【目次】
法律事務所にパンフレットは必要？
インターネットが主流の現代において、パンフレットの必要性について悩む法律事務所は少なくありません。以下では、パンフレットのブランディング効果や新規顧客獲得への活用方法、そしてデメリットについてご説明します。
パンフレットがもたらすブランディング効果
パンフレットは、事務所の特色やサービス内容を視覚的に伝えられるツールです。
紙の質感やデザインにこだわることで、事務所の信頼性や専門性を視覚的にアピールすることが可能です。高級感のある紙質を使い、特殊加工を施すことで、新規顧客に対して事務所の印象を際立たせることができ、ブランディング効果が期待できます。
新規顧客獲得に役立つパンフレットの活用方法
パンフレットには、事務所窓口やセミナー、イベントでの配布により、ターゲットとする顧客に直接届けることができ、後から何度も見返すことができるメリットがあります。
また、パンフレット内にQRコードや事務所URLを掲載することで、オンラインによる詳細情報へと誘導することも可能です。オフラインとオンラインを組み合わせることで、より多くの情報を提供し、新規顧客の関心を惹きつけることができます。
パンフレット作成のデメリット
パンフレットは、印刷や配送、配布といった工程を経るため、最新の情報を即座に届けることができません。また、内容の修正や更新が必要になった場合、デジタルメディアに比べて時間やコストがかかることもデメリットです。さらに、作成段階での注意不足により、誤った情報が印刷されてしまった場合、再印刷が必要になる点もデメリットとなります。
法律事務所のパンフレットを補完する外部サービス
パンフレットは、法律事務所のブランディングやサービス内容を伝えるための有効なツールですが、それだけで顧客対応をすべて補うことはできません。以下では、パンフレットだけでは不十分な理由や、外部サービスを利用することで得られるメリットを解説します。
パンフレットだけでは不十分？外部サービスが有効な理由
パンフレットを通じて興味を持った顧客が問い合わせを行う際、対応次第で事務所の信頼性が左右されることもあります。パンフレットの作成をきっかけに問い合わせが増えても、顧客対応の質が悪ければ受任率を上げることはできません。
顧客対応の質を向上させるためには、電話代行や事務代行といった外部サービスの活用が効果的です。事務代行や電話代行などのサービスを利用すれば、プロのオペレーターが一貫した対応をすることで、顧客に安心感を与えることができます。
電話対応の質が法律事務所の印象を決定づけるポイント
数ある外部サービスの中でも、特におすすめなのが電話代行サービスです。
顧客が法律事務所に問い合わせる際、最初の接点となる電話対応の質が、事務所の信頼性を決定づけます。せっかくパンフレットを見て電話をかけても、対応が悪いと顧客に不安や不満を抱かせてしまう可能性があります。電話代行サービスでは、教育を受けたプロのオペレーター対応を担当し、法律事務所のイメージに合った質の高い対応を提供してくれます。
パンフレットと電話代行の連携によるブランディング効果
法律事務所のパンフレットが視覚的なブランドイメージを顧客に伝える一方、電話代行サービスは実際の応対を通して信頼感を補完する役割を果たします。
パンフレットと電話代行を組み合わせて活用することで、顧客に対する安心感や信頼感が向上し、法律事務所のブランド力を効果的に高めることが可能です。
電話代行サービスが法律事務所におすすめな理由
以下では、電話代行サービスが法律事務所におすすめな理由についてご説明します。
業務効率化を実現する電話代行サービスの強み
電話代行サービスは、業務効率化にも役立つサービスです。
法律事務所の電話対応を代行してもらうことで、弁護士や事務職員が裁判の書類や証拠作成といったコア業務に集中できる環境を整えます。
また、弁護士や事務職員が外出中や打ち合わせ中であっても、重要な電話を逃すことなく対応してもらえるため、事務所の業務に支障をきたすことなく、効率的に日々の業務を進めていけます。
電話代行サービスで新規顧客の取りこぼしを防ぐ
パンフレットや広告などによるブランディング効果により、興味を持った新規顧客からの問い合わせをどれだけ獲得できても、電話対応が追いつかないと取り逃してしまう可能性があります。電話代行サービスを導入していれば、忙しい時間帯や急な外出が必要な際でも、新規顧客の取りこぼしを防ぐことが可能です。
小規模の事務所にこそ電話代行がおすすめ
弁護士が一人で運営する個人事務所や、少人数で運営されている事務所こそ、電話代行サービスの導入がおすすめです。
事務員を採用せずに電話対応を外部に委託することで、雇用コストや教育負担が軽減されます。また、事務員がすでにいる場合でも、電話対応の一部を電話代行サービスに任せることで、業務負荷を軽減し、長期的な人材定着にもつながります。
法律事務所専門の電話代行を導入する際に確認すべきこと
電話代行サービスを導入する際は、サービスの質や内容をきちんと確認してから選ぶことが重要です。以下では、導入時に確認すべきポイントについて解説します。
サービスの質とコストのバランス
電話代行サービスを選ぶ際、サービス品質とコストのバランスは非常に重要です。
法律事務所向けの電話代行は、通常の電話対応以上に高い水準の応対品質が求められます。専門的な内容を含む顧客対応が可能かどうかは、事務所のブランドイメージを損なわないためにも欠かせません。しかし、質の高いサービスほどコストがかさむ可能性もあるため、事前にコストとサービス内容を比較検討し、予算に合ったプランを選びましょう。
CUBE電話代行サービスの「My Team108」の秘書スタッフは、ビジネスマナーの対応能力を証明する秘書検定、電話対応の能力を証明する電話対応技能検定の2つを取得しています。基本料金は1万5,000円～となっているため、サービスの質とコストのバランスに優れています。
対応方法とスケジュール対応
法律事務所の電話代行では、対応方法が柔軟であることが望まれます。
例えば、「応答後転送」や「外出対応」などのオプションがあると、事務所の状況に応じて適切な対応が可能です。
また、スケジュールに合わせた対応も重要です。急な外出や会議の際に、臨機応変に対応を変更できるかどうか、時間帯ごとの対応指示ができるかなど、事務所のニーズに合わせた柔軟なサービスを提供しているかを確認することが重要です。
高い受電応答率と応対品質
せっかく電話代行サービスを導入しても、電話にすぐ応答できなければ、新規顧客を逃す可能性があります。法律事務所では、応答率が高く安定したサービスを提供している代行会社を選ぶことが理想です。
また、応対品質も重要なポイントであり、特に法律事務所に特化した教育を受けたオペレーターが対応しているかどうかもチェックしましょう。
法律分野の専門用語に精通し、新規顧客が抱える不安に寄り添える応対品質を備えた代行サービスは、事務所の信頼を高め、クライアント満足度の向上につながります。
まとめ
法律事務所にとって、パンフレットはブランディングや顧客に情報を伝えるための有効なツールですが、パンフレットだけでは十分でない場合も多くあります。高品質な電話代行サービスを導入することで、顧客からの問い合わせを逃さず対応できるだけでなく、事務所の信頼性とブランド力を高めることができます。
CUBE電話代行サービスでは、弁護士・法律事務所向け電話代行サービス「My Team108」を提供しています。パンフレットと電話代行によりブランディングの強化をお考えの方は、ぜひご相談ください。
