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法律事務所に事務員は何人必要？
日本弁護士連合会が行った実態調査によると、一事務所における事務員数は、「弁護士の人数と同数かプラス 1人程度」とされています。
事務員数は、多ければ多いほど良いというものではありません。手持ちの事件数に対して事務員の数が多すぎれば、人件費が事務所の経営を圧迫してしまうでしょう。また、新規採用した事務員の教育や人事管理にも労力がかかるので、弁護士の業務効率がかえって低下するおそれもあります。
そう考えると、「弁護士1人の事務所に事務員1人」という状態は、法律事務所の実態に照らしてバランスがとれているといえるでしょう。
事務員1人の法律事務所における問題点
もっとも、事務員が1人しかいない法律事務所には、以下のような問題点があります。
電話対応が不十分になりやすい
事務員の担当業務は、電話番だけではありません。来客対応や書類作成、弁護士のスケジュール管理などの所内業務から、裁判所などへの書類提出、役所や銀行での手続きなどの外回りまで多岐にわたります。
そのような状況でも、電話は次々にかかってきます。タイミングによっては対応できないこともあるでしょうし、対応できたとしても早口になるなどして、相手に悪い印象を与えてしまうおそれもあります。
また、法律事務所は複数の電話回線を引いていることも多いですが、事務員1人では、同時にかかってきた電話に対応するのは困難です。
事務員に過度な業務負担がかかることがある
弁護士の業務には通常、季節による繁忙期や閑散期などは特にありません。しかし、さまざまな業務が一度に集中してしまうことはよくあります。
事務員の業務についてみれば、裁判所へ至急提出すべき書類があるのに、来客が多くて外出しにくい日もあるでしょう。そのうえ、クライアントへ送付する郵便物の準備が何件も重なったり、多忙な日に限って数多くの電話が矢継ぎ早にかかってきたりすることも少なくありません。
事務員の業務には、その日のうちに完了しなければならないものも多いことから、事務員の残業が常態化している事務所も少なからず見受けられます。
事務員が急病などで休むと業務に支障をきたす
事務員も、急病や急用などで仕事を休まざるを得ないことはあります。それは当然のことですが、事務員を1人しか雇用していなければ、弁護士に代わって事務作業をこなしてくれる人がいません。
1人の弁護士が裁判への出頭や法律相談への対応、クライアントとの打ち合わせ、接見、裁判書面の作成などをこなしながら、すべての事務作業を行うことは困難です。
特に、電話への対応を漏れなく行うことは難しいでしょう。電話に出られなければ、クライアントからの印象が悪くなったり、新規顧客の獲得を逃したりする可能性が高くなります。
事務員が休憩や休暇を取りにくい
事務員の側でも、自分が仕事を休むと事務所の業務に支障をきたすことは、十分に認識しています。そのため、労働者の権利であるはずの休憩や有給休暇を取りにくいといった実態が見受けられます。
昼休みにも事務員に電話対応をさせている事務所は多いですが、それでは事務員はリラックスして休むことができないでしょう。有給休暇を取れなければ身体的な疲労が抜けないこともあるでしょうし、精神的な不満も湧いてくるはずです。
最悪の場合は、体調不良や不満を抱えた事務員がある日突然、退職を申し出るおそれもあります。
事務員に精神的ストレスがたまりやすい
法律事務所の事務員は、一般的な企業の事務員と比べて、構造的に精神的ストレスがたまりやすいといえます。
まず、職場では難解な専門用語が数多く使用されます。クライアントや裁判所からの電話で専門用語を使用されて、理解できないことも多々あるでしょう。さらに、他人の法的トラブルを取り扱っていることから、ミスが許されないという緊張感も強いはずです。その上、事務員1人では気軽に雑談をしたり、愚痴を言い合ったりする相手もいません。
このような実態があるため、「法律事務所の事務員はつらい」といった意見がインターネット上に投稿されるケースも多々見受けられます。
事務員の業務負担を抑えながら円滑に業務を処理する方法
事務員の業務負担を適切に抑えながら事務所の業務を円滑に処理するためには、以下の方法が考えられます。
事務員を増やす
状況によっては、事務員を増やすことも考えられるでしょう。独立直後は事務員1人で十分であっても、手持ちの事件数が増加すれば、事務員1人では手が回らなくなることもあります。
複数の事務員を雇用しても差し支えがないほどの継続的な収益が見込める場合は、事務員を増やすことを検討するとよいでしょう。
業務の効率化を図る
事務員を増やすのではなく、業務の効率化を図るという方法も考えられます。
事務員の業務は、必ずしも所内の事務員がすべてをこなす必要はなく、外部に委託できるものもあるはずです。例えば、経理作業は税理士に大部分を委託できます。裁判所や検察庁での記録の謄写も、代行サービスを使える可能性があるでしょう。
電話対応も、外注できる業務のひとつです。電話対応を外部に任せることができれば、事務員の業務負担は大幅に軽減され、他の事務作業に集中することが可能となるでしょう。
事務員1人の法律事務所の電話対応は電話代行サービスがおすすめ
事務員1人の法律事務所で業務過多に陥っている場合は、事務員を増やすのもよいですが、電話代行サービスの導入がおすすめです。
電話代行サービスとは
電話代行サービスとは、事務所にかかってきた電話を代行業者へ転送し、プロのオペレーターが事務所の職員として電話対応した上で、電話やメール、チャットなどで弁護士へ報告してくれるサービスのことです。
報告を受けた弁護士は内容に応じて、その場で電話をつないでもらうこともできますし、用件を聞き取ってもらった上で折り返し電話をするという対応をとることもできます。営業や勧誘などの不要な電話は、オペレーターにブロックしてもらうことも可能です。
人件費のコストを抑えながらも、電話番専用の優秀な事務員を1人雇用するような感覚で、電話代行サービスをご利用いただけます。
電話代行サービスを導入するメリット
電話代行サービスを導入するメリットとしては、まず、事務員の業務負担を軽減できることが挙げられます。電話対応から解放されることで事務員の業務効率も上がるでしょう。
弁護士自身も、何度も電話をかけてくる相手に振り回されることがなくなりますし、営業や勧誘の電話もブロックして、大事な業務に集中することが可能となります。
さらに、法律相談の問い合わせに対しても素早く、かつ、適切に対応できますので、新規顧客の獲得を逃す心配もなくなります。それにより収益の増加も期待できますので、電話代行サービスを導入するメリットは大きいといえるでしょう。
まとめ
弁護士1人と事務員1人で運営している法律事務所は多いですが、ときに事務員の業務負担が過多になることがあります。事務員1人では電話に対応しきれないこともあるので、新規顧客の獲得を逃してしまうおそれも否定できません。
電話代行サービスを活用すれば、このようなリスクを解消し、コストを抑えながら円滑な事務所運営が可能となるでしょう。
CUBE電話代行サービスでは、弁護士・法律事務所向け電話代行サービス「My Team 108」を提供しています。
オペレーターは全て正社員で、充実した研修を受けていますので、法律事務所特有の専門用語にもスムーズに受け答えできます。もちろん、ビジネスマナーも万全に習得していますので、安心してご利用いただけます。
事務員1人の法律事務所で電話対応に追われているのなら、お気軽にお問い合わせください。
