【目次】
英語の電話の取り次ぎの際に使うフレーズ
「英語の電話対応に慣れておらず苦手意識をもっている」という人は多いでしょう。しかし、電話の取り次ぎに使うフレーズはある程度決まっているので、定番フレーズを覚えておくだけでも取り次ぎがかなりスムーズにできるようになります。ここで、英語の電話の取り次ぎの際の定番フレーズをご紹介します。
相手の会社名と名前を聞くときのフレーズ
電話を受けたら、まずは相手の名前や会社名を聞きましょう。
[例文]May I have your name and company name, please?
お名前と会社名を伺えますか？
名前を尋ねる際は、スペルも聞いておくことをおすすめします。
[例文]How do you spell your name?
お名前のスペルを教えていただけますか？
用件を聞くときのフレーズ
名前や会社名がわかったら、次は用件を伺います。
[例文]How may I help you?
どのようなご用件でしょうか？
誰に電話を取り次ぐか確認するときのフレーズ
担当者名を尋ねるときは、次のようなフレーズを使います。
[例文]Whom are you trying to reach?
誰におかけですか？
担当者につなぐときのフレーズ
担当者が電話に出られる状態であることが確認できたら、電話の取り次ぎを行います。
[例文]I will transfer you to the person in charge. Please hold for a moment.
担当者におつなぎします。少々お待ちください。
担当者が電話に出られないときのフレーズ
外出中や電話中などで担当者に取り次ぎができないときは、以下のようなフレーズを使います。
[例文]I’m afraid he(she) is out now.
恐れ入りますが、彼（彼女）はただいま外出中です。
[例文]I’m sorry. He(She) is on another line.
申し訳ありません。彼（彼女）は別の電話に出ています。
担当者が不在などの理由で取り次ぎができない場合は、担当者が戻る時間を伝えるか、折り返しの電話を提案しましょう。
[例文]He(She) should be back by 5 p.m.
5時までには戻る予定です。
[例文]Would you like me to ask him(her) to call you back? May I take your phone number?
彼（彼女）から折り返しお電話させましょうか？電話番号を伺えますか？
困ったときに役立つフレーズ
相手の言葉が聞き取れないときや、英語を話せるスタッフに電話を代わりたいときなど、困ったときに役立つフレーズをご紹介します。
[例文]Could you say that again?
もう一度言っていただけますか？
[例文]Could you speak more slowly, please?
もう少しゆっくり話していただけますか？
[例文]Let me transfer you to someone who speaks English.
英語を話せる者におつなぎします。
英語での電話の取り次ぎが不安…。外部の業者に任せられる？
英語の取り次ぎに使うフレーズはある程度決まってはいるものの、英語の電話に慣れるにはかなりの練習が必要です。「スタッフが英語の電話対応に苦戦している」「英語を話せるスタッフを雇うのはコスト的に難しい」という場合は、外部の業者に英語の電話対応を依頼することも考えてみるとよいでしょう。ここで、英語の電話対応を任せられるサービスをご紹介します。
自動音声応答システムを利用するメリットと注意点
英語の電話対応に役立つサービスの一つが、自動音声応答システムです。自動音声応答システムとは、電話がかかってきたときに一律の音声ガイダンスを流したり、「〇〇に関するお問い合わせは1を、〇〇に関するお問い合わせは2を押してください」といった音声を流して電話を振り分けたりするサービスです。英語に対応した自動音声応答システムを利用すれば、スタッフが電話の取り次ぎを行う手間を省くことができます。また、自動音声応答システムには、24時間365日電話対応が可能であるというメリットがあります。
ただし、自動音声応答システムを導入すると、電話がなかなかオペレーターにつながらないことに顧客がストレスを感じることがあるので注意が必要です。
電話代行サービスを利用するメリットとは
「英語の電話対応を外部に委託したいけれど、顧客対応の質を低下させたくない」「音声ガイダンスを流すのではなく、人に電話対応を依頼したい」というときは、電話代行サービスを利用しましょう。電話代行サービスとは、代行業者のオペレーターが顧客からの電話に対応するというサービスです。英語に対応している電話代行サービスを選べば、英語が堪能なオペレーターに電話対応を任せられるので、企業のスタッフは安心してコア業務に専念することができます。また、顧客側にも、英語スキルが高いオペレーターと話すほうがスムーズに意思疎通できるというメリットがあります。
英語の電話対応を任せるなら、電話代行サービスCUBEがおすすめ！
英語の電話対応を外部の業者に任せるときは、電話代行サービスCUBEを利用するのがおすすめです。ここで、CUBEの特長をご紹介します。
CUBEのオペレーターは高品質で英語スキルも◎
電話代行サービスのオペレーターのスキルは、業者ごと、個人ごとにかなり異なります。CUBEでは、オペレーター全員が正社員で、新入社員に6カ月以上の教育期間を設けており、その後も個人のスキルレベルに合わせた研修を継続して行っています。そのため、CUBEのオペレーターの対応力は、業界トップクラスを誇ります。
さらに、英語対応プランでは、海外での留学や勤務の経験が豊富で英語スキルの厳しい基準をクリアしたスタッフのみが応対するため、大切な顧客の電話対応を安心して任せられます。
CUBEなら英語も日本語も両方対応可能！
電話代行業者の中には、「英語対応のプランでは日本語の電話対応を行わない」という業者もありますが、CUBEの英語対応プランは、英語と日本語の両方に対応しています。英語の電話も日本語の電話も、どちらも経験豊富なオペレーターに対応してもらえるので、顧客対応の品質向上が期待できます。
CUBEなら応答後に内線感覚で電話を取り次いでもらえる
電話代行サービスには、大きく分けて「一時応対のみを行うもの」と「顧客の電話を必要に応じて企業の担当者に取り次ぐもの」の2種類があります。前者を選ぶと、企業の担当者は常に不在という対応になるため、顧客満足度が低下するおそれがあります。
これに対し、CUBEの電話代行サービスなら、顧客からの電話を内線感覚で担当者に転送する「応答後転送」が基本サービスに含まれています。そのため、重要な電話や緊急性のある電話にすぐに対応することができます。
CUBEならチャットでの報告にも対応
CUBEの電話代行サービスでは、応対後すぐに顧客からの伝言を電話やメールで連絡するほか、オプションサービスを利用すればチャットでの報告も行っています。LINEやChatwork、Slack、Microsoft Teamsなどさまざまなツールに対応しているため、ご希望のツールでスムーズに運用することができます。
CUBEはクレームの一次対応も基本プランに含まれる
電話代行業者によっては、クレーム対応は行わない場合や、クレーム対応には追加費用が発生する場合があります。しかし、CUBEの電話代行サービスは、クレームの一次対応も基本サービスに含まれています。「英語での電話のクレーム対応に不安がある」という場合でも、CUBEを選べばクレーム対応をプロのオペレーターに任せることができるので安心です。
まとめ
英語でも日本語でも、電話の取り次ぐ際の基本的な流れは同じですので、まずは定番のフレーズをマスターしましょう。それでも英語の電話の取り次ぎに不安がある場合は、電話代行サービスを利用するというのもおすすめです。ぜひ、スタッフにも顧客にもメリットの多いCUBEの高品質な電話代行サービスを利用してみてください。
