中小企業で働く方や個人事業主の方で、人手不足や業務効率化の課題がある、もしくは日々の業務で疲弊してる、リモートワークや今までとは違う働き方を検討しているという方に向けて、本記事では秘書代行サービスについてオススメやメリット、選び方をご紹介していきます。
秘書代行サービスと言っても、秘書代行サービスの提供企業によってサービス内容は大きく異なります。
そのため、本記事で紹介するオススメの秘書代行サービスをご覧になり、具体的にどのようなサービスがあって、どのような秘書代行サービスが自社に合うのかなど、今後の参考にしていただければ幸いです。
【目次】
秘書代行サービスとは
秘書代行サービスは、昭和40年代ごろに始まったと言われています。
「秘書代行サービス」と聞くと、会社の秘書として働いてくれるイメージを持ちますが、主には代表電話の一次応対を代理で請け負うサービスとして始まりました。
もう少し詳しくお伝えすると、昭和40年ごろに電話の転送装置が誕生したことがきっかけと言われています。
当時、転送装置を利用して会社の電話を自宅に転送し、家族に会社の受電対応をしてもらう人が増えていました。しかし、自宅であっても常に家族が受電できるというわけではないため、「会社の電話をしっかり受けてくれる人が欲しい」というニーズが高まりました。それをビジネスチャンスとして、秘書代行サービスという新しいサービスが誕生したという流れです。
現在では電話の一次応対以外にも、書類作成やスケジュール管理管理、メール返信や来客対応など、様々な業務を請け負ってくれる秘書代行サービスもあります。
電話代行サービスとの違い
秘書代行サービスのほかに「電話代行サービス」があります。この２つのサービスは基本的に呼び名が違うだけで、同じ意味で使われています。どちらも、電話の一次応対を行うサービスを指します。その他には「電話秘書代行サービス」という呼ばれ方もあります。
近年では、電話応対以外のバックオフィス業務も行うサービスやバックオフィス業務だけを行うサービスを「秘書代行サービス」として提供している企業もあります。
電話代行サービスについてもっと知りたいという方は、下記のページもぜひご覧ください。
電話代行サービスとは？仕組みや選ぶポイントについて解説
秘書代行サービスを利用するメリット
秘書代行サービスを利用するにあたって、具体的にはどのようなメリットがあるでしょうか。
本記事では、下記の4つのメリットをご紹介します。
・業務の効率化
・コスト削減
・業務の質の向上
・機会損失の防止
業務の効率化
秘書代行サービスを利用することで、受電対応にかかっていた時間を削減することができます。
そもそも受電対応は強制的に業務の手を止めて、電話相手に集中しなくてはなりません。電話が鳴れば鳴るほど「コア業務に集中したいのに出来ない」という状況を作り出してしまうため、業務効率は必然的に低下すると言えます。
しかし、秘書代行サービスを利用すれば、今までよりも時間に余裕ができるだけでなく、コア業務に集中することができるようになり、業務の効率化が図れます。
コスト削減
秘書代行サービスを利用すれば受電対応を外注できるため、特に電話対応が多い企業では、時間的にも人員的にも余裕が生まれます。
そのため、人手不足の企業であっても、電話対応が出来るスタッフを新たに雇う必要がなくなります。それは人件費の削減だけでなく、採用活動にかかる費用や、教育にかかる費用の削減にもつながると言えるでしょう。
また、自社社員とは違い、社会保険料や雇用保険料も発生しません。突然退職されてしまうリスクが無い点もメリットと言えるでしょう。
業務の質の向上
自社に電話対応が苦手なスタッフや、日々電話対応に追われているスタッフがいる場合、受電対応を外注することでストレスの軽減につながります。
電話に怯えることなく他の業務へ集中することができ、効率だけではなく業務の質も向上することが見込まれます。
また、秘書代行サービスの受電スタッフは、企業によって応対品質に差はあるものの、教育を受けたプロです。応対品質に自信のある企業の秘書代行サービスを選択することで、電話対応の質の向上も約束されると言えるでしょう。
機会損失の防止
秘書代行サービスは、継続的に利用することもできますが、「この日だけ」や「この数日間だけ」「この時間帯だけ」という利用方法も可能です。
たとえば、繫忙期のみの利用や、社内研修で受電ができない日、スタッフが複数名欠勤している日、もしくは昼休みだけ利用することもできます。
秘書代行サービスによっては、土日や夜間の対応や、多言語サービスも可能なため、どんなときでも新規顧客からの連絡を逃すことが無く、自社の機会損失の防止に大きく役立ちます。
秘書代行サービスを利用するデメリット
では、秘書代行サービスを利用する上でデメリットはあるのでしょうか。
考えうるデメリットを４つご紹介します。
・コミュニケーションの制約
・対応品質のばらつき
・カスタマイズ性の低さ
・セキュリティや機密情報のリスク
コミュニケーションの制約
秘書代行サービスを利用するには、WEBもしくは電話やメールでの申し込みです。そしてその後、メールやチャット、Zoom、電話などでサービス開始までやり取りを行います。
営業担当と対面して契約したり、対面して打合せしたりというシーンはないため、コミュニケーションの制約がどうしても発生してしまいます。
対面でのやり取りに慣れている方であれば、秘書代行サービスのスタッフとのやり取りに少し不便さを感じる可能性があります。
対応品質のばらつき
秘書代行サービスを提供する企業によって、応対品質に差があります。また、受電スタッフによってもどうしても応対品質に差が出てしまいます。
応対品質を気にしていない、あまり重んじていない秘書代行サービスと契約してしまうと、顧客や取引先への対応が気付かぬうちに悪くなってしまう可能性があります。最悪の場合は、クレームが入ることもあり得ます。
しかし、応対品質に自信や実績がある企業を選べば、多くの受電スタッフがいても一定水準以上の応対品質を保つことができます。
カスタマイズ性の低さ
秘書代行サービスは基本的には電話の一次対応のため、専門性の高い知識や特殊な対応に関しては、依頼をしても断られる場合があります。
カスタマイズの幅は秘書代行サービスを提供する企業やプランによっても異なりますが、どのような電話内容であっても秘書代行サービス内で解決してほしいと思う方には物足りなさを感じるかもしれません。
その場合は、費用は上がりますが、専門性の高い知識などに対応できるコールセンターに依頼する選択肢もあります。
セキュリティや機密情報のリスク
秘書代行サービスに受電対応を外注するにあたって、自社の大切な顧客情報や機密情報を共有する場合があります。たとえ電話の一次対応であったとしても、顧客名や取引先名などは知られることとなるでしょう。
しかし、十分なセキュリティ体制が整っていない電話代行サービスの場合、情報漏えいのリスクがあります。
HP等でセキュリティ面についての対策をしっかり記載している秘書代行サービスや、Pマークを取得している秘書代行サービスを選択することで、リスクを大幅に軽減することができます。
秘書代行サービスの対応業務
秘書代行サービスは電話の一次対応が主ですが、既述したように近年では電話応対以外のバックオフィス業務や秘書的なサポート業務も請け負う業者も増えています。
電話応対以外に、具体的にどのような業務を代行してくれるのかご紹介したいと思います。
・メール、チャット対応
・スケジュール管理
・来客・受付対応
・資料作成・文書作成
・リサーチ・情報収集
メール、チャット対応
メールやチャットは、文書に残すことができるというメリットがある反面、意味や意図が正確に伝わるようなわかりやすい書き方や、丁寧さが求められます。
複数届く顧客や取引先からのメールやチャットの問い合わせに対し、秘書代行サービスのスタッフがマニュアルやひな型を利用して、迅速かつ丁寧に返信を行うサービスです。
マニュアルやひな型は、前もって契約社との打ち合わせで用意されているものを使います。
メールの場合、送信した内容は契約社にも届くように設定されています。
スケジュール管理
電話で取引先から担当者の予定を聞かれることはよくあります。
そのようなときに、秘書代行サービスのスタッフが各担当者の日々のスケジュールを確認して返答するサービスです。
具体的には、「Aさんは今社内にいらっしゃいますか」と取引先に聞かれた場合、Aさんの本日のスケジュールを確認して「16時ごろまで外出しております」や、「15時ごろまで打ち合わせの予定でございます」、「本日は終日外出しており戻りがありませんが、明日10時には出社予定です」など、具体的な返答を迅速に伝えてくれます。
来客・受付対応
スケジュール管理のサービスと重複しているところもありますが、電話やメール、チャット等で顧客や取引先からアポイントの依頼があった際に、秘書代行サービスのスタッフが受付完了まで行うサービスです。
例えば、「○月△日の10時～予約をお願いします」や、「○月△日15時～Bさんと面談をしたいのですが」と依頼が入った場合に、予約表や面談表を確認して予約が可能かどうかを判断して対応します。
あわせて予約のキャンセルや、予約変更なども対応してくれます。
資料作成・文書作成
資料作成は必要な業務ながら作成完了までに時間がかかることが多く、複数の案件をかかえていると期日までに作り終えることが難しい場合もあります。
秘書代行サービスによって作成できる資料や文書は異なりますが、社外向けの提案書や企画書だったり、社内向けのマニュアルや研修資料だったり、その他、見積書や請求書なども作成してくれるところもあります。
原案や指示出しの必要はありますが、見やすく整理された資料や文書の作成を行うサービスです。
リサーチ・情報収集
ターゲットとなる顧客層のニーズやトレンド、動向を知るにはリサーチ業務が必要です。しかし、リサーチや情報収集を自社で行うには、専門知識を持った人材が必要なだけでなく、調査するための時間も発生します。
マーケティングリサーチや、アンケート調査なども請け負っている秘書代行サービスであれば、「リサーチの目的」「リサーチする期間」などを具体的に指示することで、代わりにリサーチ業務を行ってくれます。
秘書代行サービスによっては、詳細な分析結果や報告レポートまで行ってくれる場合もあります。
秘書代行サービスの料金相場
秘書代行サービスを提供する企業によって、様々なサービス内容があることがわかりました。
さて、そんな秘書代行サービスですが、料金相場はどの程度なのでしょうか。
受電の一次対応を行う秘書代行サービスでは、初期費用は0円～2万円程度、月額基本料金は1万円～8万円程度が相場と言われています。
金額に差があるのはいくつか理由があります。
1つ目の理由は、受電件数によってプランや月額基本料は異なるためです。基本的には、たくさん受電できるプランであれば、月額基本料は高くなります。逆に、受電件数は少なくて良いということであれば、月額基本料は安くなります。
2つ目の理由は、人件費です。秘書代行サービスで受電対応を行うスタッフの人数や、アルバイトスタッフなのか正社員スタッフなのかによっても異なります。また、夜間や休日の対応が可能な秘書代行サービスであれば、その分の人件費が発生するため、月額基本料が高くなります。
3つ目は、サービス内容です。受電の一次対応のみなのか、それともスケジュール管理を行いつつ電話対応をするのか、または多言語サービスは利用できるのかなど、サービス内容によって月額基本料が異なります。
秘書代行サービスの料金相場についてもっと詳しく知りたい方は下記の記事もご覧ください。
秘書代行サービスの費用相場はいくら？内訳から業務内容まで解説
秘書代行サービスおすすめ10選
秘書代行サービスについて解説してまいりましたが、実際にはどのような秘書代行サービスがあるのでしょうか。
本記事では、秘書代行サービスのおすすめを下記10社に絞ってご紹介します。
・CUBE電話代行サービス
・電話代行サービス株式会社
・電話代行サービスe秘書
・MKサービス
・フジ子さん
・CASTER BIZ アシスタント
・HELP YOU
・Remobaアシスタント
CUBE電話代行サービス
【特徴】
CUBE電話代行サービスは、受電対応を行う秘書代行サービスです。秘書代行サービス業界では珍しく、受電した電話を内線感覚でスマホに繋ぐ「応答後転送サービス」をすべてのプランでご提供しています。
受電内容の報告はメール以外にも、オプションにてLINEやSlack、Chatwork、LINEWORKS、GoogleChat、Teams報告をご用意しております。
電話の応対品質を常に高く保つため、オペレーターは、半年間の教育や研修を受けた正社員スタッフが対応します。さらに、オペレーターは入社後、「秘書検定」と「電話応対技能検定」を習得します。また、資格習得後も継続的な教育や研修を行うことで、高水準な電話応対品質を実現させています。
【対応業務】
受電対応…
一次対応、電話の取次ぎ、クレーム一次応対、スケジュール管理、予約受付、求人受付、注文受付、FAQ対応、英語対応
【料金プラン】
シンプルプラン 月額10,000円（税別）
スタンダードプラン 月額25,000円（税別）
受付代行サービス 月額 30,000円～（税別）
WEB受付代行サービス 月額50,000円～（税別）
英語対応プラン 月額15,000円～（税別）
【公式サイトへのリンク】
CUBE電話代行サービス
電話代行サービス株式会社
【特徴】
電話代行サービス株式会社は、受電対応を行う秘書代行サービスです。
プランによっては24時間365日対応が可能な点と、別途見積もりにはなりますがオーダーメイド制で電話対応が可能な点が大きな特徴と言えるでしょう。
セミオーダーメイドとして、「不動産業専門」などの業種別プランや、「クレーム対応専門」などの用途別プランもあります。
【対応業務】
受電対応…一次対応、クレーム一次応対、簡易受付対応
【料金プラン】
秘書代行・電話秘書プラン 月額 7,000円～（税別）
夜間休日電話代行プラン 月額 30,000円～（税別）
【公式サイトへのリンク】
電話代行サービス株式会社
電話代行サービスe秘書
【特徴】
電話代行サービスe秘書は、コールセンター大手のベルシステム24が運営しています。受電対応以外にも、メール代行やチャット代行、請求書作成代行、営業データ・資料等の作成代行などを行う秘書代行サービスです。
月の受電数が多い企業の対応も可能な点、プランによっては24時間365日の受電対応が可能な点も特徴と言えます。受電対応では、オプションにて多言語サービス（英語・中国語・韓国語）も提供しています。
【対応業務】
受電対応…
一次対応、FAQ対応、注文受付、求人受付、スケジュール管理、※（取次ぎ転送）、（多言語サービス）
※（ ）内はオプションサービス
その他…メール、チャット、請求書作成、営業データや資料の作成
【料金プラン】
スタンダートコース 月額 10,000円～（税別）
メッセージコース 月額 15,000円～（税別）
メール秘書／チャット秘書 月額3,000円～（税別）
オンライン秘書 2,400円～（税別）／時間
【公式サイトへのリンク】
電話代行サービスe秘書
MKサービス
【特徴】
MKサービスは電話応対を行う秘書代行サービスです。
あくまでも電話の一次応対を行うことで、シンプルかつリーズナブルな料金設定を行っています。
WEBのマイページにて、過去6か月間の受電履歴の閲覧や、月別や日別の受電件数をいつでも確認できるサービスが特徴です。
契約内容の変更や追加もマイページから行うことが可能です。
【対応業務】
受電対応…一次対応、※（注文受付）、（通話中電話転送サービス）
※（ ）内はオプションサービス
【料金プラン】
スモールプラン 月額 2,890円（税別）
ハーフプラン 月額 5,600円（税別）
スタンダードプラン 月額10,836円（税別）
【公式サイトへのリンク】
MKサービス
フジ子さん
【特徴】
フジ子さんは電話対応以外にも、オンラインアシスタント業務を行う秘書代行サービスです。パソコン業務であれば様々な代行ができます。
電話対応は、受電以外にも架電業務が行える点が特徴と言えるでしょう。架電対応ができる秘書代行サービスは少ないと言えます。電話対応に関しての料金やサービス内容の詳細は、HPから問い合わせる必要があります。
【対応業務】
受電対応…一次応対 ※その他の電話対応は要問合せ
その他…
経理業務（振込み、支払い補助、記帳、経費精算）・秘書＆総務業務（備品購入、予約、資料作成、リサーチ業務、翻訳、英語メール対応）・人事（給料計算、求人広告の出稿と管理、面接スケジュール調整、入社や退職の手続き、勤怠管理）など
【料金プラン】
PLAN20 月額 57,000円（税別）
PLAN30 月額 84,000円（税別）
PLAN50 月額120,000円（税別）
【公式サイトへのリンク】
フジ子さん
CASTER BIZ アシスタント
【特徴】
CASTER BIZ アシスタントは、受電対応以外にも幅広い代行業務を行う秘書代行サービスです。フルリモート企業で初の上場企業という特徴があります。
基本プランや提示している代行業務以外でも、カスタマイズプランとして依頼することも可能です。助成金・補助金サポートプランなどの特化型プランもあります。
【対応業務】
受電対応…一次応対 ※その他の電話対応は要問合せ
その他…
経理業務（経理記帳、請求書・領収書発行、紙伝票データ化）・秘書業務（アポイント調整、メール対応、予約手配、資料作成、リサーチ）・人事（求人票作成・更新、応募者対応、面談日程調整、勤怠管理）・翻訳など
【料金プラン】
STARTER 月額 37,000円～（税別）
BASIC 月額 120,000円～（税別）
【公式サイトへのリンク】
CASTER BIZ アシスタント
HELP YOU
【特徴】
HELP YOUは、オンラインでの代行業務を行う秘書代行サービスです。受電対応については記載がありませんので、HPより問い合わせる必要があります。
他の秘書代行サービスはチームで取り組むことが多い中、1名専属プランが存在する点が特徴です。契約時に指名したアシスタントに日々サポートしてもらうことが可能です。
【対応業務】
受電対応…一要問合せ
その他…
営業業務、秘書業務、翻訳、経理、人事、マーケティング、広報、資料作成など
【料金プラン】
チームプラン 月額 100,000円～（税別）
1名専属プラン 月額 150,000円～（税別）
【公式サイトへのリンク】
HELP YOU
Remobaアシスタント
【特徴】
Remobaアシスタントはリモートアシスタント代行を行う秘書代行サービスです。電話対応についてはHPに記載がありませんので、直接問い合わせる必要があります。
料金プランは基本的には１つのみで、契約期間によって料金が異なります。土日や夜間の業務も、オプションサービスにて対応が可能です。
【対応業務】
受電対応…一要問合せ
その他…
営業事務、労務、庶務、秘書業務（スケジュール調整、メール対応）、データ入力、データ編集、WEBサイト運用、リサーチ調整など
【料金プラン】
ロングプラン 月額 90,000円（税別）
スタンダートプラン 月額 96,000円（税別）
【公式サイトへのリンク】
Remobaアシスタント
秘書代行サービスの選び方
おすすめの秘書代行サービスをご紹介しましたが、様々な秘書代行サービスがありすぎて選べない！という方もいらっしゃいます。
自社に合った秘書代行サービスを選ぶためには、下記5つのポイントをおさえておくことをおすすめします。
・依頼したい業務内容
・応対品質
・費用
・信頼性
・対応時間とサポート体制
依頼したい業務内容
まずは自社で依頼したい業務内容を明確化しておくことが大切です。
電話対応のみを依頼したいのか、メール返信や書類作成を依頼したいのか、もしくはもっと別の業務を担ってほしいと考えているのかなど、具体的に依頼したい業務を書き出してみることをおすすめします。
依頼したい業務内容を明確にしないまま契約をしてしまうと、ニーズとは違うサービスの提供を受けてしまう可能性が高まります。
もし、何をどこまで依頼していいのかわからない場合は、電話やメールで秘書代行サービスに相談してみる方法もあります。
しっかりとヒアリングしてくれるかどうか、また、明確でわかりやすい返答や提案、アドバイスなどを行ってくれる秘書代行サービスであれば安心です。
応対品質
電話応対とは、企業の印象を決定付ける大切な業務です。明るく元気な挨拶や親切丁寧な電話応対の企業と、小さな声でぼそぼそと話し、相槌が無く気だるげな電話応対の企業と、どちらの印象が良いかは明白です。
電話応対を外注するのであれば、電話の応対品質が良いところを選ぶことをおすすめします。
電話以外でも、例えばメール返信やチャット返信代行などを依頼するのであれば、文章力もチェックポイントと言えます。
トライアル期間や保障サービスがある秘書代行サービスをなるべく選び、自社に電話をかけてみて、どのように電話を受けているのかを実際にチェックしてみると良いでしょう。
費用
まずは自社の予算とも照らし合わせながら、料金の確認を行う必要があります。
秘書代行サービスによって料金は異なりますが、すべての料金において他社よりも破格に安い場合は注意が必要です。
安い理由として、人件費や、スタッフの教育や研修にあてる金額、その他設備やシステム費など、何かを削っている可能性があるからです。
費用とサービス内容、応対品質など、総合的に判断する必要があります。
また、基本料金は安いけれどもオプション料金は高い場合や、初期費用は安いけれども基本料金が高い場合などもありますので、基本料金以外の料金面もチェックが必要です。
信頼性
契約前であっても、その企業に信頼できる面があればあるほど、今後の付き合いの安心感が違います。たとえば、HPに書かれている企業のモットーや、実際に働く秘書代行サービスのスタッフの印象や人柄も大切です。
しかし、もう1点、秘書代行サービスにおいて信頼性においてかかせないのは、セキュリティ面です。
検討している秘書代行サービスの企業が、情報漏えい対策を具体的にどのように行っているのか確認しておくことをおすすめします。
スタッフのセキュリティ教育はどのように行っているのか、セキュリティ認証は取得しているのかなど、事前にチェックしておきましょう。不明な場合は、直接問い合わせてみても良いでしょう。
対応時間とサポート体制
秘書代行サービスの対応時間と、自社の営業時間があまりにも異なっている場合、コミュニケーションがとりにくくなってしまいます。ある程度は自社の営業時間や、希望する対応時間が叶う秘書代行サービスを選択する必要があります。
また、サポート体制があるか無いかでは、いざという時の安心感が全く違います。秘書代行サービスによっては、連絡手段がメールやWEBチャットのみで、対応できる時間帯が短く限られている場合もあります。
契約後も相談は行えるのか、また、秘書代行サービスからも提案などは行ってくれるのかを確認しておくと良いでしょう。
まとめ
本記事では、秘書代行サービスのメリットや選び方、具体的な秘書代行サービス提供会社のご紹介をしてきました。
電話秘書サービスによって、強みや特徴、価格設定など様々ですが、自社に合ったサービスを利用することができれば、仕事の業務効率が上がったり、顧客満足度が向上したり、スタッフのストレスが軽減したりと、数多くのメリットがあります。
CUBE電話代行サービスでは、受電対応に特化したサービスをご提供しています。特に応対品質にはこだわりを持ってオペレーターの教育や研修を行っています。
もし自社の電話応対に少しでも課題やお悩みがある場合は、是非お気軽にお問い合わせください。お待ちしております。
WEBでのお問い合わせはこちらから
オンライン個別相談の予約はこちらから
お電話のお問い合わせは
0120-888-108
