PBXとは？仕組みや機能､選び方のポイントを紹介

業務の効率を上げることと、顧客や取引先と円滑で良好なコミュニケーションをとるということは、ほとんどの企業にとって常に課題の１つであると言えるのではないでしょうか。

業務の効率化、そして円滑なコミュニケーションについては、特定のビジネスツールやサービスを利用することで解決することがあります。
今回はその中でも、ビジネスの通話ツールである「PBX」について、詳しくご紹介していきます。

PBX（Private branch exchange）とは何か

PBX（Private Branch Exchange）とは、いわゆる「電話交換機」のことを指します。
そして電話交換機とは、外線を内線に接続を行う、または内線同士の接続制御を行う装置のことを指します。
PBXを利用するには、基本的にはPBX（電話交換機や主装置とも言われる）をオフィス内に設置する必要があります。
ちなみに、ビジネスフォンは、PBXに接続する専用の電話機です。
ビジネスにおいて外線転送や内線通話などの電話対応を行うには、PBXが必要不可欠と言えるでしょう。

PBXの仕組みは？

一般的な家庭用電話機は、1つの電話回線（電話番号）につき、1台の電話機が使用できる仕組みです。
しかし、PBXを設置している企業であれば、１つの電話回線（電話番号）で複数の電話機を使用できます。たとえば、事前に「代表電話番号を着信する」ように設定されている電話機が6台あれば、代表電話番号宛に入電があった際、６台とも一斉に着信することができます。

PBXの5つの機能

PBXとはなにか？ということはわかりましたが、実際にはどのような機能が利用できるのでしょうか。
PBXには大きく分けて、5つの機能が存在します。
表にまとめましたので、ご覧ください。

表は概要として簡潔に機能を紹介しているため、次項目で5つの機能をより詳しくご説明します。

発着信の制御

企業が契約している電話番号（親番号）と、部署の電話番号（子番号）を紐づけすることで異なる電話番号での発着信ができる機能です。
契約している１つの電話回線でありながらも、発着信の制御を行うことで、紐づけられた子番号の電話番号で発着信できるという機能です。

「発信の制御」では、電話発信するときに、企業内の各部署の電話番号（子番号）を相手に通知させます。
例えば営業部から電話をかけるときは、相手に通知される電話番号は、契約している代表電話番号（親番号）ではなく、営業部直通の電話番号（子番号）を通知させることができるということです。
「着信の制御」では、電話番号(子番号)によって着信させる部署を振り分けることができます。
子番号であっても、あらかじめ設定されているグループの電話機に着信させることができます。
例えば、営業部直通の電話番号(子番号)に発信すると、営業部の電話機に着信させることができます。他の子番号が設定されている電話機は着信しません。

内線同士の通話

内線同士の通話を制御する機能です。内線通話は、社内の回線を利用します。そのため、内線同士であれば通話料金が無料である点がメリットです。
同じフロア同士だけでなく、別フロアの内線通話も可能です。
また、企業の本店と支店、本店と営業所など、別拠点と通話する場合であっても、各拠点にPBXがあれば、離れた場所でも内線通話することが可能です。
他にも、PBXの種類によっては、企業で契約しているスマホを内線として設定する機能も持ち合わせています。スマホを内線化し、かつキャリアとの契約などにより通話料が定額になるなどのメリットがあります。クラウドＰＢＸでは、内線化したスマホとの通話は無料などのメリットもあります。

代表電話宛の着信接続

代表電話宛にかかってきた電話を、あらかじめ設定しておいた複数の電話機に着信させることができる機能です。
PBXの種類によって設定できる範囲が異なる場合もありますが、設定されている電話機に優先順位をつけて着信させることや、設定されている複数の電話機を一斉に着信させることもできます。
例えば、代表電話番号宛の電話は、秘書課で着信する、もしくは内勤者の席の電話機が着信するなどの設定が可能です。

他の電話機への転送

着信した電話を指定した他の電話機やスマホへ転送することができる機能です。
転送方法は様々です。着信に応答してから別の電話機へ手動で転送する方法や、着信と同時に前もって登録している電話機へ自動的に転送する方法、もしくは着信先が通話中の場合のみ前もって登録している電話機へ自動的に転送する方法などがあります。
その他、着信時に決められたコール回数内で応答しない場合のみ、前もって登録している電話機に自動的に転送する方法もあります。

パーク保留

着信応答した電話を保留したあと、あらかじめ設定された他の電話機で保留解除して応答できる機能です。
保留機能とは本来、保留した電話機本体でしか保留解除ができません。しかし、パーク保留機能を使えば、別部署の人でも保留解除を行って顧客や取引先と会話ができます。
名指しの電話であれば「内線転送」が便利ですが、「営業部の方」や「～～担当の部署の方」などの複数の中の誰かが対応すれば良い場合は、パーク保留が便利です。
手動の転送よりも操作が簡単である点もメリットです。

PBXとビジネスフォンは何が違う？

本来は、PBXもビジネスフォンも同じです。というより、PBXや小型の主装置に接続する電話機をビジネスフォンと言います。
説明しやすいように、交換機を販売する営業マンが、大型の交換機（主装置）をPBXと言い、小型の交換機（主装置）をビジネスフォンと呼び分けているようです。
現在は、ビジネスフォンと呼ばれる小型の交換機もPBX（大型の交換機）と出来ることは近くなっていますが、違いをご説明します。

表にして比較してみると、利用する企業が大規模である、もしくは支店や営業所が多い場合、PBXは使い勝手が良いのではないか、という判断材料の１つになります。

次に、PBXとビジネスフォンの3つの違いを、より詳細にご説明いたいと思います。

利用規模

PBXは距離の離れた拠点同士でも内線網を一元化することができます。これにより、支店や営業所との通話は内線扱いになるため、ネットワークを構築すれば通話料金が無料になります。離れた拠点同士の電話のやり取りが多い企業にとってはありがたい機能と言えます。そのほか、スマートフォンにも接続が可能なため、スマホを内線として利用することも可能です。
また、数千台ほどの電話機を接続できるPBXもあり、大規模なオフィスの場合でも安心して利用できます。

ビジネスフォンは、数十台から百台ぐらいまでの電話機と接続ができます。
PBXのように、スマホに接続して内線として利用することができる機器が出始めています。
また、離れた拠点同士や、同じビル内で階層が違う場合でも、内線利用に対応出来る機器も出ています。着信拒否や通話録音機能、電話転送などの機能は、大型のPBXと同様に充実しています。

初期費用

PBXを導入するにあたって、PBX本体の購入のほか、電話機や構内交換機が必要です。
それに工事費をプラスすることで数百万円から数千万円程度の初期費用が発生します。
PBXの本体が五十万円～数百万円程度、工事費は接続する電話機1台につき1万円～2万円程度です。
金額はオフィスの規模によって大きく異なると考えて良いでしょう。
ビジネスフォンの場合も、専用の電話機と交換機が必要です。また、同じく工事費も発生しますが、初期費用としては数十万円～数百万円程度です。
初期費用としてはPBXよりも安価で導入することが可能です。

安全性（停電やシステム障害が起こった場合）

大型のPBXは、離れた拠点同士でも安定して利用できるように、高度なシステム基盤を使っています。
また、高性能CPU（中央処理装置）を二重化して実装しています
。万が一、一つのCPUが故障したなどのトラブルが起こったとしても、もう一つのCPUで業務を継続することができます。
その他、停電が起こった場合でも、停電用バッテリーを利用して数時間程度であれば問題なく利用し続けることができます。
ビジネスフォンでシステム障害が起こった場合、その間は電話を利用することができなくなります。
ビジネスフォンを利用していて停電した場合は、停電用バッテリーを追加すれば数時間ほど業務を継続できます。
もしくは、オプションなどで対応しているメーカーもあります。

PBXの耐用年数はどれくらい？

耐用年数は、利用頻度や利用環境などによって異なります。
そのため、厳密に何年とは言い切れませんが、国税庁が発表している「主な減価償却資産の耐用年数表」の中では、PBXの法定耐用年数は6年とされています。
PBXは「電話設備その他の通信機器」に分類されるためです。
ちなみに、ビジネスフォンの法定耐用年数も6年とされています。
実際には、10年近く、もしくは10年以上利用する企業も少なくありません。

参考：国税庁「主な減価償却資産の耐用年数表」

PBX製品を選ぶ際のコツ

PBX製品を選ぶ際のコツとして、「コスト」「機能」「種類」の3つを確認し、自社の予算や、必要としている機能と照らし合わせることをお勧めします。
さらに「サポート面」「セキュリティ面」を比較検討するとスムーズでしょう。

コストについては、PBXの回線容量や内線の数と連動しますので、企業規模が大きければ大きいほど高くなると言えるでしょう。
機能については、PBXの基本的な機能やオプション機能、また、自社に最低限必要な機能は何か、を前もってチェックしておく必要があります。

種類については次の項目にてご説明いたします。

企業用PBXにおすすめの種類

PBX製品を選ぶ際のコツとして「PBXの種類」があげられます。
PBXと一言で言っても、企業用としては下記のように大きく３つの種類に分けられます。

3種類のそれぞれの特徴をもう少し詳しくご紹介します。

レガシーPBX

レガシーPBXは1890年に誕生した従来型のPBXです。
電話回線を使って通話システムを構築する点と、社内にPBXの本体を設置する必要がある点が特徴です。機器の購入費と設置工事費が発生するため、初期費用は高額になります。
社内のレイアウト変更を行う際、電話線やPBX本体の位置を変更する必要があれば、移動のための工事も行わなければなりません。PBX本体や電話機の移動工事は、自社で行うことができないため、専門業者への依頼が必要です。
また、電話線が届く範囲でのみ接続が可能なため、別拠点などの離れた場所で利用する場合は、新たにPBXを設置する必要があります。
メリットとしては、インターネット回線を利用しないため、インターネットの回線障害やサーバーダウンなどが起こっても、通話システムを継続して利用できます。インターネット環境に左右されることなく、通話品質を保つことができます。さらに、ハッキングや情報漏えいなどの心配も小さく、安心して利用できます。

IP-PBX

IP-PBXは、従来型のレガシーPBXが進化したものです。
社内の回線は、電話回線ではなく、IPネットワークを利用して通話システムを構築する点が特徴です。
レガシーPBXのようにIP-PBXの本体を自社に設置するハードウェアタイプと、IP-PBX用の専用ソフトを自社サーバーにインストールするソフトウェアタイプがあります。
社内LANは必要ですが、専用機器や電話回線の工事は不要なため、レガシーPBXよりも初期工事費用が抑えられます。ただし、社内LANが整備されていない場合は、社内LAN構築の工事費も発生します。
インターネット回線を利用するため、セキュリティ面で対策が必要な点、通話品質はインターネット環境に影響を受ける点は注意が必要です。
メリットとしては、インターネット回線を利用して内線化ができるため、インターネット回線があれば、国内の別拠点だけでなく海外でも内線化が可能です。その他、インターネットがつながっている機器であれば、固定電話でなくともスマホやPCでも内線化が可能です。
また、外線はIP電話を利用できるため、通話料を安く抑えることができます。

クラウド型PBX

クラウド型PBXは、最も新しい種類のPBXです。インターネット回線を利用して通話システムを構築します。クラウド上のPBXを利用するため、すべてWEB上で完結します。
そのため、社内に本体を設置する必要がありませんので、社内のレイアウト変更や移転、増築時にも柔軟に対応ができます。
但し、電話機実機が必要な場合は、小型の機器の設置、LAN配線は必要になります。（電気通信事業法の改正により固定番号でも0AB～J番号が必要な場合は端末機器の設置が必要になっています。）
また、レガシーPBXやIP-PBXと異なり、メンテナンスは自社ではなくサービスを提供するベンダーが行ってくれますので、交換機自体の自社管理が不要です。
ただし、裏を返せばメンテナンスやセキュリティ面はベンダー頼りになるため、業者選びには注意が必要です。
また、初期費用は抑えられる分、毎月の利用料金が発生するため、ランニングコストが高額になる場合があります。
インターネット回線を利用するため、IP-PBXと同様に通話品質がインターネット環境に影響を受ける場合があります。
メリットとしては、IP-PBXのメリットでご説明した内容に加え、初期費用が抑えられる点や、利用開始までにかかる期間が短い点が挙げられます。

PBXの種類の選び方のポイント

企業用PBXの種類の特徴や注意点、メリットについてそれぞれご紹介しました。
しかし、特徴を見ても自社に合うPBXの種類がいまいちわからない、という方も多いのではないでしょうか。
下記にPBXの種類別のチェックポイントを表にしましたので、ご覧ください。

この他にも、通話の安定性をどの程度重視しているのか？セキュリティ対策についてどう考えるか？保守管理を行う人材は揃っているのか？など、細かく自社と照らし合わせる必要があります。
IP-PBXは、一時導入企業は増えましたが、今はPCで受信しヘッドセットでオペレーターが対応したいケースのみで導入企業は一番少ないです。
レガシーPBX及びクラウド型PBXのどちらかの導入になるケースがほとんどです。

では、表では示せないチェックポイントである「コスト」については、下記の項目でご説明します。

種類別にかかるコストは？

コストについては表にして示すことは難しいのですが、レガシーPBXは専用機器やPBX本体にかかる費用のほか、工事費が発生するため初期費用である導入コストが高いことが特徴です。また、機器の更新費用や、保守管理を行う自社の人件費が発生します。

IP-PBXの場合は、社内LANがあれば導入コストはレガシーPBXよりかかりません。しかし、社内LANを新たに整備する場合や、機能性の高い機器やソフトウェアを導入する場合には導入コストは高額になると言えるでしょう。
また、レガシーPBXと同様に、更新費用や保守管理を行う自社の人件費が発生します。

クラウド型PBXは導入時の工事費が少額となります。
そのため、レガシーPBXやIP-PBXに比べて導入コストは安いと言えますが、毎月のランニングコストが発生します。
ランニングコストの内訳として、基本料金とアカウント使用料があります。
アカウントの数（社員の数）が多ければ多いほど料金がかかりますので、大規模なオフィスであれば高額になると言えます。
また、通話録音機能やWEB会議機能などがオプション料金であることが多いため、オプションの月額使用料金が発生する可能性もあります。

おすすめのPBXサービス

さて、ここからはおすすめのPBXサービスを5つ、ご紹介したいと思います。

UNIVERGE Aspire WX plus

NECのグループ会社であるNECプラットフォームズが販売する最新の小型PBXです。
シリーズ販売台数52万台。小規模な工場や店舗から、数百名規模の中堅企業、コールセンターまで対応できます。
多くの大手メーカーがPBX事業から撤退する中で、進化を続けているPBXです。
現在ではスマートフォンとの連携もでき、スマートフォンから会社の代表電話番号を通知して発信することもできます。
導入費用はビジネスフォンの数や収容する回線数により異なりますが、壊れにくく10年以上利用しているケースも多いので長く利用するならクラウドPBXよりも総額は安くなるケースが多いです。
NECのAspire シリーズ

IP-PBX SVシリーズ

NECのグループ会社であるNECプラットフォームズが提供するIP-PBXのオンプレミス型シリーズです。
大規模オフィスやコンタクトセンターに対応できるUNIVERGE SV9500CTと、中規模向けのUNIVERGE SV9300CTの2種類から選べます。
IP-PBXなので固定電話はもちろん、PHSやスマートフォン、PCを内線化して利用することが可能です。
また、WebAIP対応のため、さまざまなシステムとの接続が可能です。専用の機器と連動し、全通話録音機能を活用したり、企業の代表電話を自宅で受電したり、ナースコールと看護師のスマホを連動させたりもできます。
UNIVERGE SV9300CTでは、ホテルや旅館でのモーニングコール（多言語可）や、チェックイン、チェックアウトの電話利用サービスの提供も行っています。

IP-PBX　SVシリーズ

Cyber IP-PBX

サイバーコム株式会社が提供するソフトウェアIP-PBXです。
1回線単位での導入が可能な点が特徴です。
基本的にはコールセンター向けに設定されていますが、一般企業向けにも展開しています。
例えば、オフィスで必要とされる基本的な機能はもちろん、通話録音機能や留守番電話機能、三者通話、モニタリング、電話会議、多言語対応が基本搭載されているので安心です。その他、営業時間外の問い合わせを記録することもできます。オプションでIVRをつけることもできるため、ニーズが多い機能は一通り揃っていると言えるでしょう。
Cyber Smartシリーズ

MOT/TEL

株式会社バルテックが提供するクラウド型PBXです。
クラウド型PBXのため、申込みから最短3営業日でサービスを開始することが可能です。
電話番号は、今まで利用してきた代表電話（03-や06-の市外局番番号）をそのまま引き継ぐことができます。
特徴としては、他社のクラウド型PBXではオプション設定である「他社CRMとの連携」や、「クラウド電話帳」「チャット」が基本料金内で利用できる点です。その代わり、「通話録音機能」はオプション設定です。
小規模向けのため、スタンダードプランはアカウント数が20席までです。
大規模向けには「MOT/PBX」というクラウド型PBXサービスを提供しています。
MOT/TEL

ひかりクラウドPBX

NTT東日本が提供するクラウド型PBXです。
利用するためには、フレッツ 光ネクスト、フレッツ 光ライトプラス、フレッツ 光ライトいずれかを契約中しているか、もしくは新たに申し込みを行う必要があります。
スマートフォン1台で「内線番号」「会社の代表番号」「スマホ本体の番号」の3つから選んで発信が可能な点が特徴と言えるでしょう。
また、既存のPBXやビジネスフォンとの併用も可能なため、段階的にクラウド型PBXに移行することもできます。
6名程度の小規模オフィスから、30名程度の中規模のオフィス向けのプランを用意していますが、最大999IDまで登録が可能です。
30IDまでであれば2週間の無料トライアルができるため、安心して利用を開始することができます。
内線通話機能・PBX機能のクラウドサービス　ひかりクラウドPBX

業務の効率化と円滑なコミュニケーション

本記事の冒頭で、「業務の効率化、そして円滑なコミュニケーションについては、特定のビジネスツールやサービスを利用することで解決する」と既述させていただきました。PBXはその中でも、便利なツールの１つと言えるでしょう。

PBXと同様に、業務の効率化と円滑なコミュニケーションを図るためのサービスとして、「電話代行サービス」の利用もあわせておすすめしたいと思います。
電話代行サービスとは、自社の代表電話宛の受電対応を代行してくれるサービスを指します。
電話代行サービスについて詳しく知りたいという方は、是非下記の記事もご覧ください。

電話代行サービスとは？仕組みや選ぶポイントについて解説

電話代行なら「CUBEの電話代行サービス」

電話代行サービスは、自社の繁忙期だけではなく、流行りの感染症で病欠が多い時期や、退職者や休職者が重なった時、社員の外出が多い週、今後はしっかり昼休憩を取りたい、目の前の仕事に集中して取り組みたい、そんな短期間から長期間の悩みや課題解決にも大変役に立つサービスです。

CUBE電話代行サービスは、電話応対にかかる時間や人手などの課題解決に加え、社員の電話客対応の苦手意識やスキル不足の課題解決も行います。

2～3コールで明るく丁寧で安心感のある電話応対を行いますので、既存顧客の満足度や信頼度を向上させることができます。
オペレーターが1本1本の電話を大切に、迅速に、そして丁寧に応対するために、電話対応やビジネスマナーの教育や研修は約半年間(1020時間以上)行います。そして電話代行業界では珍しいと言われている「正社員オペレーター」として勤務することで、高い応対品質を保つことができるのです。
それでいて、利用料金は月額10,000円（税別）～というリーズナブルな料金設定のため、多くの方に継続的に利用していただいております。
少しでもご興味がある方は是非、お問い合わせください。
ご相談やご質問のみでも大歓迎です。

WEBでのお問い合わせはこちらから

オンライン個別相談の予約はこちらから

お電話のお問い合わせは
0120-888-108

まとめ

本記事ではPBXについて、仕組みや機能、種類や選び方のポイントなどをご紹介しました。
PBXの種類や提供企業によって特徴やメリット、そしてデメリットの内容は異なりますが、自社に合ったPBXサービスが見つかれば幸いです。

また、もし電話対応の効率化で課題を抱えている場合は、是非電話代行サービスも検討してみてください。
IP-PBXやクラウド型PBXのようにリモートワークにも役立つサービスです。
電話代行サービスは、導入にあたって工事は一切不要です。
そしてなにより、リーズナブルな料金で業務効率の向上と、CS・ESの向上を図ることができます。

株式会社 大阪エルシーセンター　CUBE電話代行サービスグループ

CUBE電話代行サービスでは、実際に電話応対をしているオペレーターが、電話代行サービスの魅力やビジネスに関する情報を発信しています。日頃の電話応対のノウハウや様々な業種の導入事例等、電話応対にお悩みの企業様や、電話代行を検討している方は是非ご覧下さい。