クラウドPBXが普及し始めていますが、企業のオフィスでは依然、固定電話を利用している企業が多く存在します。
クラウドPBXに移行した場合でも、クラウドPBX用の固定電話を導入している企業もあります。
固定電話を設置している理由として、昔からの慣習で何となく…という場合もあるでしょう。
他には、『市外局番のついた固定電話番号を持つことは、ビジネスにおいて周りの信頼度を上げる』ということも大きな理由の１つと言えます。
しかし、働き方が多様化している現代では、在宅勤務やテレワーク、長時間の外出などで、オフィスに固定電話があっても受電できる人間が社内にいない…ということが起こっています。
【目次】
電話転送とは何か
さて、そんなときに役立つサービスに「電話転送」というものがあります。
電話転送とは、かかってきた電話を予め指定しておいた別の電話機器へ着信させるサービスです。
例えば、企業の代表電話宛にかかってきた電話は、本来はオフィス内の固定電話機が着信します。それを、予め転送先として指定しておいた外出中の社員のスマホに着信させることができます。
電話転送はビジネスフォンや一般の固定電話機にサービスや機能の１つとして付随している場合もありますが、もしそうでなくとも、利用しているNTTやKDDI、ソフトバンクなどの電話会社がオプションサービスとして提供している場合もあります。
冒頭でもお伝えした通り、働き方が多様化している今、電話転送を利用する企業は増えていると言えるでしょう。
電話転送のメリット
電話転送を導入するメリットには、下記のようなものが挙げられます。
・外出先でも受電できるため、新規顧客からの機会損失を防ぎやすい。
・顧客や取引先に「連絡がつかない」という不安感を抱かせにくい。
・顧客や取引先とのやり取りに迅速に対応できる。
・緊急の連絡があった際に対応しやすい。
・オフィスに戻ってから折り返しの電話をかけるよりも、効率的に働くことができる。
・電話番が不要になるため、人件費を削減できる。
電話転送の5つの種類
電話転送の方法には具体的に5つほど種類があります。
どのような転送方法があるのか？自社にはどの方法が合うのか？の、検討材料になれば幸いです。
【方法1】交換機の転送機能を利用する。
【方法2】利用中の電話会社の転送サービスを利用する。
【方法3】クラウドPBXを導入する。
【方法4】電話代行サービスを導入する。
【方法5】電話転送アプリを利用する。
スマートフォンへの着信を転送するAndroid用アプリです。
スマホに電話転送のアプリをダウンロードして設定しておくことで使用できます。
付属のウィジェットを使用すると、ホーム画面から直接通話転送を切り替えることができます。
固定電話を転送する方法とは
電話転送の方法を具体的に5つ紹介しましたが、オフィスの固定電話を転送するにあたっては、【方法5】の「電話転送アプリをインストールして電話転送する」方法は使えません。
本記事では「固定電話を転送する方法」に焦点を当てて、もっと詳しくご説明したいと思います。
【方法1】交換機の転送機能を利用する
家庭用の電話機ではなく、企業が導入しているビジネスフォンは、オンプレの交換機が設置されています。
ほとんどの交換機で着信転送ができる機能がついています。
既に導入している交換機の機能を利用するため、転送時の通話料以外の料金は負担がないことがメリットです。
デメリットとしては、転送時のコール音が切り替わることです。違和感を持つお客様もいるでしょう。
転送時に100%受電が出来れば問題ありませんが、スマートフォンなどに転送設定しておいても、圏外のアナウンスや、その他、携帯電話の留守番アナウンスでの対応になれば、CSは確実に落ちます。
また、必ず着信と転送時の発信で2回線（又は２チャンネル）以上必要な点も注意点です。
【方法2】利用中の電話会社の転送サービスを利用する
電話機に転送機能が搭載されていなくとも、心配する必要はありません。
一般的な家庭の固定電話であっても、ビジネスフォンであっても、多くの電話会社で転送サービスが提供されています。
たとえば、NTT東日本・NTT西日本であれば「ボイスワープ」というサービス名称です。
Softbankであれば「多機能転送サービス」というサービス名称です。
メリットは、1回線（１チャンネル）でも転送することができることです。
また、オンプレの交換機とは異なり、外出先でも転送先の変更が出来ることもメリットです。
転送方法が無条件転送と無応答転送があります。
無応答転送は、転送の切替が面倒な方が利用されることが多いのですが、事務所の固定電話を数コール鳴らして受電しない場合に転送する設定です。
一見便利に感じますが、転送先が話中の場合にコールが鳴ってからいきなり切断されることがあり、新規問合せ時などには特に顧客へ不安を感じさせてしまう方法です。
また、交換機の転送と同じようにコール音も切り替わります。
もう一つの設定として無条件転送があります。
切替は面倒ですが、CSを一番に考える企業はこちらを導入しています。
電話会社の局内で転送されるため、コール音は変わりません。
また、転送先が話中時にも、すぐに話中音が流れるので自然です。
但し、どの方法でもスマートフォンに転送している場合は、圏外やその他アナウンスが流れるので新規顧客や既存顧客、取引先は不安を感じるでしょう。
【方法3】クラウドPBXを利用する
クラウドPBXとは、オンプレの交換機機能をインターネット上に構築する方法です。
クラウドPBXの場合、電話の転送先は社員のスマホ、PC、タブレットなど、インターネット回線がつながっている機器であれば、電話でなくても良いという点が特徴と言えるでしょう。
クラウドPBXを導入すれば、電話転送機能が利用できます。
既存のビジネスフォンのリース契約切替時であれば良いかもしれませんが、ハードルは高いと言えます。
現在利用している電話番号を引き継げないケースもあるため、確認が必要です。
また、通話音質にも注意が必要です。
音質の良い大手企業が提供するクラウドPBXは、導入費は安いですが、トータルではコスト高となるケースが多く、ベンチャー企業が提供するクラウドPBXは低価格ですが音質に問題があるケースがあるためです。
提供開始時は利用企業が少なく通話音質が良かったのに、利用企業が増えた際に通話音質が極端に悪くなったという業者の例もあります。
メリットとしては、アプリで対応するため、転送時の通話料負担がないことです。
話中時には話中のコール音を流したり、IVRとセットのクラウドPBXであれば、別途設定したアナウンスを流せることもメリットと言えるでしょう。
【方法4】電話代行サービスを活用する
単独では利用出来ません。
【方法１】～【方法３】とのハイブリッド利用になります。
【方法１】～【方法３】の方法は、全て転送先の切替が随時必要です。
月曜日は担当〇〇へ、火曜日は担当△△へ、そして事務所に在席時は転送解除などなど。
また、転送先の担当者が受電出来ないケースには、圏外のアナウンスや携帯電話の留守番電話アナウンスの対応になり、結局は新規顧客を不安にさせたり、企業のブランドイメージを低下させたりしてしまいます。
電話代行サービスを利用することで、電話転送はさらに効率的になります。
そして、ただ電話を社員へ転送するよりも、顧客や取引先に好印象を持ってもらうことが可能になります。
従来と異なり、最新の電話代行サービスは、電話交換手、秘書、カスタマーセンターの1人3役を果たします。
担当者のスマートフォンへ内線感覚で取り次ぎし、新規顧客や既存顧客へ迅速な対応が出来ます。また、秘書のように伝言を受ける時には、社長や各担当者のスケジュールに合わせた対応をします。
商品の問合せや、採用の問合せに関しては、前もってＱ＆Ａを登録しておけば、その通りに対応し、Microsoft Teams、LINEWORKS、Slackなどに報告をもらえます。
電話代行サービスのオペレーターが確実に電話応対を行ってくれるため、社員のスマートフォンへ電話を転送して受電を行うよりも、顧客や取引先を待たせることなくスムーズなコミュニケーションを取ることができるのです。
デメリットは料金です。
しかし、コール数が少なければ月1～3万円程度で導入できるため、自社社員が電話対応に取られる時間単価を考えれば、安いと言えるのではないでしょうか。
固定電話を転送する際の注意点
固定電話を社員のスマートフォンに転送することは大変便利な機能ではありますが、注意しなければならない点もあります。
本記事では下記３つの注意点をご紹介します。
・転送する電話を選べない
・転送が機能しない場合がある
・転送先で対応が出来なくても費用が発生する
転送する電話を選べない
転送電話は、代表電話にかかってくるすべての電話が転送されます。
そのため、営業電話や間違い電話に関しても、転送先に指定した社員のスマホへ転送されてしまいます。
また、転送先の社員が担当ではない用件ももちろん転送されてしまうため、対応できない用件は折返しの対応や、伝言を承る対応を取るほかありません。
しかし、スマホで会話をしながらメモを控えるという行為は外出先では難しい場面が多く、転送先の社員の負担は大きくなってしまいます。
転送が機能しない場合がある
せっかく社員のスマホに電話転送を行っていても、その社員が移動中であったり、打合せ中であったり、電話が鳴っていることに気がつかなかったりすると、結局は「コールが鳴りっぱなし」もしくは「スマホの留守番電話メッセージにつながる」ということが起こります。
電波状況によっては、圏外のアナウンスが流れるということもあり得るでしょう。
社内不在時の対応として転送電話を行っているにもかかわらず、転送先の社員の状況次第ではあまり意味をなさないということになってしまうのです。
転送先で対応が出来なくても費用が発生する
電話転送は、架電者側も受電者側も通話料が発生します。
そのため、電話転送先のスマホで受電ができなかったとしても、留守番電話メッセージが流れると通話扱いとなって通話料が発生します。
さらに、電話転送の機能自体に月額使用料がかかる場合、出先で転送電話をまったく受電ができない月があったとしても、月額使用料は変わらず発生します。
電話転送の料金相場
電話転送にかかる月額使用料や工事費は、おおよそいくらくらいかかるのでしょうか。
ビジネスフォンに既に転送機能がついている場合は、別途で月額料金や工事費が発生することはありません。
しかし、ビジネスフォンに転送機能がついていない場合や、オフィスで使っている電話機が家庭用の場合、電話転送を行うために新たにビジネスフォンを購入して工事を行うよりも、利用中の電話会社の転送サービスを利用する方が圧倒的に安いと言えます。
本記事では、利用中の電話会社の転送サービスを利用する場合以外にも、クラウドPBXの転送機能を利用する場合の料金相場をまとめました。
| 電話回線を利用した
電話転送 |
IP電話での回線を利用した
電話転送 |
クラウドPBX | |
| 月額使用料 | 500円～800円 | 無料～500円 | 500円～2,000円
／1アカウント |
| 設置費・工事費 | 無料～700円 | 無料～700円 | 無料 |
クラウドPBXの場合、社員のスマホやネット機器は内線転送扱いで利用できるため、設置費や工事費がかからないことはもちろん、月額使用料も「電話転送」のみでいえば無料です。
しかし、転送先のスマホを内線化するためのアカウント料金は月額で発生します。アカウントの数が多ければ多いほど、月額使用料は上がる仕組みです。
電話代行なら「CUBEの電話代行サービス」
電話代行サービスであれば電話転送を利用してより効率的に、そして顧客や取引先の印象を良くすることができます。
転送先を電話代行サービスにしておくことで、オペレーターが2～3コールで受電してくれます。
折り返しの案内も伝言の預かりも行ってくれるため、出先で自社の社員がメモを取る必要もありません。
更にCUBE電話代行サービスでは、前もって指示があれば「外出応対」や「打ち合わせ中応対」のみならず、内線感覚で電話をスマホに繋ぐこともプラン内で可能です。「この時間帯なら受電できる」というタイミングを日々教えていただければ、指定された時間内のみ電話を転送いたします。
もちろん、営業電話や間違い電話は電話転送しませんので、効率的に働くことができます。
他には、複数の担当者が在籍されている場合でも、名指し人ごとに電話転送や外出応対を変更して対応することもできます。
例えば、Aさん宛は外出応対、Bさん宛は電話転送など、担当者別に臨機応変に対応します。
また、CUBE電話代行サービスのオペレーターは、約6か月間（1020時間以上）の研修やOJT教育を受けており、秘書検定や電話応対技能検定を取得した正社員で構成されています。しっかりとした教育を受けたプロのオペレーターだからこそ、常に笑声で印象良く応対することができるのです。
少しでも気になった方は、どうぞお気軽にお問い合わせください。
ご相談のみも大歓迎です。
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0120-888-108
まとめ
本記事では、固定電話を転送する方法をご紹介しました。
そしてご紹介した固定電話を転送するメリットを残しつつ、注意点をフォローする方法の１つに「電話代行サービス」の利用があります。
転送電話を特定の自社社員が受電するというやり方は、やはり個人への負担が大きくなりすぎる可能性があります。
移動や取引先との打ち合わせが無いリモートワーク中の社員であったとしても、昼休み時間などを含めてずっとスマホを気にして受電対応を行うことになってしまいます。
電話代行サービスであれば、電話対応のことは気にせずにコア業務に取り組むことができます。
また、同時に取引先や顧客に「また留守番電話メッセージにつながった‥」などとガッカリさせることもなくなります。
CUBE電話代行サービスは、応対品質にこだわってオペレーター教育を行っておりますので、顧客や取引先にもしっかりと好印象を与えることができます。
CUBE電話代行サービスを利用してから実際に売り上げが伸びた方、新規顧客獲得につながった方、大きな依頼を受けた方、取引先にお褒めの言葉をもらった方など、たくさんのお喜びの声をいただいています。
電話転送をお考えの方は是非、CUBE電話代行サービスもあわせてご検討ください。
契約は考えてないけれど話を聞いてみたい、という方もお気軽にお問い合わせください。お待ちしております。
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