【目次】
法律事務所は未経験者を採用すべき？
まずは、未経験者採用のメリット・デメリットについて解説していきます。
未経験者を採用するメリット
未経験者を採用することには、法律事務所にとって次のようなメリットがあります。
経験者に限定せず未経験者も採用対象に含めることで、応募者数が増え、採用機会が広がります。特に、成長意欲が高く、固定観念のない柔軟な発想を持つ未経験者は、新しい業務にも積極的に取り組むことが期待されます。経験者にはない新鮮な視点やアイデアも期待できるため、事務所の活性化や業務改善への貢献が期待できます。
どのような未経験者が法律事務所に適しているか
法律事務所で未経験者を採用する際には、適性を持つ人材を見極めることが重要です。
法律事務所の業務は、書類処理やデータ入力といった一般事務の能力だけでなく、法律手続きや専門用語への理解が求められます。そのため、注意深く正確な作業ができる人や、新しい知識を積極的に学ぶ姿勢のある人が適しています。クライアントへの配慮やコミュニケーション能力も求められるため、思いやりを持って行動できる人材が望ましいでしょう。
未経験者を採用するデメリット
一方で、未経験者の採用にはデメリットも存在します。
経験がない分、基礎的な業務から指導が必要となり、教育には時間とコストがかかります。また、事務所内の業務フローに適応するまでの期間は経験者よりも長くなるでしょう。
過去の仕事の習慣が残っている場合、法律事務所独特のルールや文化になじむまでに時間を要してしまう可能性が高いです。
法律事務未経験者を雇う際の業務負担の増加と対策
未経験者を雇用するとなれば、経験者を採用する場合と比べて業務負担が増加しがちです。以下では、育成によって増加する負担と対策について解説します。
未経験者の育成期間中に増加する業務負担とは？
未経験者がスムーズに業務をこなせるようになるまでには、指導者となる弁護士や先輩事務職員に対して負担がかかることが多くなります。具体的には、法律事務所特有の用語や作業手順を基礎から教える必要があるため、業務の進捗が遅れる場面も出てきます。
また、未経験者がクライアント対応を行う際には、フォロー体制が整っていないとミスや情報伝達の不備が生じるリスクがあり、全体的な業務効率が低下する可能性もあります。
顧客対応や電話対応の負担を減らすための対策
未経験者の育成期間中に増加する負担を軽減するためには、電話対応や顧客対応の負担を外部に委託する方法が有効です。例えば、電話代行サービスを活用することで、弁護士や先輩事務員が未経験者の指導に十分な時間をかけられるようになります。
電話対応については、プロのオペレーターによる丁寧な対応で顧客対応の質も維持され、ミスを防ぐことができるため、事務所の評判を落とす心配もありません。
業務負担軽減のために電話代行サービスがおすすめな理由
法律事務所にとって、電話対応は弁護士と顧客をつなぐ重要な業務です。
しかし、未経験者を育成中の事務所では、電話対応が指導を中断させ、業務効率が下がる恐れがあります。こうした状況下では、電話代行サービスの導入がおすすめです。
電話代行サービスの導入で指導時間を確保
電話代行サービスを導入することで、弁護士や先輩事務職員はクライアント対応に割く時間を減らし、未経験者の育成に集中できる時間を確保できます。
未経験者が業務に慣れるための初期段階においては、集中した指導がスキルの早期習得に役立つため、電話代行サービスの導入は大きな助けとなるでしょう。
プロのオペレーターによる顧客対応で信頼を維持
電話代行サービスは、教育を受けたプロのオペレーターが対応します。これにより、法律事務所のブランドイメージが損なわれることなく、丁寧で一貫した顧客対応が期待できます。
オペレーターがクライアントの用件に迅速かつ丁寧に対応することで、事務所の信頼性を高め、顧客満足度の向上も期待できます。
コストを抑えながら効率的な事務所運営が可能に
事務所が新たに事務員を雇用する場合、給与や福利厚生など多くのコストが発生します。
一方、電話代行サービスなら、低コストで必要な対応業務を外部委託でき、採用や教育にかかる負担を大幅に軽減できます。電話代行サービスの多くは、月額制の料金体系が一般的であるため、必要に応じて柔軟に利用ができ、コスト管理も容易です。
例えば、CUBE電話代行サービスが提供している「My Team108」では、月額1万5,000円から高品質な電話対応をすぐに利用できます。特に、採用や教育にかかるコストを心配されている中小規模の法律事務所におすすめです。
法律事務所専門の電話代行サービスを導入するメリット
電話代行の導入を検討するのであれば、法律事務所専門のサービスがおすすめです。法律事務所の業務に特化した電話代行であれば、以下のようなメリットがあります。
豊富な対応方法で新規顧客を逃さない
法律事務所向けの電話代行サービスは、弁護士が不在でもオペレーターが即時に対応するため、新規顧客の問い合わせ機会を逃すことがありません。
裁判や移動中などで電話に出られない時間が多い弁護士にとって、プロのオペレーターが問い合わせ内容を即座に受け取って報告する体制は、大きな安心材料です。
また、初めての相談者にも一貫した丁寧な対応で信頼と安心感を与えられる対応が期待できるため、新規顧客とのつながりを維持しやすくなります。
事務員を大量採用する必要がない
電話対応を代行することで、事務所内での人手不足問題を効率的に補えます。
通常、事務員を複数採用するには求人募集や面接、研修など多大な時間とコストがかかりますが、電話代行サービスを利用すれば負担を大幅に軽減できます。
また、既に事務員を採用している場合でも、電話対応が苦手、苦痛で仕事を辞めたいと感じる方は多いため、電話代行に任せることで事務所への定着率を高めることも期待できます。
本来の業務に集中できる時間を確保
法律事務所が電話代行サービスを利用することで、弁護士や事務職員は顧客対応以外の業務に集中できる時間が増え、業務効率が向上します。
電話代行サービスでは、優先度の高い顧客対応や特定の案件に関する緊急連絡のみを弁護士に繋ぐなど、事前に設定した対応方針に従い柔軟な電話対応が可能です。集中すべき業務にしっかりと時間を割くことができるため、事務所の運営効率がさらに向上するでしょう。
まとめ
法律事務所が未経験者を採用することは、メリットがある一方で、育成期間中に業務負担が増えるリスクも伴います。指導時間を確保しつつ、効率的な運営を実現するためには、電話代行サービスを導入し、電話対応の負担を軽減することが効果的です。
CUBE電話代行サービスでは、弁護士・法律事務所向け電話代行サービス「My Team108」を提供しています。未経験者の採用による業務負担の増加を懸念されている方は、ぜひご相談ください。
