【目次】
電話秘書サービスとは
人手不足に悩む企業からの人気が高いサービスの一つに電話秘書があります。電話秘書とは、企業にかかってくる電話の対応を代行するサービスのことで、「電話代行」や「受電代行」とも呼ばれます。
電話秘書のサービス内容
一般的な電話秘書サービスでは、受電の一次対応を請け負います。電話秘書サービスのオペレーターが自社の社員の代わりに電話を受け、用件を聞き取って取り次ぎを行います。一般的に、オペレーターは所属する電話代行会社のオフィスやテレワーク先で業務にあたりますが、内線と同じような感覚で取り次ぐことが可能です。担当者の予定に合わせて、適切に折り返し対応（不在時対応）をしてもらえるところもあります。
提供内容は業者ごとに異なりますが、商品やサービスの注文・予約や、営業・勧誘電話の対応も任せることが可能です。基本的に受電対応に特化しているため、テレアポや電話調査のような架電業務は行いません。
電話秘書サービスの中には、英語をはじめ多言語で対応できるところもあります。外資系企業や海外に支店がある企業、外国人の顧客が多い企業も安心して電話対応を任せられます。
このような課題をもつ企業におすすめ
電話秘書は、次のような課題を持つ企業に適したサービスです。
- 人手が足りず、電話対応が追い付かない
- 打ち合わせや外出が多いため、受注や商談の電話を逃すことがある
- 営業・勧誘などの迷惑電話に時間を取られてしまう
- 電話が入るたびに作業の手を止めなければならず、仕事が進まない
- 電話対応が苦手な社員が多く、対応力にバラつきがある
- 電話番のためにスタッフを雇う体力がない
一つでも当てはまる項目があれば、電話秘書を検討してみてはいかがでしょうか。
電話秘書を利用するメリット・注意点
電話秘書に受電対応を任せることで、企業は様々なメリットが得られます。主なメリットと注意点を紹介します。
＜メリット＞
- 取引先や見込み顧客からの重要な電話を逃さなくなる
- コア業務に集中できるようになり、業務効率や生産性が向上する
- 事務スタッフの採用・教育・給与などにかかる人件費を削減できる
- プロのオペレーターによる丁寧・的確な対応により、応対品質が向上する
- 顧客満足度や企業イメージの向上が期待できる
＜注意点＞
- 業者によって応対品質に差がある
- プライバシーマークやISMS認証を取得している業者を選ぶ
- オペレーターにセキュリティ教育を実施しているか確認する
- 自社に知識・スキルが貯まりづらくなるため、ノウハウ共有に協力的な業者を選ぶ
- 基本料金に含まれるサービス内容を確認する
質の高い電話秘書サービスを利用すれば、上記のようなメリットを享受できます。一方で、低価格を売りにしていて応対品質やセキュリティ意識の低い業者に依頼してしまうと、顧客の信用を失う事態になりかねないので慎重に選定しましょう。
オンライン秘書サービスとは
オンライン秘書とは、主にバックオフィス系の業務をオンライン（インターネット経由）で請け負うサービスで「オンラインアシスタント」とも呼ばれています。
オンライン秘書のサービス内容
電話やメールの対応、スケジュール管理、各種手配、資料作成などに対応します。経理や人事、営業、マーケティングの支援など幅広い業務を委託することが可能で、自社の業務ニーズにマッチした経験・スキルを持つ人材が割り当てられます。
ただし、オンライン秘書はサービス提供会社がフリーランスなどの個人に外注するケースが多く、サービスの質は個々のスキルに依存します。「秘書サービスだから電話対応はしっかりできるだろう」と思う方もいるかもしれませんが、電話対応などの研修を行っている業者はほとんどないため顧客への対応力にはバラつきがあるでしょう。
このような課題をもつ企業におすすめ
オンライン秘書は、次のような課題を持つ企業に適しています。
- 急速な事業拡大によって業務量が増えた
- 創業したばかりでバックオフィス業務に手が回らない
- ノンコア業務に追われて生産性が上がらない
- 繁忙期のみ業務を支援してほしい
- 秘書やアシスタントを新たに雇用する体力がない
- 業務を一から教える時間がない
ノンコア業務を色々とアウトソーシングしたい場合や、任せたい業務が特定できている場合は、オンライン秘書が便利です。
オンライン秘書を利用するメリット・注意点
オンライン秘書を利用した場合のメリットと注意点は、以下の通りです。
＜メリット＞
- コア業務に集中できるようになり、業務効率や生産性が向上する
- 月10～20時間など少ない業務量から依頼できる
- 人材の管理・育成をする必要がない
- 事務スタッフの採用・教育・給与などにかかる人件費を削減できる
＜注意点＞
- 事前にスキルや適性を把握できないため、ミスマッチが発生することがある
- 依頼する業務を精査しておく
- オフラインの業務には対応できない
- プライバシーマークやISMS認証を取得している業者を選ぶ
（個人事業主に再委託する場合のセキュリティレベルは要注意）
以下の記事も参考にしてください。
オンライン秘書とは何か？依頼できる内容やメリットデメリット、選定ポイントを解説
電話秘書・オンライン秘書の料金相場を比較！
次に、電話秘書とオンライン秘書の料金の違いを見ていきましょう。
電話秘書の料金相場は月額5,000円～2万円
電話秘書サービスの料金体系は、毎月発生する料金が決まっている「月額制」または、電話秘書の対応件数に応じて料金が変動する「従量制」に大別されます。
電話秘書サービスの多くは月額制を採用しており、相場は月50コール以内で5,000円～20,000円程度です。月額の基本料金のほか、初期費用や上限回数を超過した場合に発生するコールオーバー料、オプションサービスの料金がかかることがあります。
注意したいのは、基本料金に含まれるサービス内容は各社で異なるという点です。業者の中には、基本料金で利用できるサービスが少なく、「オプションサービスを幾つも追加したら予算をオーバーしてしまった」というケースも。基本料金の安さだけで選ぶと失敗しやすいため、自社が求めるサービスに対する提供内容と総コストをしっかりと確認しましょう。
オンライン秘書の料金相場は月額5～20万円
オンライン秘書の料金体系も月額制が多いですが、対応件数に応じて料金を支払う従量制（メール対応1件200円など）のところもあります。
月額制の料金相場は月5万円～20万円程度です。業務内容や業務量に応じて複数の月額プラン（月10万円・30万円・50万円など）を用意している業者のほか、「稼働時間×時給」で月額料金を算出するところもあります。
なお、オンライン秘書の時給は2,000～4,000円程度が相場です。1ヶ月あたりの契約時間を超過した場合や、対応時間外の業務を依頼した場合、時給は1.2倍程度になります。
電話秘書をお探しなら「CUBE電話代行サービス」へ
電話秘書サービスの利用を検討している方は、CUBE電話代行サービスにご相談ください。
業界トップクラスの応対品質
当社は業界トップクラスの応対品質を目指しており、オペレーターの育成に力を入れています。秘書検定と電話応対技能検定の2つを全員が所持し、社内外の研修時間は1,020時間以上にのぼります。一定レベル以上の電話対応スキルを習得したオペレーターが電話秘書業務を担当するため、業務効率がアップするほか、顧客満足度や企業イメージの向上にも寄与します。
多くのお客様から信頼を寄せていただき、サービス継続率は98％以上と高い評価をいただいております。
電話秘書におすすめのプラン
＜シンプルプラン：月額10,000円＞
個人事業主・小規模事業者の方や、起業したばかりであまり経費をかけられない方に適したリーズナブルなプランです。
月額料金10,000円（税別）で月50コールまで対応可能な上、営業電話や迷惑電話、間違い電話はカウントいたしません。51件目以降は1件あたり200円（税別）で対応いたします。
お客様が外出時の対応やクレームの一次対応も任せることができるため、電話を気にすることなく安心して業務に取り組んでいただけます。受電内容の報告先は1ヶ所まで無料で、オプションで4名まで追加登録できます。
＜スタンダードプラン：月額25,000円＞
シンプルプランよりさらに充実したサービスと臨機応変な対応で、幅広い企業の方にご利用いただいております。月額料金は25,000円（税別）、月100コールまで対応可能で、受電内容の報告先は料金内で10名まで登録できます。
また、「新規お問い合わせはＡさんに携帯電話に転送・ご報告」「経理の件はBさんにメールでご連絡」など、用件やご希望の方法に合わせて報告先を変更することも可能です。
なお、英語対応が必要な場合は、月額15,000円（税別）から始められる電話代行 英語対応プランがおすすめです。
まとめ
電話秘書やオンライン秘書を利用すれば、人手不足を補うことができ、業務効率や生産性の向上に繋がります。それぞれサービス内容や料金相場が異なるため、業務上の課題やニーズに合わせて使い分けましょう。
「電話対応業務をアウトソーシングしたい」「質の高い電話秘書サービスを探している」という場合は、電話代行の実績・ノウハウが豊富なCUBE電話代行サービスにお気軽にご相談ください。
