【目次】
出張相談が弁護士業務にもたらすメリット
まずは、出張相談が弁護士業務にもたらす具体的なメリットについて見ていきましょう。
出張相談を利用する依頼者のニーズに応えられる
出張相談は、依頼者のさまざまな状況に応じて弁護士業務を提供することができます。例えば、高齢者や障がい者の方、介護施設に入所している方など、外出が困難な方にとって、弁護士の訪問による相談は大きな助けになるでしょう。
また、自宅にいる家族全員で弁護士の話を聞きたいという要望をお持ちの方も多くいらっしゃいます。出張相談を通じ、こうした依頼者のニーズに応えることが、新規顧客獲得や顧客満足度の向上につながります。
出張相談は新規顧客獲得につながる
出張相談を導入することで、新たな顧客層にリーチできる可能性が広がります。
特に、遠方に住む依頼者や、移動が制限される環境にある方々は、従来の法律事務所に訪問する形式では対応が難しい場合があります。
このような顧客に向けて「自宅や施設でも相談可能」とアピールすることで、これまで接点を持てなかった層との関係構築が可能になります。また、弁護士が積極的に依頼者のもとへ足を運ぶ姿勢は、信頼感を高め、口コミや紹介の増加にもつながるでしょう。
出張相談の導入で差別化が図れる
弁護士間の競争が激化する中で、出張相談の提供は大きな差別化要因です。
他の事務所が対応できないニーズに応えることで、「選ばれる弁護士事務所」としての地位を確立できるでしょう。また、訪問時の対応力や配慮、目立たない服装や適切な相談場所の提案など、細かな点への配慮により、弁護士のブランドイメージも高まるでしょう。
弁護士の出張相談による課題と電話代行サービスの必要性
出張相談は、依頼者の多様なニーズに応える手段として有効ですが、実施するにはスケジュール管理や電話対応といった業務面での負担が大きくのしかかります。
以下では、弁護士が出張相談を行う際に直面する主な課題と、それを解決に導く電話代行サービスの必要性について解説します。
出張相談で直面する問い合わせ対応の負担
出張相談に応じる場合、どうしても事務所からは離れなければなりません。
弁護士が事務所不在のタイミングで問い合わせが集中したり、緊急案件に対応できなかったりとなると、対応漏れやトラブルに発展するおそれがあります。こうした状況を放置していると、いずれ顧客満足度は低下し、結果的に依頼者を失うリスクが高まります。
煩雑なスケジュール管理の課題をどう解決するか
出張相談を実施するには、綿密なスケジュール管理が不可欠です。
しかし、複数の依頼者と日程調整を行う中で、予定が重複したり、急なキャンセル対応が必要になったりするケースも少なくありません。また、弁護士自身が調整業務に追われ、コア業務に集中できない状況が生まれることもあります。
特に、急な依頼や遠方への出張が発生する場合には、時間的な制約がさらに厳しくなります。スケジュール管理の課題を解決するためには、事務員の増員が望ましいですが、人件費などの問題が生じることから、外部サポートも視野にいれるべきです。
顧客満足度を高めるために必要なサポートとは
顧客満足度を維持・向上させるためには、問い合わせに迅速かつ適切に対応し、依頼者が抱える不安や疑問を、可能な限り早いタイミングで解消することが重要です。
こうした状況下で有効なのが「電話代行サービス」です。電話代行サービスを導入することで、弁護士の業務負担を軽減しつつ、問い合わせ対応の質を向上させることが可能です。
たとえば、弁護士が不在であっても、対応漏れを防ぐことができます。また、急なスケジュール変更があったとしても、即座に弁護士宛に連絡することが可能です。
弁護士が電話代行サービスを導入するメリット
電話代行サービスは、弁護士が抱える業務負担を軽減しつつ、顧客対応の質を向上させる強力なサポートツールです。以下では、導入時の具体的なメリットについて解説します。
問い合わせ対応をプロに任せる安心感
弁護士事務所にかかってくる電話は、新規顧客からの相談も含まれています。良い印象をもってもらうためには、最初の窓口となる電話対応が重要です。
電話代行サービスを導入することで、秘書検定や電話応対技能検定を持つプロが対応し、初めて電話をする方に安心感を与えることが可能です。
業務効率化と新規顧客の取りこぼし防止
裁判所への出廷や出張相談中だけでなく、事務員が不在の時間帯であっても電話対応をカバーできるのもメリットの1つです。また、電話代行サービスを活用することで、営業電話などの不要な対応に時間を取られることなく、必要な電話のみ優先して対応できます。
通常、新規顧客からの相談はスピーディーな対応が求められる場面が多く、対応の遅れは信頼損失につながる可能性があります。電話代行サービスの高い応答率を活用すれば、新規受任案件を取りこぼすリスクを大幅に軽減し、受任率向上にもつながるでしょう。
出張相談と連携することで実現する効果的な集客
出張相談を行う際、弁護士は依頼者との面談に集中する必要がありますが、並行して事務所の電話対応も欠かせません。電話代行サービスを導入すれば、相談中の電話対応をプロに任せることができ、相談者の不安を和らげることができます。
また、出張相談の予約などを電話代行サービスに任せることで、顧客とのスムーズな連絡が可能になり、結果として効果的な集客が実現するでしょう。
弁護士が電話代行サービスを選ぶ際のポイント
電話代行サービスを効果的に活用するには、自分の事務所のニーズに合ったサービスを選ぶことが重要です。以下では、選定時に注目すべきポイントを詳しく解説します。
サービス内容と対応力のチェック
電話代行サービスを選ぶ際は、提供サービスの内容と対応力を確認することが重要です。
例えば、秘書検定や電話応対技能検定を取得したスタッフが対応し、専門用語や相談内容を正確に理解し、顧客に安心感を与えられるかを確認しなければなりません。
出張相談に適したプランを見つけるコツ
出張相談を行う弁護士には、スケジュールに合わせた柔軟な対応ができるプランがおすすめです。例えば、出張中は「外出対応」を利用し、その場で電話に出る必要をなくし、事務所に戻った後に折り返し対応できるようなプランが良いでしょう。
また、プランの料金体系も確認が必要です。電話対応量が少ない事務所の場合は、回数制限のあるシンプルなプランから始めるのも良い選択です。
信頼できる電話代行サービスの選定基準
信頼性の高い電話代行サービスを選ぶには、以下の基準を参考にしてください。
・受電応答率の高さ
応答率が低いサービスでは、重要な電話を取り逃す可能性があります。
CUBE電話代行サービスが提供する「My Team108」では、受電応答率98%と高い応答率になっているため、安心して任せることができます。
・機密情報の保護
法律事務所では機密性の高い情報を取り扱うことが多いため、プライバシーマークを取得しているなど、情報保護体制が整ったサービスが適しています。
・柔軟な対応
弁護士業界特有のニーズに応じて、スケジュールや顧客状況に合わせた対応が可能であることが重要です。利用するのであれば、「My Team108」のように弁護士業務に特化した電話代行サービスがおすすめです。
まとめ
出張相談は、弁護士が新規顧客を獲得し、依頼者のニーズに応えるための効果的な手段です。その一方で、問い合わせ対応やスケジュール管理などが課題となる場合もあります。電話代行サービスを活用することで、こうした課題を解決し、業務効率化と顧客満足度の向上を同時に実現しましょう。
CUBE電話代行サービスでは、弁護士・法律事務所向け電話代行サービス「My Team108」を提供しています。出張相談時の電話対応にお悩みの方は、ぜひご相談ください。
