【目次】
企業で人手不足が生じている背景
人手不足とは企業が業務を遂行するための人員が不足しており、仕事がうまくまわっていない状態のことを言います。総務省のデータによれば、日本の生産年齢人口（15～64歳）は、1995年をピークに減少し続けています。その結果、企業が必要な労働力を確保するのが難しくなり、人手不足が叫ばれるようになりました。
さらに、労働市場ではスキルのミスマッチも問題となっています。例えば、ITや高度な技術が求められる業種では、必要なスキルを持つ人材が不足している一方で、従来の技能を持つ労働者が余っているという状況です。このような需給の不一致により、企業は労働力の質と量の両面で課題に直面しています。
人手不足で業務効率化できていない企業に生じる課題
企業が人手不足を放置しておくことで、さまざま課題が生じます。ここからは、人手不足が原因で企業が抱えることになる課題にはどのようなものがあるのか、見ていきましょう。
業務過多になる
人員が不足していると、従業員一人ひとりに多くの業務が集中し、結果として勤務時間内にすべての仕事を終えることが難しくなります。この業務過多の状態が続くと、残業が増え、人件費がかさむだけでなく、焦りから業務ミスが発生するリスクも高まります。
長時間働き続けながら生産性を維持するのは難しく、成果物の品質が低下したり、ミスの修正に時間を費やしたりすることが多くなります。これにより、業務プロセス全体にボトルネックが生じ、さらなる効率低下につながる恐れがあります。
業務に偏りが出る
人手不足の状況では、仕事ができる人の手元に業務が集中しがちです。特に、知識やスキルが必要であったり、複雑で難しい業務が発生したりすると、チーム内で「このメンバーに任せれば安心」といった雰囲気が作られて、そういった仕事が特定の人に回される傾向があります。
この結果、業務に偏りが生じ、仕事を任される側の負担が大きくなります。過度な負担を抱えた従業員は、次第に不満を感じ、ストレスを溜めてしまうこともあります。結果として、不公平感から優秀な人材が退職するリスクも高まります。特に「仕事ができる人」に業務が集中し、その人が辞めてしまうと、企業全体の生産性や効率がさらに低下するという事態を引き起こす可能性があります。
機会損失を生む
人手不足に陥っている企業では、既存の業務に追われ、その場しのぎで業務をこなすことがよくあります。例えば、新たな契約を検討している顧客から見積もり依頼が来ても、既存の業務が処理しきれず、なかなか手が付けられない状況が生じることがあります。
このような場合、レスポンスが遅れることで、顧客がその間に競合他社と契約を進めてしまうリスクが高まります。結果として、顧客を逃し、機会損失を生むことになります。人手不足が続くと、新規顧客に迅速に対応することが難しくなり、本来得られるはずの利益を逃してしまうということが頻繁に起こるようになるかもしれません。
人手不足の際に業務効率化を図る方法
従業員から企業内の人員補充を希望されても、費用面から実現できないケースもあるでしょう。そこでここからは、継続して人材を雇用せずに業務を効率化する方法を解説します。
外部のリソースを頼る
社内の限られた人員で業務効率化を図ろうとしても、時間的・精神的な余裕がない場合、その取り組みのための時間を確保することが難しいときがあります。こうした状況では、外部のリソースを活用することは非常に有効です。
以下のような業務については、外部への委託を検討することができます。
- 電話代行
- 翻訳
- データ入力
- システム開発
- 資料作成やスピーチ原稿の作成
これらの外部リソースを導入することで、業務の負担が軽減され、従業員がそれまで気を遣って取得できなかった有休休暇を利用できるようになったり、業務改善のための時間を確保したりできるようになります。
特に、業務中にかかってくる電話対応には多くの時間がとられます。何件もかかってくる営業電話にも応えなければならず、問い合わせの電話に対しては、内容を細かくヒアリングしなければなりません。電話代行サービスは、各種アウトソーシングサービスの中でも導入が簡単で負担なく始められるサービスです。最短で翌日からサービスを開始できるため、導入することで多くの時間を創出し、他の基幹業務により多くの労力を注げるようになるでしょう。
応対品質が心配されるかもしれませんが、オペレーターに対する教育が行き届いている業者、オペレーターに秘書検定や電話応対技術検定を取得させている業者であれば、安心して任せることができます。
業務の流れを改善する
人には現状維持バイアスと呼ばれる「変化を受け入れられずに今のままでありたい」という欲求があります。そのため、既存のやり方に対して効率が悪いと思わずに、長い期間続けてしまっている場合があるでしょう。
こうした流れを変えるため、業務の流れを見直し、改善することが有効です。具体的には、以下のようなアプローチを考慮するとよいでしょう。
・不必要な工程の省略
一定期間、業務フローから不必要な工程を省き、その結果にエラーがないかを確認する
・仕事の動線の見直し
業務がスムーズに流れるよう、作業の動線を再検討し、効率化する
業務の流れを改善することで、長期的な効率化を実現することができます。
属人化を解消する
企業内で特定の従業員にしかわからない業務が存在すると、その該当者が手一杯になった際に仕事に滞りが生じてしまいます。こうした問題を避けるためには、業務の属人化を解消する必要があります。
例えばマニュアルを作成して誰でも見られるようにし、客観的に業務がわかるような状態にしておくことが考えられます。他にも、可能な限り業務プロセスを標準化・統一化し、個人の裁量に頼らないようにするのも効果的です
従業員のスキルアップを促す
業務を進める際に従業員の経験や知識にバラツキがあったり、スキルが不足している従業員がいたりすると、業務完了に多くの時間を費やしてしまうことがあります。
このような事態を避けるためには、企業が従業員のスキルアップを促すことが効果的です。
具体的には、以下の方法でスキルアップを支援できます。
- 研修を開催する
- OJTで実際の業務から学ぶ
- eラーニングや通信講座などの費用を負担し、自習を促す
従業員一人ひとりのスキルが向上することで、業務を短時間で遂行できるようになり、生産性が向上します。その結果、時間内により多くの仕事をこなすことができるようになるでしょう。
AI・作業効率化ツールを使う
業務の種類によっては、人間による複雑な判断が不要で、機械やAIで自動化できる業務もあるでしょう。これを踏まえ、どの業務にAIや作業効率化ツールを適用できるかを見極めれば、業務効率化につなげることができます。
例えば、次のような場面での導入が考えられます。
- 工場での画像認識による不良品検知
- 自動見積もり作成による時間短縮
- 閲覧履歴や行動履歴を分析した、AIによる、おすすめ機能の導入
データの高速処理や単純作業など、AIが得意とする分野を理解した上で、時間がかかり、一部をAIに任せても問題ない業務に取り入れてみましょう。
まとめ
人手不足の状態を放置すると、チームワークの悪化や不満を抱えた従業員の退職につながる可能性があります。このような事態を防ぐためには、まず導入に手間がかからず、時間を創出できる手段として電話代行サービスの導入を検討することをおすすめします。
外部のリソースを活用して時間を確保し、その後でさらに業務効率化の方法を模索し、生産性を向上させましょう。
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