法律事務所事務員の高い離職率問題は電話代行サービスで解決！

【目次】

法律事務所事務員の離職率が高い理由とは？

法律事務所における事務員の離職率が高い理由は、主に以下のとおりです。

法律事務所の厳しい労働環境

法律事務所の事務員は、日常的に多くの業務をこなす必要があります。

電話対応、弁護士のスケジュール管理、クライアントとの日程調整、裁判所への書類提出など、対応すべき業務は多岐に及びます。これらの業務は複数の事務員で分業できるのが望ましいですが、小規模な事務所では人員確保が難しく、事務員は疲労が蓄積されていきます。

特に、控訴・上告などの期間に定めがある手続き前は、弁護士同様に時間的な余裕がなくなり、常にプレッシャーの中で働かなければならない状況が続きます。

長時間労働によるストレス

法律事務所では業務が時間を問わず発生します。

事務員は、通常の業務時間内に終わらない業務を抱えることも多く、結果として長時間労働が発生します。基本的に弁護士のスケジュールに合わせた業務が求められるため、残業を避けられない状況の事務所も多いです。長時間労働が続いてしまうと、家庭生活やプライベートの時間が犠牲になり、仕事に対するモチベーションが低下していきます。

このため、事務員はより良い労働環境を求めて離職することが多くなるのです。

事務員の離職率が高い法律事務所の特徴

離職率が高い法律事務所には、共通する特徴があります。特徴を理解することで、事務員が長く働ける環境を整えるための改善点が見えてきます。

弁護士に対する事務員の不足

法律事務所では、弁護士の数に対して事務員の人数が不足していることが多く見られます。

通常、弁護士1人に対して2～3人の事務員がサポートに当たるのが理想ですが、コスト削減のために最小限の人数で運営している事務所も少なくありません。このため、1人の事務員が複数の弁護士を受け持つこともあり、業務負担が集中してしまいます。

広大な業務範囲と残業の常態化

事務員が担当する業務範囲が広がることも、離職率が高まる要因の一つです。

例えば、電話対応、スケジュール管理などの秘書業務に加え、訴状や契約書の草案作成や調査業務など、専門的な業務を任されることもあります。もともと業務量が多い上に、優先順位をつけて進めていても、急な仕事が割り込んだり、電話対応が長引いたりすることで、業務を時間内に終えるのが困難になり、残業が常態化します。

不十分な給与と福利厚生

事務員の離職率が高い法律事務所は、給与や福利厚生が十分でないことが多いです。

多忙な業務をこなしても、適切な給与が支払われない場合、事務員のモチベーションは低下します。また、福利厚生が不十分であれば、事務員が心身の健康を保つのが難しくなり、残業や業務上のストレスに耐えることが難しくなります。

法律事務所事務員が求める「働きやすさ」とは？

法律事務所の事務員にとっての「働きやすさ」は、長期的に安定して働けるかを左右する重要な問題です。事務員が快適に働くために、以下のような点が考慮されるべきです。

適切な業務分担の実施

弁護士は事務員に対して、適切な業務分担を実施する必要があります。

特に、複数の弁護士がいる場合、事務員は異なる案件を同時に担当するため、過度な負担がかかる可能性があります。適切な業務分担を維持するためには、弁護士が各事務員の案件を把握しておくことが必要です。事務員が抱える案件をクラウド上で管理するなどし、一目で状況を判断できる環境を整えることで、事務員は「働きやすい」と感じられるでしょう。

マニュアル作成

法律事務所に限りませんが、業務効率化のためにはマニュアル作成が重要です。

特に、秘書業務についてのマニュアルが作成されていれば、業務がスムーズに進行し、事務員が抱えるストレスを大幅に軽減できます。新人事務員にとって「見て覚える」というのは、過度なプレッシャーを受ける原因にしかなりません。あらかじめマニュアルを作成しておけば、事務員雇用時の教育にかかる時間を削減することが可能です。

適切な給与と福利厚生

事務員が求める「働きやすさ」には、適切な給与と福利厚生も関わってきます。

スキルや知識に見合った給与が得られることで、事務員は仕事に対して強い責任感とモチベーションを保つことができます。また、健康管理や有給休暇制度などの福利厚生が充実していることで、心身の健康を保ちながら長期的に働き続けることができる環境が整います。

電話代行サービス導入が法律事務所事務員にもたらす効果

電話代行サービスの導入は、電話対応における事務員の業務負担を大幅に軽減し、離職率の低下に貢献する有効な選択肢の一つです。

以下では、電話代行サービスの導入が事務員にもたらす具体的な効果について詳しく解説します。

事務作業の効率化とコア業務への集中

電話代行サービスを導入することで、事務員の電話対応負担が大幅に軽減されます。

法律事務所の事務員は、書面作成やデータ入力など、集中力を必要とする業務を多く抱えていますが、電話が鳴るたびに作業を中断しなければならず、業務の質が低下する可能性があります。しかし、電話代行サービスを導入すれば、事務員がコア業務に集中できるようになり、結果として業務の質が向上し、事務所全体の業務効率の向上も期待できます。

事務員のストレス軽減と労働環境の改善

電話対応は、事務員にとって負担の大きい業務です。特に、顧問先や相談者からの問い合わせ、急を要する対応が頻繁に発生する法律事務所では、電話対応が事務員にとって大きなストレス要因になります。実際に、電話対応が苦痛で離職を余儀なくされる事務員も多数見られます。

一方、電話代行サービスを導入することで、事務員のストレスは大幅に軽減され、精神的に安定した状態で業務に取り組めるようになります。さらに、電話対応の負担軽減により労働環境が改善され、業務への充実感が増すでしょう。

結果として、事務員の離職率は低下し、安定した事務所運営が可能となります。

安定した顧客獲得による給与や福利厚生の改善

電話代行サービスを導入することで、弁護士事務所の顧客対応がよりスムーズになり、顧客満足度が向上します。これにより、事務所の信頼性や評判が高まり、安定的な顧客獲得が期待できるようになります。結果として、事務所の収益が向上し、事務員の給与アップや福利厚生の改善が可能になります。さらに、業務負担が軽減されることで、事務員が有給休暇を取りやすくなり、より働きやすい環境が整います。給与や福利厚生の充実により、事務員のモチベーションが高まるでしょう。