忙しい弁護士必見！業務負担を軽減し効率を上げる方法とは？

【目次】

弁護士はなぜ忙しいのだろう？

弁護士は、一般的に「忙しい」「激務」と言われる職業の一つです。

以下では、弁護士の忙しさを生む主な要因について詳しく見ていきましょう。

多岐にわたる業務内容

弁護士業務は、裁判や契約書などの書面作成だけでなく、法律相談やクライアントの交渉代理、さらには法改正への迅速な対応と多岐にわたります。

こうした幅広い業務範囲により、専門知識だけでなく対応力や応用力、コミュニケーション能力なども求められるため、弁護士業務にかかる負担は非常に大きなものになります。

複数案件の同時進行

弁護士が担当する案件は、単独で進行することはほとんどなく、複数の案件を同時並行で進めるのが一般的です。一つの案件に集中したくても、期日の迫った裁判の準備や新規相談などが次々と舞い込みます。タスクを並行管理しながら、効率的に進めなければなりません。

クライアントの突発的な相談対応

弁護士業務の多くは、クライアント側の都合に合わせることも多いため、突発的な相談や緊急の対応が日常的に発生します。休日に対応を求められるケースも多いため、スケジュールが変則的になり、気付けば勤務時間が長時間化してしまうことも少なくありません。

弁護士の忙しさを解消する業務効率化の重要性

弁護士が抱える多忙な日々を改善するには、業務効率化が欠かせません。

一度業務全体を見直し、効率的に進める仕組みを整えることで、負担を軽減しながらもクライアント対応の質を維持することが可能となるでしょう。以下では、業務効率化がもたらすメリットや非効率に陥りやすいポイントについて解説します。

業務効率化がもたらす3つのメリット

弁護士業務を効率化することで、具体的には以下のような3つのメリットが生じます。

・時間の有効活用

業務効率化により、日々の雑務や突発的な対応を軽減することができれば、弁護士が本来集中すべき裁判準備やクライアント対応などに時間を割くことができます。

・クライアント満足度の向上

業務効率化により、迅速でミスの少ない対応が可能となれば、クライアントからの信頼を高めることにつながります。

・心身の健康を維持

業務効率化に成功すれば、過度な残業や休日出勤を減らし、ワークライフバランスを整えることができます。弁護士自身の健康維持や長期的なキャリア形成が実現するでしょう。

忙しい弁護士が陥りがちな非効率的な働き方とは？

忙しい弁護士は、気づかないうちに非効率的な働き方に陥ることがあります。

例えば、案件の負担が個人に集中しすぎているケースです。忙しすぎるために、他の弁護士や事務職員と情報が共有されないまま進行する中で、急な予定変更や不測の事態に対応できず、業務が停滞してしまうことがあります。また、タスクの優先順位が曖昧なまま進めることで、緊急性の低い業務に時間を割き、結果的に重要な案件への対応が後回しになりがちです。

このような状況が続けば、クライアント対応の遅れだけでなく、弁護士自身の負担増加や健康への悪影響にも繋がりかねません。業務効率化を意識し、働き方を改善する必要があります。

電話代行サービスが弁護士業務にもたらす効果

弁護士業務の多忙さを軽減する手段として、電話代行サービスの導入がおすすめです。

以下では、電話代行サービスがどのように弁護士業務をサポートするのかをご紹介します。

問い合わせ対応の負担を軽減

弁護士事務所では、クライアントからの問い合わせ電話だけでなく、営業電話や突発的な相談にも対応を求められます。電話代行サービスを導入すれば、教育を受けたプロのオペレーターが弁護士に代わって用件を丁寧にヒアリングし、状況に応じて報告します。

対応可否の選択で容易なスケジュール管理が可能に

電話代行サービスでは、弁護士のスケジュールや状況に合わせて柔軟に対応を変更することができます。例えば、裁判や打ち合わせで電話に出られない場合には「外出対応」にて伝言を受け取り、急を要する連絡のみ携帯電話に転送する設定が可能です。

優先順位を反映した対応によって、重要な連絡を見逃す心配がなくなります。営業などの不要な電話対応に時間を奪われることもなくなり、業務全体の効率が向上するでしょう。

繁忙期でも新規顧客を逃さない

弁護士の繁忙期は突然訪れます。そんな中、新規の問い合わせ対応が遅れることで顧客を逃してしまうケースもあります。受電応答率の高い電話代行サービスであれば、繁忙期であっても新規顧客の取りこぼしを防ぐことができます。

特に、初めて相談するクライアントは焦っていることが多いため、少しでも対応が遅れればすぐに他の事務所を探してしまいます。電話代行サービスによって繁忙期でも受電応答率を維持できれば、結果的に新規顧客からの受任率の向上にもつながるでしょう。

CUBE電話代行サービスが提供する「My Team108」は、業界トップレベルの受電応答率98％を常に維持できる体制を整えているためおすすめです。

弁護士が電話代行サービスを導入する際の選び方の基準

電話代行サービスは、導入にあたって適切なサービスを選ばないと、かえってトラブルや信頼の低下を招くこともあります。以下では、サービス選定時に確認すべきポイントや弁護士向けの特化プランの重要性、失敗を避けるための注意点について詳しく解説します。

サービスを選ぶ際に確認すべきポイント

電話代行サービスを選ぶ上で重要なのは、自分がサービスを利用したい理由を明確にすることです。今回のケースでいえば、「業務を効率化したい」という理由に合致したサービスを探す必要があります。弁護士が業務効率化を図る上で、特にコア業務に集中できる環境を整えたいのであれば、柔軟な電話対応が可能な「スケジュール対応」を提供している電話代行サービスを選択するのがおすすめです。

弁護士業務に特化したプランがおすすめ

弁護士業務には業界特有の専門用語やニーズがあります。

例えば、裁判所や弁護士会からの連絡に対応できるだけの知識や、専門用語を正確に理解して伝言できるスキルが求められます。そのため、一般的な電話代行サービスではなく、弁護士業務に特化したプランを提供している電話代行サービスを選ぶことが重要です。

導入で注意したい失敗例と回避策

電話代行サービスの導入に失敗した例として、応答品質が低くクライアントの信頼を損なうケースがあります。例えば、冷たい対応や敬語が適切でも心がこもっていないと感じられる対応は、弁護士事務所の印象を悪くする原因となります。このようなトラブルを避けるためには、オペレーターの対応品質や教育体制を事前に確認しておく必要があります。

また、料金体系が不明瞭なサービスを選んでしまい、想定外のコストが発生する事例もあります。月額料金だけでなく、通話料や追加オプションの費用についても確認しましょう。