが」と話し始めるクセをつけるとよいでしょう。
上司に仕事の進捗を報告する際に、その上司から２、３日前に指示された案件にも関わらず、いきなり内容から話してないですか？
「先日指示頂いた○○の件ですが、～～～」と主題から話し始めましょう。
説明下手の原因（2）伝えるべきことを省略して話す
主題の件と同様に、伝えるべきことを省略すると相手に正しく情報が伝わりません。
当たり前のことですが、相手は自分よりも情報を持っていません。
伝えるべきことが欠けた状態で話してしまうと、相手はそれを補完する術がないのです。
「5W2H」などのフレームを意識して、伝えるべきポイントを押さえて話せるようにしましょう。
説明下手の原因（3）全てを詳細に伝えようとする
（2）の例とは反対に、相手に漏れなく伝えたいと思うあまり、説明が詳しくなりすぎるのも良くありません。
情報が多すぎるとかえって相手が理解しにくくなり、結果、分かりにくい説明になってしまいます。
極端な例ですが、取引先からの値引き交渉についての相談なのに、相手の服装や髪型について延々と説明されたら何が言いたいのかわからなくなってしまいますよね。他にも、相手に必要とされていない時でも、自分の気持ち、考え、さらには言い訳までを漏れなく伝えようとしていませんか。
伝えるべき情報とそうでない情報とを分け、伝えるべき情報だけに絞って話をしましょう。
説明下手の原因（4）話の順番が整理されていない
話の順番を整理せずに話し始めると、相手に正しく伝わりません。
説明下手な人に多いのは、どんな話題でも時系列で話してしまうタイプです。
日常会話ならそれでもかまいませんが、ビジネスの会話では、まず結論を話し、それからその結論に至った理由や原因を話すと、情報が整理されて伝わりやすくなります。
説明下手の原因（5）「あのー」や「えーと」が多い
「あのー」「そのー」「えーと」などの無駄な言葉を多く使うと、説明下手と思われてしまいます。
客観的に聞いてみると、こうした無駄な言葉が多いとイライラしますよね。
口癖になっている人は、なるべく使わないように意識しましょう。
それに、「あのー」と言っている間に次の言葉を考えているわけですから、その時点で自分の中で整理ができていないといえます。
ちゃんと説明の整理ができていれば、こうした無駄な言葉を使わずに済みます。
説明下手の原因（6）声が小さくて聞き取りにくい
説明の内容の問題以前に、声が小さくて相手が正確に聞き取れていない可能性も考えられます。
声の大小は自信の裏返しだと感じられます。声が小さいと「この人は説明している内容に自信がないんだな」とも捉えられかねません。
声が小さいと相手に正しく伝えられないだけでなく、相手に信頼してもらうことも難しくなります。
「相手にちゃんと伝える」ということを意識すれば、声も自然と大きくなるので、声が小さいと自覚している人はそこから治していきましょう。
説明下手の原因（7）重要なポイントが分からない
話をする内容全てが重要なわけではなく、ひとつの重要なポイントを伝えるために話をしてください。
たとえ最後まで聞いてもらっても、何が重要なポイントだったのか伝わらないのでは意味がありません。
「〜です。だから結論は〜」「ここが重要なポイントなのですが」というように、相手にどこが重要なポイントなのか伝わるキーワードを入れたり、声を張ったりジェスチャーを加えたりして強調するとよいでしょう。
人の集中力は長くは続かないので、重要なポイントの説明に差し掛かったときに注意を向けるような話し方の工夫が必要です。
おわりに
説明下手な人は、なかなか伝わらないことに焦って、ますますわかりにくい話し方をしてしまうというケースに陥りがちです。
人に話しかける前に、伝えるべき内容を整理して、どんな順序で話していくのか一度整理をするとよいでしょう。
