【目次】
秘書代行サービスとは
秘書代行サービスとは、基本的に代表電話の一次対応や、電話取り次ぎを行ってくれるサービスのことを指します。
そのため、電話代行サービスと秘書代行サービスでは、サービス内容に大きな違いがないことも多いです。
秘書代行サービスによっては、クライアントの日々のスケジュールの把握やアポイントの受付だけでなく、メール返信や書類作成などの受電以外のことまで対応可能なところもあります。
また、電話対応はなく、書類作成や経理代行のような事務代行だけを提供している秘書代行もあります。
本記事では「受電対応を主に行う秘書代行サービス」に焦点をあてて、おおよその費用相場はどれくらいなのかをご紹介していきます。
秘書代行サービスの費用相場
受電対応を行う秘書代行サービスの費用相場を項目別に表にしてまとめてみました。
費用項目は、「初期費用」「月額基本料」「コールオーバー料金」「オプション料金」の４つにわけています。
| 費用項目 | 料金相場 |
| 初期費用 | 0円～20,000円程度 |
| 月額基本料金 | 10,000円～80,000円程度 |
| コールオーバー料金 | 150円～500円程度 |
| オプション料金 | 1,000円～10,000円程度 |
一言で「受電対応を行う秘書代行サービス」と言っても、初期費用や月額基本料金など、相場の料金に大きな差があることがわかります。
なぜこんなにも大きな差があるのかは、プランに含まれる受電件数、対応可能時間、サービス内容が業者によって異なるからです。
受電件数を例にしてみると、たとえば「50件まで料金内で受電可能」なのか、「200件まで料金内で受電可能」なのかで、月額基本料が異なってくるためです。
また、たとえば月額基本料金内に「留守番電話メッセージ」を含んでいるのか、オプション料金で「留守番電話メッセージ」を付ける必要があるのかなどで、月額基本料金とオプション料金の相場が異なってきます。
秘書代行サービスの費用の内訳
さて、受電対応を行う秘書代行サービスの費用相場をご紹介しましたが、費用項目内の「初期費用」「月額基本料金」「コールオーバー料金」「オプション料金」の内訳はどうなっているのでしょうか。項目別に確認していきましょう。
初期費用
クライアント専用のマニュアルの作成や登録、オペレーターの教育や研修にかかる費用として、初期費用が発生する場合があります。しかし、昨今では初期費用0円の業者も増えています。
また、サービスを利用するにあたっての保証金として初期費用を提示している業者もあります。保証金の場合は、解約時に返金されることも多いため、契約前に確認しておくことをおすすめします。
月額基本料金
月額基本料金は必ず発生する費用と考えて良いでしょう。
多くの場合、月に受電できる件数（超える場合はコールオーバー料金が発生します）、対応曜日、対応時間によって月額基本料金が異なります。
365日、24時間対応可能なプランは、人件費がかかりますので必然的に月額基本料金は高くなります。
あとはどのようなサービス内容が月額基本料金に含まれているかによって、金額は大きく異なってきます。
たとえば、「留守番電話メッセージ」「受電内容をSNSで報告」「内線感覚で電話を取り次ぐ」「クレーム対応」などが月額基本料金に含まれているのかどうかも確認しておくと良いでしょう。
コールオーバー料金
申し込んだプランの月額基本料金内に含まれている「受電件数」を超えてしまった場合のみ、発生する料金です。
たとえば、月に受電件数50件までのプランに申し込んでおり、実際には60件の受電が発生した場合、10件分のコールオーバー料金がかかります。
コールオーバー料金が200円の場合は、200円×10件=2,000円の料金になります。
毎月コールオーバー料金が発生してしまうと勿体ないため、自社のおおよその月の受電件数をあらかじめ把握しておくと検討しやすくなります。
オプション料金
「受電内容の報告をLINEで行う」だったり、「日報連絡の追加」だったり、「FAQの対応」だったり、「クレーム対応」だったり、オプション料金の種類には様々なものがあります。
たとえば、「留守番電話メッセージ」は絶対に必要であると考えている場合、そのサービスは月額基本料金内なのか、オプション料金なのか、オプション料金の場合は月額基本料金と足すといくらになるのかなど、前もって確認しておくと良いでしょう。
なお、秘書代行サービスの中には、オプション設定は一切行っていないというところもあります。
秘書代行サービスの費用を左右するポイント
秘書代行サービスを利用するにあたって、「費用が安ければ安い方がいい」というものでもなければ「高ければ高いほど安心」というわけでもありません。
選定のポイントを押さえたうえで、自社のニーズに合った秘書代行サービスを選ぶことが、結果的には一番コスパが良くなると言えます。
ポイント1：電話対応の品質
まず、押さえておくべき最初のポイントとして、「電話対応の品質」が挙げられます。
秘書代行サービスを利用してみたものの、オペレーターの対応が悪くて顧客が離れていく…なんていうことが起こってしまっては、お金を払って損をしているのと変わりません。
顧客が好印象を抱いてリピート率が上がる、または取引先のCSを向上させる秘書代行サービスを選ぶことが大切です。
オペレーターの人材育成や研修等に力を入れていたり、オペレーターを正社員として雇用を安定させていたりする、もしくはオペレーターがビジネスマナーや電話対応に関連した資格保持者であるなど確認できる秘書代行サービスが良いでしょう。
また、無料お試し期間や、全額返金保証制度などを設けている秘書代行サービスもおすすめです。
ポイント2：プラン内のサービス内容
自社のニーズとプランの内容があっていない場合、不必要な月額基本料金を支払うことになりかねません。
たとえば、平日9時～17時が営業時間の企業が、363日24時間対応なプランを申し込んだ場合、不必要な料金を支払っている可能性が高くなります。
もちろん、「せっかく秘書代行サービスを申し込むのだから夜間も受電してもらおう！」ということもあるかもしれませんが、金額に見合うメリットがあるのかは検討する必要があります。
逆に、シンプルすぎて自社にとって必要なサービスがプラン内にはほとんど入っていない場合、オプション料金で月額の支払い料金が高くなってしまうこともあります。
たとえば、「クレーム対応」や「チャット報告」「内線感覚で電話取り次ぎ」、「留守番電話メッセージ」など、必要な項目なのかどうか前もって明確にしておくことが大切です。
ポイント3：わかりやすい料金体系
月額基本料金がたった1,000円！など、目を引く安い金額であっても、実は受電内容の報告の都度料金が発生して予算以上の請求が来てしまう…ということがあります。
契約前に料金体系をしっかりHPで確認して見積もり依頼をする、そして秘書代行サービスに直接電話をかけてサービス内容を聞いてみることをおすすめします。
秘書代行サービスに問い合わせることで、要領を得ない回答が続くところは候補から外すことができます。
何が基本料金内のサービスで、何がオプション料金なのか、そしてそれはいくらなのかがはっきりと表示されているところを選ぶと良いでしょう。
秘書代行サービスの業務内容
秘書代行サービスに依頼できる業務には様々なものがあります。
また、長期的な依頼だけでなく、短期やスポットで依頼することも可能なところも多く存在します。
今回は、「受電対応を行う秘書代行サービス」の業務を具体的に3つご紹介します。
不在時の対応
最も基本的な業務が「不在時の対応」です。
かかってきた電話に対して、「あいにく〇〇（名前）はただいま外出しております」と伝え、相手の社名、名前、連絡先を聞き取ります。
必要があれば折り返しの電話を提案し、伝言を承ることもできます。営業電話の場合は「必要があればご連絡します」にとどめることも可能です。
必ず秘書代行サービスのオペレーターが受電してくれるため、電話を気にせず外出したり、会議や打ち合わせに集中したり、安心して仕事に取り組むことができます。
また、不在時のみではなく、書類作成などに集中したい場合にも有効活用できます。
スケジュール管理
秘書代行サービス業者によってはオプション料金となりますが、クライアントの日々のスケジュールを電話対応に活かす業務もあります。
「△△は14時まで外出しておりますので、14時以降に折り返しご連絡いたします」や、「◇◇は明日まで出張に出ております」「●●は16時頃まで打ち合わせに入っております」など、前もって知らされた個人のスケジュールを相手に伝えます。
スケジュールを確認して伝えてもらうことで、本当に秘書のように自然な対応が可能になります。
アポイント受付
オプション料金の場合が多いのですが、アポイント受付も秘書代行サービスの業務の1つです。
電話相手が面談や打ち合わせの予約を取りたいと言った場合に、相手の希望日時を聞き取ったうえでクライアントのスケジュールを確認し、アポイントを取るという業務です。
「〇月△日の14時～当社にてお打ち合わせということでよろしいでしょうか」と、最後に復唱確認も忘れません。
忙しいクライアントに代わってアポイント受付を行うことにより、取引先や顧客はストレスなく予約を完了させることができます。
まとめ
秘書代行サービスでは、様々なことを依頼することができますが、とりわけ電話対応の品質、プラン内容がニーズに合っているかどうか、料金設定はわかりやすいかが選定の上でのポイントと言えます。
ＣＵＢＥ電話代行サービスは、受電対応を行う秘書代行サービスとして多くの企業の方にご利用いただいております。
クライアントとそのお客様とがより良好な関係構築ができるよう、オペレーターには1020時間以上の教育と研修を行っています。
ビジネスマナーや電話御隊技術、ホスピタリティをしっかり6か月間学んだ後に、正社員オペレーターとして安定した秘書代行サービスをご提供いたします。
その電話応対品質の高さから、サービス利用継続率は99.2%です。
また、プラン内でクライアントの日々のスケジュールを管理し、電話対応に活かすことも行っています。
ＣＵＢＥ電話代行サービスがどのようなサービスかもっと知りたい！という方は、ぜひお気軽にご相談ください。お問い合わせだけでも大歓迎です。
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