電話代行サービスを利用している士業は、弁護士、弁理士、司法書士、行政書士、公認会計士、税理士、社会保険労務士、土地家屋調査士、中小企業診断士、不動産鑑定士などがあげられます。弊社でも、800事務所以上の士業事務所様にご利用いただいています。
電話代行サービスを上手く利用いただければ、効率的に仕事ができて、なおかつ顧客満足度を向上させることも可能です。
今回は、そんな電話代行サービスをご紹介します。
【目次】
士業向け電話代行サービスの必要性とは？
士業は外出が多い職業の１つではないでしょうか。
士業によっては法務局、役所、税務署、労働基準監督署、銀行などの公的機関へ手続きや書類の受け渡しを行ったり、クライアント先への訪問をしたり、不動産などの現場確認をしたり、その他様々な理由で、ほとんど事務所にいないという日もあると思います。
外出業務以外にも、事務所内で集中して行わなければならない専門的な書類作成業務もありますので、多忙な方も多い職業です。
特に1人、もしくは少人数で事務所経営を行っている士業の方は、外出業務も書類業務も、そしてクライアント対応や新規案件獲得の活動も1人もしくは数名で行わなくてはならないため、長時間労働になってしまう可能性が高まります。
このような1人、もしくは少人数で事務所経営を行っている多忙な士業の方には、「電話代行サービス」がオススメです。
電話代行サービスは、人を1人雇うよりも圧倒的にリーズナブルな金額で、クライアント対応の窓口ともいえる電話対応を任せることができます。
また、書類作成業務に集中したいとき、電話代行サービスを利用していれば電話に邪魔されることが無くなります。
外出中でも、来客対応中でも、新規の顧客からの連絡も取りこぼすことがなくなります。
もし新しくスタッフを雇いたいと考えている場合でも、電話代行サービスを求人窓口として利用することも可能です。
このような理由から、多くの士業の方の縁の下の力持ち役として、電話代行サービスは利用されているのです。
士業が電話代行サービスを利用するメリット
多くの士業の方が利用している電話代行サービスですが、もっと具体的にどのようなメリットがあるのか、本記事では下記の5つに分けてご紹介します。
・顧客満足度の向上
・業務の効率化
・新規案件獲得の増加
・リスクとコストを減らす
・人手不足の手助け
顧客満足度の向上
電話代行サービスを利用すれば、営業時間内であればクライアントがいつ電話をかけても、2～3コールで必ず受電を行ってくれます。それは些細なことではありますが、「いつも待たされない」「連絡が取れないという不安がない」という点で、クライアントにストレスをかけることがありません。
また、応対品質の高い電話代行サービスを選べば、明るく丁寧に対応してくれるため、事務所への安心感と好印象につながります。
さらに、士業宛の電話に精通している電話代行サービスであれば、クライアントからの伝言をスムーズにあずかったり、簡単な質問に受け答えしたりできます。電話でクライアントは「大切にされている」と感じることができるため、事務所に対しての信頼感と満足度が向上する傾向が強まります。
業務の効率化
集中して行いたい書類作成業務や事務処理があるにもかかわらず、事務所の電話が頻繁に鳴ってなかなか集中できないという経験はありませんか。
そして受電してみたら勧誘電話だったときのガッカリ感やイライラ感…。電話代行サービスを利用すれば、勧誘電話や迷惑電話に悩まされることがなくなります。
なぜなら、すべての電話に対して電話代行サービスのオペレーターが受電をしてくれるためです。
電話の内容はメールやチャット等で報告が来るため、必要な用件のみ折り返しの電話を行うことができて効率的です。
書類作成に集中したい時は「〇時以降の折り返しになる」と、事前に電話代行サービスの方へ指示をだしておけば、指示した時間までは電話を気にせずに仕事に取り組むことができます。
新規案件獲得の増加
依頼を検討している人が初めて事務所に電話をかけるとき、コール音が鳴りっぱなし、もしくは留守番電話メッセージが流れたら、よっぽどのことが無い限りはすぐに諦めて他の事務所に電話をかけてしまうでしょう。
現在はインターネットで検索をすればたくさんの事務所がヒットします。その中から、料金や対応内容、そして対応の良さや迅速さなどを比較検討して依頼を行う人が多いのです。
電話代行サービスを利用している場合、オペレーターが2～3コールで受電してくれるため、新規の顧客が他事務所に流れてしまうことを防ぎます。
また、親切丁寧な対応ができる電話代行サービスであれば、依頼するかどうか悩んでいる人であっても、安心感や印象の良さから依頼につながる可能性が高くなります。
リスクとコストを減らす
1人、もしくは少人数の事務所で多忙な士業の方であれば「事務員を雇おうか」と悩んだことがあるのではないでしょうか。
しかし、パートやアルバイトであっても、1人のスタッフを雇うとなると大きなコストがかかります。
そして雇った後に万が一、依頼量が減ってしまっても「じゃあ、もう来なくていいです」とはなかなか出来ません。毎月の給与は支払い続けなければなりません。
また、クライアント対応が上手くいかないタイプであっても、「トラブルになるのでもう来なくていいです」とも、なかなか言えません。
電話代行サービスであれば、電話対応のプロが受電対応を行いますので、電話対応にかかっていた時間が有効活用できます。また、電話対応に対する教育も不要です。
そして毎月数万円程度の出費で済むことと、すぐに始められること、依頼量が減ってしまった場合は気兼ねなく解約もできることがメリットと言えるでしょう。
電話代行サービスによっては、短期の利用や、数か月の休止などもできるため、臨機応変に利用ができます。
電話代行サービスを利用することで、事務員を雇うコストやリスクをかけずに、スムーズに仕事をし続けることができます。
人手不足の手助け
「人手不足なので事務員を増やしたい」と考えていても、人を1人雇うまでには大変な手間と時間がかかります。
そして求人応募をかけたからと言って、すぐに採用者が出るとも限りません。応募者が無い、面接に来ない、採用したいと思う人がいないなどの可能性もあります。
採用する意思はあっても人手不足がなかなか解消できないという方にも、電話代行サービスは大きなメリットがあります。
電話代行サービスによっては、求人応募の電話窓口を担ってくれるところもあります。
電話でのクライアント対応や新規顧客対応、求人応募者の対応を行ってくれることにより、日々の業務を回しながら採用活動が行えるのです。
面接中に事務所の電話に出られなくても、電話代行サービスを利用していれば安心です。
採用後もしばらく電話代行サービスを活用しておくことで、新人教育にあてる時間もしっかり捻出できるようになります。
士業別電話代行サービスの活用例
士業と言っても、具体的な士業の種類によって電話代行サービスに求めるものや、活用方法は異なる場合があります。
本記事では、下記の５つの士業別電話代行サービスの活用例をご紹介します。
・弁護士、法律事務所
・税理士、会計事務所
・行政書士
・司法書士
・弁理士、特許事務所
弁護士・法律事務所
【一次応対として】
・新規、既存のクライアントに関わらず、電話を待たせないこと、そして印象良く電話に出てくれることを第一に考えた一次応対として利用する。
・クライアントは不安な状況であることが多いため、やさしく丁寧な対応で安心感を与えるために利用する。
【新規電話受付として】
・新規案件依頼の電話対応にて、アポイントの受付を行ったり、簡単なヒアリングを行ったり、基本の相談料などの簡単なFAQにも対応する電話受付として利用する。
【案件内容の整理に】
期日調整の日程候補日や、接見要望、事件番号の聞き取りなどはもちろん、弁護士が出先でも受電内容が時系列にて文面で残せるため、案件内容の整理に役立つ。
弁護士・法律事務所での活用事例をもっと詳しく知りたい方はこちら
税理士・会計事務所
【短期利用】
・クライアントの決算期や確定申告の時期のみ、手が回らないため電話の一次応対として短期で利用する。
【事務職のサポートとして】
・繁忙期は事務員も手一杯になってしまうため、時間がかかる電話対応は電話代行サービスに任せる。
【電話の事務員として】
・国税局や税務署、銀行からの電話や、クライアントや新規顧客からの相続税や家族信託、助成金、確定拠出年金などの相談に対して、スムーズに話を聞ける電話の事務員として利用する。
・クライアントや新規顧客からの電話にて、面談日のアポイント受付を電話代行サービスにてまるで事務員のようにその場で受けてもらうために利用する。
税理士・会計事務所での活用事例をもっと詳しく知りたい方はこちら
行政書士
【電話の事務員として】
・車庫証明や名義変更、相続登記や法人登記、許認可等の審査請求の依頼や相談に対してスムーズに聞き取りができる電話の事務員として利用する。
【一次応対として】
・1人で仕事を行っている行政書士は多いため、出先にいても電話を待たせないこと、そして印象良く電話に出てくれる一次応対として利用する。
・行政書士事務所に電話をかけることになれていない人に対して、明るくやさしく丁寧な対応で安心感を与えるために利用する。
【仕事の効率化を考えて】
・行政書士の大切な仕事である書類作成に集中する時間を捻出するため、電話代行サービスを利用して事務所内でコール音が鳴らないようにする。
行政書士の活用事例をもっと詳しく知りたい方はこちら
司法書士
【電話の事務員として】
・法務局や銀行からの電話や、商業登記、所有権移転登記、それに伴う立ち合いの用件、その他相続や債務の相談に対して、スムーズに聞き取りや対応ができる電話の事務員として利用する。
【仕事の効率化を考えて】
・司法書士の重要な仕事である書類作成や手続き代行業務に集中するために、電話代行サービスを利用して仕事の優先順位をつけやすくする。
【一次応対として】
・出先にいても電話を待たせないこと、そして印象良く電話に出てくれる一次応対として利用する。
・司法書士事務所に電話をかけることになれていない人に対して、明るくやさしく丁寧な対応で安心感を与えるために利用する。
司法書士の活用事例をもっと詳しく知りたい方はこちら
弁理士・特許事務所
【電話の事務員として】
・特許庁の方式審査室や調査室、登録室からの電話の対応や、特許出願手続き依頼や商標登録、意匠登録についての問い合わせや依頼、その他、出願番号の聞き取りがスムーズにできる電話の事務員として利用する。
【英語対応ができる事務員として】
・国際特許事務所にかかってくる英語での電話に対応できるように、英語力のある電話蛇行を利用する。
【一次応対として】
・印象良く丁寧に電話に出てくれる一次応対として利用する。
【秘書として】
スケジュールを事前に伝えておき、在席時は内線感覚で電話を取り次いでもらう。事務所不在時は、具体的に何時まで不在なのかを電話相手に伝えてもらう秘書的な役割として利用する。
弁理士・特許事務所の活用事例をもっと詳しく知りたい方はこちら
士業向け電話代行サービスの選び方とは？
士業が電話代行サービスを利用する場合、どのような点に気を付けてサービスを選べばいいのでしょうか。
本記事では、下記の３つのポイントにまとめて紹介します。
電話代行サービス提供会社を選定する際に役立てば幸いです。
・応対品質
・サービス内容
・セキュリティ面
応対品質
士業向けの電話代行サービスでまず必要とされることは、電話代行サービスのオペレーターの応対品質と言えるでしょう。いくら士業の専門用語に精通していたり、士業の仕事内容を熟知していたりしても、応対品質が悪ければクライアントの心は離れていきます。
特に新規で依頼を検討している顧客の場合は、印象の悪い電話対応を行ってしまうと、「こんな電話対応をする事務所には依頼しない」と早々に見切りをつけるでしょう。
基本の「相手に喜ばれる電話対応」や「印象の良い電話対応」ができる電話代行サービスを選ぶことが重要です。
電話代行サービス提供会社によっては、コスト削減のために応対品質はあまり重要視していない場合もありますので、検討している電話代行サービスに利用のお試し期間があるのであれば、是非活用してみることをオススメします。
サービス内容
士業が利用するために必要なサービスは含まれているのか、逆に不要なサービスばかりになっていないかはチェックしておく必要があります。
たとえば、士業向けの電話代行サービスであれば、「注文受付対応」は不要です。しかし、「アポイント受付対応」や「英語対応」、「チャット連絡対応」「内線感覚でスマホに電話を繋ぐ」などのサービスは必要である士業の方もいらっしゃるでしょう。
必要なサービス内容はプラン内に含まれているのか、含まれていないのであればオプションサービスでつけることができるのか、もしくは全く対応できないのか、料金とあわせて比較すると良いのではないでしょうか。
セキュリティ面
士業は個人情報や機密情報を日々取り扱っている職業です。電話対応においても、個人情報や機密情報を承る場面も多々あるでしょう。
電話代行サービスを利用するということは、このような大切な個人情報や機密情報の一部を電話代行サービス提供会社とも共有することになります。
そのため、電話代行サービス提供会社に「情報漏えい防止のためにどのような対策をとっているのか」を、具体的に事前に聞いておくことをオススメします。
また、あわせてHP上に情報漏えい防止についてしっかりと記載がある、もしくは、Pマークの取得を行っている電話代行サービス提供会社を選ぶと良いでしょう。
士業におすすめの電話代行サービス5選
士業向け電話代行サービスの選び方をお伝えしましたが、電話代行サービス提供会社は多数あるため、選択肢が多くて困ってしまうという方もいらっしゃると思います。
本記事では、士業におすすめの電話代行サービスを5つご紹介します。
CUBE電話代行サービス
【特徴】
CUBE電話代行サービスでは、弁護士、司法書士、行政書士、税理士、社労士、弁理士など、多数の士業の方にご利用いただいております。士業宛の受電経験が豊富なオペレーターが多数いるため、専門用語の聞き取りをスムーズに行うことができます。
内線感覚で電話をスマホに繋ぐことができる「応答後転送サービス」が全プランについており、さらに、士業の方の日々のスケジュールにあわせた対応もプラン内で可能です。
また、オペレーターの応対品質の高さが特徴です。
オペレーターは入社後、半年間の電話対応やビジネスマナーについて研修と教育を行います。もちろん、士業宛の電話のロールプレイングなども行います。その後も正社員として継続的にOJTを受けることで、質の高い電話応対を維持しています。
電話代行サービスの利用に不安がある士業の方のために、サービス保証制度をご用意しております。
【実績】
Pマークの取得を行っています。
電話代行サービスを始めてから25年以上の実績があります。
多数の士業の方が継続して利用していただいています。
（法律事務所は、2024年6月末時点で416以上が利用しています。）
【料金】
シンプルプラン 50コール 10,000円～（税別）／月額
スタンダードプラン 100コール 25,000円～（税別）／月額
【対応日時】
平日 9：00～18：00
土曜 9：00～18：00（オプションサービス）
【会社情報】
株式会社大阪エル・シー・センター
大阪市北区梅田1丁目11番4－1100号大阪駅前第四ビル11階
サービス内容に関してもっと詳しく知りたい！という方はこちらもどうぞご覧ください。
弁護士・法律事務所向け
行政書士向け
税理士・会計事務所向け
弁理士・特許事務所向け
社労士向け
司法書士（士業）向け
電話代行サービス株式会社
【特徴】
電話代行サービス株式会社の士業向け電話代行サービスは、月に15コールで月額7,000円が一番リーズナブルなプランです。
他にも受電件数が大きいプランや、夜間対応のプランなどもあります。
HP上にはオプションサービスのページはありませんが、プランにのっていない時間帯やサービス内容は別途見積もりで対応できることがあります。
オーダーメイドやカスタマイズを得意としています。
月の受電件数は少ないけれど確実に受電してほしい士業の方、もしくはオーダーメイドの対応を希望されている方におすすめです。
【実績】
電話代行サービスを始めて30年以上の実績があります。
【料金】
15コール 7,000円（税別）～／月額
【対応日時】
平日 9：00～18：00
別コースにて他の対応曜日、対応時間有り（最大24時間365日）
【会社情報】
電話代行サービス株式会社
大阪府大阪市淀川区西中島４丁目６−２４ 大拓ビル９
e秘書®
【特徴】
e秘書®は、コールセンターのベルシステム24が運営する電話代行サービスです。
基本プランの対応内容はシンプルなため、オプションサービスでそれぞれが必要なサービスを選ぶシステムです。
内線感覚で電話をスマホに取り次ぐサービスや、時間外アナウンス、24時間の電話対応や、多言語通話の対応もオプションサービスにて対応可能です。
また、月額の基本料金はクレジットカードで支払うことで安くなるところも他社には無い特徴です。
【実績】
コールセンター、電話代行サービスを行って35年以上になる上場企業です。
Pマークの取得を行っています。
【料金】
スタンダードコース 80コール 10,000円（税別）～／月額
メッセージコース 100コール 15,000円（税別）～／月額
※受電件数や受電時間によって別コースもあり
【対応日時】
平日 9：00～18：00
別コースにて他の対応曜日、対応時間有り（最大24時間）
【会社情報】
e秘書®
株式会社ベルシステム24ホールディングス
東京都港区虎ノ門4丁目1番1号 神谷町トラストタワー6階
Smile Phone Net
【特徴】
スマイルフォンネットは、研修会社である株式会社Ｃｒｅｓｃｅｎｄｏ＆Ｃｏが運営する電話代行サービスです。
運営元が研修会社であるため、オペレーターの教育や研修のプログラムを社外講師に任せる必要がありません。
どのプランでも基本のプラン内でFAQの回答が3つ、ヒアリング項目の追加が5つまで可能なため、月のコール数は少ないけれど、事前ヒアリングや多少のFAQの返答はしてほしいという士業の方におすすめです。
【料金】
スタートアッププラン 10コール 9,000円（税別）～／月額
ライトプラン 30コール 11,800円（税別）～／月額
スタンダードプラン 100コール 17,800円（税別）～／月額
【対応日時】
平日 9：00～18：00
別コースにて他の対応曜日、対応時間有り（最大24時間）
【会社情報】
Smile Phone Net
株式会社Ｃｒｅｓｃｅｎｄｏ＆Ｃｏ
東京都中央区日本橋小伝馬町2－5メトロシティ小伝馬町２F
アフターコールナビ
【特徴】
アフターコールナビの電話代行サービスは、在宅オペレーターが対応しており、年末年始、お盆、祝日も営業しています。年末年始、お盆、祝日も追加料金不要で電話代行サービスの利用が可能な点が特徴です。
また、他社にはあまり無い「毎月プラン変更可能」という点も特徴と言えるでしょう。
一次対応でもいいので、土日祝日も誰かに受電してほしいと考える士業の方におすすめです。
【料金】
スタートプラン 30コール 7,500円（税別）～／月額
ネクストプラン 100コール 40,000円（税別）～／月額
※受電件数や受電時間によって別コースもあり
【対応日時】
365日 9：00～19：00
もしくは365日24時間対応
の2パターン
【会社情報】
アフターコールナビ株式会社
東京都江東区有明3-7-26 有明フロンティアビルB棟9F
まとめ
士業向け電話代行サービスの利用について、メリットや選び方をご紹介しました。
士業向けの様々な電話代行サービスが存在しますが、参考になれば幸いです。
ご自身の事務所に合った電話代行サービスを見つけることができれば、今まで以上に効率的に、かつクライアントに寄り添った仕事が行えるのではないでしょうか。
CUBE電話代行サービスは、大変多くの士業の方にご利用いただき、ご継続いただいております。
それは、相談者の方に寄り添った温かみのある対応が、相談者、顧問先にも契約者である士業の方にも喜んでいただいているからだと自負しています。
もちろん、CUBE電話代行サービスのすべてのオペレーターが、士業の方の電話対応に必要な専門用語や日程の聞き取り、伝言の承り方もしっかり学んでおりますのでご安心ください。
少しでも気になった方は、是非お気軽にお問い合わせください。
ご相談のみでも、他社との違いについてのご質問のみでも大歓迎です。
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