【目次】
事務代行サービスとは？
事務代行サービスとは、企業の代わりにバックオフィスの事務業務をおこなうサービスを指します。事務代行では、以下のような業務をおこなうのが一般的です。
- 一般事務（電話対応、ファイリング、資料作成など）
- 秘書・総務
- 経理
- 営業事務
これらの業務はいわゆる「ノンコア業務」であり、それ自体が利益に直結することはありません。コア業務と異なり比較的標準化しやすいため、外注するのに適していることもノンコア業務の特徴です。
事務代行サービスは、企業規模や業種を問わず利用可能ですが、とくに人材リソースが限られている小規模事業者や、急成長期にある企業にとっては有効な選択肢となるでしょう。
事務代行を依頼するメリット・デメリット
事務代行を依頼するメリット・デメリットを解説します。
メリット
事務代行サービスを利用すると、経営者や従業員は自社の中核となるコア業務に専念できるようになります。日々の煩雑な事務作業から解放されることで、戦略立案や顧客対応など、より事業の成長に貢献する業務に時間を割けることがメリットです。
また、即戦力となる専門スタッフに業務を任せられるので、新規採用や社員教育にかかる時間とコストも大幅に削減できます。繁忙期や突発的な業務増加にも柔軟に対応できるため、人員配置の最適化も叶います。
デメリット
事務代行サービスを利用するデメリットは、自社内にノウハウが蓄積されにくい点です。外部に業務を委託することで、社内での経験や知識の蓄積ができなくなり、長期的には組織の成長に影響を与える可能性もあるでしょう。
また、委託先に業務を任せっきりになってしまうと、業務プロセスを把握できなくなり、ブラックボックス化するリスクもあります。
これらのデメリットを最小限に抑えるためには、事務代行委託先との適切なコミュニケーションが必要になるでしょう。
事務代行の前に検討したい電話代行サービスとは？
代行してもらいたい業務が経理や営業サポートなどの専門的なものでなければ、事務代行を検討する前に、まずは電話代行サービスを検討するのも方法のひとつです。電話代行サービスとは、企業にかかってくる電話を、オペレーターが代わりに対応してくれるサービスを指します。
多くの企業で、業務効率が悪くなる理由のひとつに、電話対応の問題があります。作業中の受電による集中力の低下や重要度が低い通話にかかる時間のロス、電話対応しながらほかの業務をおこなうことによるエラーの発生などに、心当たりがある方も多いのではないでしょうか。
電話代行サービスを利用すれば、重要度に応じた電話の振り分けや、基本的な受注・予約業務の代行が可能になり、本来の業務に集中できるようになることがメリットです。
どちらを選ぶ？事務代行と電話代行
事務代行と電話代行のどちらを選べばよいのか、判断の基準を解説します。
専門的な業務を集中的に依頼したいなら事務代行
経理や書類作成など、特定の専門知識を要する業務を外部に委託したい場合は、事務代行サービスが適しています。
事務代行の料金体系は主に二つあり、一つは月額固定制（例：稼働時間20時間で5万）、もう一つは従量制（例：書類1枚150円）で、企業は委託したい業務量や予算にあわせてサービスを選べます。
業務環境を改善したいなら電話代行
業務の中断や集中力低下の原因となる電話対応をなくし、自社の業務環境を改善したい場合には、電話代行サービスが適しています。
電話対応はほかの業務と切り離しやすく、導入が比較的容易であることから、導入後すぐに効果を実感できることが多いことが特徴です。社内の反発も少ないため、段階的に外部委託を導入したい企業にもおすすめです。
電話代行サービスの多くは、平日9時から18時など、一般的な企業の営業時間をカバーしています。料金も比較的リーズナブルで、例えば100コールで月2.5万円程度と、コストパフォーマンスが高いこともメリットです。
失敗しない電話代行サービスの選び方
電話代行サービスを選ぶときの、チェックポイントを解説します。
自社の着信コール数にあう料金体系となっているか
電話代行サービスは、着信コール数に応じて料金が決まるのが一般的です。効率的なコスト管理のためには、自社の実際の着信数に見合った料金プランを提供しているサービスを選ぶことが重要です。
たとえば月の着信本数が100本に満たないのに、最低着信数が200本からとなっている場合、コストパフォーマンスが悪くなってしまいます。まずは自社の平均的な着信コール数を調べることが重要です。
自社が求める対応ができるか
電話代行サービスを選ぶときには、自社のニーズにあった対応が可能かどうかを慎重に確認する必要もあります。不在時の案内はもちろん、特定の内線への転送や外国語対応、あるいは午前中のみ対応など、企業によって求める対応はさまざまです。
サービス提供者のホームページやカスタマーサポートを通じて、これらの対応が可能かどうかを事前にチェックしましょう。
オペレーターの質はどのように担保されているか
電話代行サービスのオペレーターは、顧客にとっては自社の社員と同等の存在です。そのため、オペレーターの質は、企業イメージに直結する重要な要素となります。サービスの選択時には、オペレーターの雇用形態や資格の有無、研修制度の実施状況などを確認しましょう。
オペレーターを正社員として雇用し、充実した研修を受けさせている企業のサービスなら、高品質な対応が期待できます。例えばCUBE電話代行サービスでは、新人教育の期間は6カ月以上。新人2名に教育担当1名がつき、モニタリングしながらバックアップしています。さらに独自にコース化した研修プログラムを1年間履修し、その後も各自のスキルレベルにあった研修を受け続けます。
そのようなサービスを利用すれば、自社の社員以上の対応品質を提供し、顧客満足度の向上につなげることもできるでしょう。
情報セキュリティが強固か
電話代行サービスのなかには、一部、あるいは全員を、在宅のアルバイトやパートに外注しているところがあります。その場合、オペレーターの質だけでなく、情報セキュリティにも不安が生じてしまいます。
そのため、電話代行サービスを選ぶときには、Pマークを取得しているかを必ず確認しましょう。Pマークを取得している業者なら、個人情報の管理レベルが一定の基準を満たしているので安心して依頼できます。
さらにISMS取得済みで、オペレーターを外注していない業者なら、通信は社内ネットワーク・社内システムに限定されるためさらに安心できるでしょう。
業務効率化は電話代行から始めよう
小規模事業者にとって、電話対応による業務の中断を減らし、社内の生産性を向上させる効果が期待できる電話代行サービスは、業務効率化の最適な第一歩となり得ます。コストパフォーマンスの高さや導入の容易さから、外部委託の入り口としても最適です。
「電話代行サービスから業務効率化を図りたい」「優秀なオペレーターのいる電話代行サービスを知りたい」といったときには、CUBE電話代行サービスまでお問い合わせください。正社員（試用期間は契約社員）として採用された、秘書検定や電話対応技能検定の資格を持つオペレーターが、貴社のブランドイメージを損なうことのない品質で電話対応いたします。
Pマークを取得しており、オペレーターはすべて正社員なので、個人情報の保護や情報セキュリティの面でも安心です。まずはお気軽にお問い合わせください。
CUBE電話代行サービスのご案内はこちら
