【目次】
弁護士事務所における事務員の役割とは
弁護士事務所における事務員の役割には、電話対応や来客対応、スケジュール管理、書類作成、データ入力、裁判所や法務局への書類提出などの秘書業務があります。
また、判例検索や相談への同席、契約書の草案作成など、より専門的な法律業務を担当するパラリーガルと呼ばれる事務員もいます。
事務員がいることで弁護士は本来の業務に集中し、より多くの案件に対応できるようになります。在籍弁護士の多く、取り扱い案件の多い事務所にとって、事務員の存在は欠かせないものです。
独立する弁護士に事務員は必要？
これから独立を考える弁護士にとって、事務員を雇用するかどうかは、検討すべき課題の一つです。秘書業務を自ら行い、コスト削減を図りたいと考える方も少なくありません。
事務員を雇用する場合にはどのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。
事務員を雇用するメリット
事務員を雇用する最大のメリットは、本来の業務に集中できる環境が整うことです。
日々の電話対応や書類整理といった事務作業は、時間と体力を消費します。これを事務員が担当することで、弁護士は法律業務に専念することができます。さらに、パラリーガルを雇用すれば法律業務もサポートしてもらえるため、より効率良く業務が進められるでしょう。
その他に、事務員は事務所の「顔」としての役割も担います。初めての問い合わせや来客に対する第一印象は、事務員の対応によって大きく左右されるものです。優秀な事務員がいることで事務所のイメージが向上し、クライアントとの信頼関係も築かれやすくなります。
事務員を雇用するデメリット
事務員を雇用すると多くのメリットがある一方で、コストがかかるというデメリットがあります。
給与や福利厚生、研修費用など、雇用に伴う費用負担は無視できません。さらに、事務員を育成するためには時間と労力が必要です。そのため、独立直後の弁護士にとっては、事務員にかかるコストが事務所の経営を圧迫する可能性があります。
また、事務員が業務に適応できない場合や、頻繁に交代するような状況では、逆に業務が滞るリスクもあります。事務員が退職して、新たに採用することになれば、業務の引き継ぎや教育が必要となり、その都度、業務効率が低下する可能性があります。このように、事務員の雇用にはメリットとデメリットがあり、慎重に考慮する必要があります。
独立したての弁護士が事務員採用時に考慮すべきポイント
独立したばかりの弁護士が事務員を採用する際、特に考慮すべきポイントをご紹介します。
劣悪な環境で事務員を雇うことになりかねない
独立直後の弁護士事務所では、職場環境が整っていないことが多いです。
このような状況で事務員を雇用すると、劣悪な環境で働かせるリスクが生じます。必要な設備が不十分であったり、マニュアル等が整備されていなかったりすると、事務員が円滑に業務を遂行できず、結果的に事務所全体の業務が滞る可能性があるでしょう。
また、劣悪な環境は事務員のモチベーションや満足度を低下させ、離職率の上昇につながることがあります。特に、案件数が少ないうちは事務員の給与水準を上げることができず、薄給であることが多いので注意が必要です。離職率が高いと、事務員の採用や教育にかかるコストが増大し、事務所の運営に悪影響を及ぼします。
事務員の雇用タイミングについての検討
独立直後であれば、事務員の雇用を急がない方が賢明な場合もあります。
まずは、自分一人でどれだけ業務をこなせるかを見極め、その上で事務員の必要性を判断するのも一つの選択肢です。業務が増え、クライアント対応や案件処理に支障が出るようになった段階で、事務員の雇用を検討するのが良いでしょう。
また、最初から多くの業務を事務員に任せるのではなく、一部を外部委託することで効率的に業務を進めるという選択肢もあります。外部委託をうまく活用できれば、事務員の負担が減るばかりか、事務員を雇用するよりコストを抑えられるケースもあります。
独立したての弁護士が電話代行サービスを導入すべき理由
外部委託の有効な例として、「電話代行サービス」の導入が考えられます。
以下では、独立した弁護士が電話代行サービスを導入すべき理由について解説します。
外出時における電話対応における不安の解消
弁護士は、クライアントとの面談や裁判所への出頭、各種調査や証拠保全など、外出する機会が非常に多い職業です。そのため、事務所を不在にする時間が長くなりがちです。
こうした状況下で、クライアントから緊急の電話がかかってきた場合に対応ができないことは、大きなリスクとなります。急ぎの相談やトラブルへの対応が必要な場合、連絡がつかないことでクライアントの不満を招き、信頼を損なう可能性があるのです。
しかし、電話代行サービスを導入することで、外出中でもプロのオペレーターがクライアントからの電話を受け、必要な情報を弁護士に伝達、状況に合わせた対応が可能となります。このため、クライアント側に常に安心感を持ってもらえるメリットがあります。
事務所の印象を損なわない
初めての問い合わせ時の電話対応は、事務所の印象を左右するため非常に重要です。
対応が遅れたり、不親切な対応を行ったりすると、事務所の評判に悪影響を及ぼす可能性があります。しかし、電話代行サービスを利用することで、教育されたプロのオペレーターに対応を任せられるため、事務所の印象を損なう心配がなくなります。クライアントとの信頼関係が重要な法律事務所にとって第一印象は重要であり、最初の電話対応が今後の関係性に大きな影響を与えます。
また、電話代行サービスでは、事務所の方針やスタイルに合わせた対応も可能であり、クライアントに対して一貫性のあるサービスを提供することができます。
新規顧客の獲得機会を逃さない
独立したての弁護士事務所にとって、新規顧客の獲得は重要課題の1つですが、電話問い合わせに迅速に対応できないとチャンスを逃す可能性があります。
しかし、電話代行サービスを導入することで、どのような状況でも素早い対応が可能となり、新規顧客を逃す心配がなくなります。
相手にとって都合の良い時間帯を確認し、折り返しの電話がスムーズに繋がるよう対応することでクライアントからの信頼も得やすくなり、事務所の評判も向上するでしょう。
このように、電話代行サービスを導入していれば、弁護士は外出中や他の業務に集中している間でも新規顧客対応を行うことができ、事務所の収益向上に貢献してくれます。
まとめ
弁護士が独立する際、事務員を雇用すべきか悩まれる方は多いです。
事務員を雇用することで、業務の効率化や安定したクライアント対応が期待できますが、コストや管理に伴うリスクもあります。一方、電話代行サービスを導入すれば、コストを抑えながらプロのオペレーターに対応を任せられるメリットがあります。
CUBE電話代行サービスでは、弁護士・法律事務所向け電話代行サービス「My Team 108」を提供しています。
法律事務所特有の事情も踏まえた上でスムーズな電話代行を実現します。
コストを抑えつつも、クライアントに対して一貫性のあるサービスを提供したいとお考えであれば、ぜひお気軽にお問い合わせください。
