予約受付代行サービスを利用すれば、2～3コール以内にオペレーターが受電対応を行うため、新規顧客獲得の機会損失を防ぐことができます。

予約受付代行サービスを利用するメリット

近年、自社で行っていた電話予約や電話受付を思い切ってアウトソーシングする会社が増えています。
それは、予約受付代行サービスを利用することで、様々なメリットを感じることができるからです。
詳しくご紹介しましょう。

メリット①顧客満足度があがる

施術中やヒアリング中、来客応対中に何度も電話が鳴ってしまうと、患者さんやお客様はもちろん、従業員もなかなか集中できません。
しかし、予約受付代行サービスを利用することで、受電対応はすべてプロのオペレーターに任せることができますので、従業員は電話を気にすることなく、目の前の患者さんやお客様にしっかりと向き合うことができます。
また、架電者側も「なかなか電話に出ないな…」などという不満が発生することなく、しっかりと予約や受付を行ってもらえるため、満足度が向上します。

メリット②業務効率があがる

予約や受付の電話対応は確認すべき項目が多いため、対応に時間がかかると言われています。
しかし、予約受付代行サービスを利用することで、電話での予約や受付業務にかかっていた時間をすべて他の業務に充てることができるため、「電話対応に時間をとられて思ったように仕事ができない」という悩みを解決することができます。
また、電話は鳴るだけでも集中力を欠くため、電話が鳴らない環境で日々の業務に集中することは、業務効率の向上にも確実につながります。

メリット③機会損失を防ぐ

施術中や診察中、来客対応中でなかなか手が離せない状況であったり、不在時や外出中であったりという理由で、電話が鳴った時に従業員がすぐに受電できるとは限りません。
しかし、その1本の電話が新規顧客だった可能性は大いにありえます。
初めて電話した店舗やクリニックが電話に出てくれない…たったそれだけでも、顧客は別の店舗やクリニックを探してしまうのです。
予約受付代行サービスを利用すれば、2～3コール以内にオペレーターが受電対応を行うため、新規顧客獲得の機会損失を防ぐことができるのです。

予約受付代行サービスを利用するデメリット

メリットがあればデメリットもあります。
予約受付代行サービスを利用するにあたってのデメリットには、「すべてを代行してもらえるわけではない」ということがあげられます。
ある程度の受け答えは事前にマニュアル化しておけばアウトソーシングできますが、イレギュラーな問い合わせや大きなクレームなどが入った場合、代行サービスのオペレーターだけでは判断できない場合があります。
そのようなときは、クリニックや店舗の従業員が対応する必要が出てくるため、電話に関する顧客対応がゼロになるわけではない、という点がデメリットと言えます。

予約受付代行サービスを検討するにあたって、電話対応の品質は重要です。

予約受付代行サービスを選ぶ際のポイント

予約受付代行サービス業者を検討するにあたって、ニーズに合っていない業者やサービスを選んでしまうと、想像していたサービスと全然違う…という事態になってしまいます。選定のポイントがいくつかありますが、本記事では３つのポイントにまとめて紹介させていただきます。

電話対応の品質

予約や受付を行うオペレーターの対応品質は、サービス業を営む企業、クリニック、店舗にとって最も重要すべきポイントといえるでしょう。
サービス業でなくとも、電話対応の印象が悪いとその企業自体のイメージが悪くなるため、致命的と言えます。
新規顧客の場合は電話対応が悪ければ、予約や受付自体を取りやめる、もしくは次回以降の利用を避ける傾向があります。
リピーターの場合も、あまりに電話対応の印象が悪ければ継続利用をやめるでしょう。
機会損失を防ぐために予約受付代行サービスを利用したにも関わらず、オペレーターの応対品質が良くなければ、お金を払って顧客を減らしてしまうことになりかねません。

必ずオペレーターの応対品質が高い業者、オペレーターへの教育に力を入れている業者を選ぶようにしましょう。
実際の応対品質を確認するために、契約前に電話でオペレーターの応対を聞くことができる業者であれば、なお安心です。

対応範囲、対応料金

検討、選定時にプラン内容、基本料金以外のオプション料金、対応範囲を確認しておく必要があります。
基本料金と代行業者のアピールポイントだけ把握している場合、「クレーム対応も行ってくれると思っていたら、クレーム対応は一切不可だった」や、「予約受付、予約変更、予約キャンセルなど、プランの料金内でやってくれると思っていたらすべてオプション料金だった」など、対応範囲や対応料金が予想と違う…となってしまう可能性があります。
予約受付代行サービスを利用するメリットよりもデメリットが大きくなってしまわないように、やってほしい業務を書き出したうえで、直接代行業者に対応が可能かどうか、料金はどうなるのかを電話で問い合わせてみることをお勧めします。

セキュリティ

アウトソーシングするにあたってセキュリティ面は心配要素の１つです。
予約や受付を行う上で、顧客の個人情報を扱うことは必須です。その顧客情報を情報漏えいすることなくしっかり守ってくれるのかどうか、事前に見極める必要があります。
たとえば、Pマークを取得しているか否か、HPに個人情報の取り扱いについての明記があるかどうか、秘密保持契約の締結についてなどは確認しておいた方が良いでしょう。
また、実際に電話で代行業者に問い合わせをして、個人情報の取り扱いについて確認をとることもおすすめです。

予約受付代行サービスおすすめ6選

本記事では、実際に予約受付代行サービスを提供している代行業者を6社ご紹介します。
予約受付代行サービスを選ぶ際のポイントを参考にしていただき、それぞれの会社の特徴やサービス内容を確認してみてくださいね。

CUBE

新規顧客をがっちりつかみ、既存顧客をしっかり守ります

大阪エルシーセンターが運営する電話代行サービスです

ＣＵＢＥの電話代行サービスは、一般的な企業の電話取次から予約受付代行まで行っている会社です。
【特徴】
クライアントとそのお客様に喜んでいただくことをモットーに、質の高い電話応対を行っています。どのようなお電話にも心から寄り添い、温かい心遣いをご提供するために、オペレーターは1020時間以上の研修と教育を受けています。オペレーターは秘書検定や電話技能検定等の資格保持者のため、大切なお客様からのお電話は安心してお任せください。
電話対応の質の高さから、電話予約のリピート率を向上させます。
【こんな会社におすすめ】
電話でも顧客との信頼関係をしっかり築きたい、今よりも強固なものにしたいとお考えの方におすすめです。

【費用】
応対日時：平日（月～金）9：00～18：00
月コール数：100回
受付代行サービス料金：初期登録料10,000円・30,000円～／月額

【会社概要】
会社名：株式会社大阪エルシーセンター
事務所所在地：大阪市北区梅田1丁目11番4－1100号
設立年月日：1965年12月13日
URL：https://www.cube108.jp/
Pマークを取得しています。

ガルフネット

ガルフネットは、飲食店の予約受付に強い電話代行サービスです。
【特徴】
ガルフネットは、飲食店の予約受付に強い電話代行サービスです。
「回転率向上 受付代行サービス」では、電話予約以外にも、FAXやHP、ポータルサイト、メールやSNSのメッセージなどからの予約も一元管理するサービスも提供しています。
また、受電対応のみではなく、予約日時が近づいてきたら確認のために電話発信を行うサービスもあります。
ISMS認証を取得しており、過去に情報漏洩はゼロです。

【こんな会社におすすめ】
慢性的な人手不足で電話に出ている暇がない、店舗の予約ツールが多種多様で管理が困難、もしくは予約管理ミスの懸念がある飲食店の方におすすめです。

【費用】
応対日時：365日
月コール数：要問合せ
回転率向上 受付代行サービス料金：要問合せ

【会社概要】
会社名：株式会社ガルフネット
事務所所在地： 東京都江東区亀戸1-4-2
設立年月日： 1994年2月
URL：https://www.gulfnet.co.jp/kaiten/

オフィスジャパン

電話予約以外にも、FAXやメールなどの他のツールでの予約受付にも対応しています。
【特徴】
電話での予約受付は24時間365日で提供しているため、深夜まで営業している飲食店、塾やスクール、占い、ホテルなど、多種多様な営業時間に対応しています。
電話予約以外にも、FAXやメールなどの他のツールでの予約受付にも対応しています。
基本的には自店舗の電話をオフィスジャパンの指定した電話番号に転送して利用しますが、希望があれば専用のフリーダイヤル番号の貸し出しも可能です。

【こんな会社におすすめ】
営業時間外の電話が多い、または、深夜の営業中は電話対応ができない、メールやFAXの問い合わせ対応に手が回らないなどの悩みがある方におすすめです。

【費用】
応対日時：365日24時間
月コール数：要問合せ
予約受付代行（コールセンター代行サービス）：要問合せ

【会社概要】
会社名：株式会社オフィスジャパン
事務所所在地：東京都目黒区目黒本町4丁目16番7号 サンワールドビル
設立年月日： 平成2年8月
URL：https://www.officejapan.tv/in_cc_re.html

テルシンク

リーズナブルな価格で365日24時間の対応が可能です。
【特徴】
テルシンクの「整体・ネイルサロン専用の予約・キャンセル受付電話サービス」は、整体やボディケアサービス、美容室やネイルサロンの予約受付に特化したサービスです。
ネット予約やアプリ予約が主流の業界ですが、遅刻連絡やキャンセル連絡は電話受付がほとんどのため、「予約」「遅刻連絡」「キャンセル」「料金の案内」はプラン内で対応しています。

【こんな会社におすすめ】
時間帯やコール数で料金プランが異なるので、夜間だけ利用希望の方、短時間の利用が希望の方などにおすすめです。また、毎月プランが変更できるため、月によってコール数が大きく変動する方にもおすすめです。

【費用】
応対日時：365日24時間
月コール数：50コール・100コール・200コール
受付代行予約パッケージ：50コールで16,500円～／月額
整体・ネイルサロン専用の予約・キャンセル受付電話サービス：要問合せ

【会社概要】
会社名：アフターコールナビパートナー合同会社
事務所所在地：東京都江東区有明３－７－２６有明フロンティアビルＢ棟９階
設立年月日： 平成10年1月16日
URL：https://tel-think.com/wp/rsvcenter.html

サンメック

サンメックの受付代行サービスは日本語以外にも、英語と中国語に対応しています。
【特徴】
日本語以外にも、英語と中国語に対応しています。ホテルや旅館のフロントの通訳として、三者通話も行っています。
予約管理システムを新たに用意するのではなく、クライアントが現在使用している予約管理システムをそのまま利用して、電話やチャット、メール、WEBなどの予約管理代行業務を行います。（ソフトによっては利用継続不可の場合有り）

【こんな会社におすすめ】
ホテルや旅館など、電話での問い合わせ対応に英語や中国語のスキルが必須と考える方におすすめです。また、予約管理システムは自社のものを利用し続けたいと考える方にもおすすめです。

【費用】
応対日時：365日24時間
月コール数：要問合せ
旅館・ホテルの予約受付代行：要問合せ
店舗・施設の予約受付代行：要問合せ

【会社概要】
会社名：株式会社サンメック
事務所所在地：東京都千代田区鍛冶町1-6-17 合同ビル6階
URL：https://www.sunmeck.net/
Pマークを取得しています。

フォーエバー・パートナーズ

月額2万円～利用できる店舗予約受付代行サービスを提供しています。
【特徴】
月額2万円～利用できる店舗予約受付代行サービスを提供しています。飲食店の予約受付代行に強みがあります。toreta、resty、ebicaの予約システムを熟知したオペレーターが電話で予約を受け、予約管理サイトに反映させます。
15万円程度／月間500件が、ボリュームディスカウントの基準としています。

【こんな会社におすすめ】
電話での予約受付やキャンセル受付、予約変更受付は行ってほしいが、その他のツールの予約管理は自店舗で行いたいと考えている飲食店の方におすすめです。

【費用】
応対日時：365日24時間
店舗予約受付代行：2万円～／月額
（料金例：10時～16時　800件／月　45万円程度）

【会社概要】
会社名：株式会社フォーエバー・パートナーズ
事務所所在地：東京都中央区京橋2-5-2　京橋東邦センタービル 9F
設立年月日： 2012年7月2日
URL：http://forever-partners.com/reserve/

予約受付代行サービスならCUBEがおすすめ

ＣＵＢＥ電話代行サービスは、クリニックや整体、ボディケア、エステ、美容院、塾、スクールなど様々な業種の方にご利用いただいております。
ＣＵＢＥ電話代行サービスは、クリニックや整体、ボディケア、エステ、美容院、塾、スクールなど様々な業種の方にご利用いただいております。
大手コールセンターに比べて圧倒的にリーズナブルな料金設定ながら、オペレーターの人材育成には手間と時間を惜しまず教育と研修を行い、応対品質の高さを維持しています。
具体的には、月100コールで3万円～の月額基本料で受付代行サービスをご提供しています。
また、オペレーターは全員が正社員であり、秘書検定と電話応対技能検定の資格保持者です。

わたしたちは、接客業では電話対応の良し悪しで、今後のリピート率は大きく異なってくると考えています。
そのため、ＣＵＢＥ電話代行サービスでは、お客様がいつ電話しようとも2～3コールで好印良く受電し、親切丁寧に対応しています。

人手不足でお客様からの受電対応に困っている方だけでなく、電話対応自体が苦手という方、また、従業員に電話対応の教育を行う暇がないという方も多数、継続的にご利用いただいています。
ぜひお気軽にお問い合わせください。
電話代行サービス料金プラン・価格

まとめ

本記事では、予約受付代行サービスを提供している代行業者を6社ご紹介するとともに、業者選定のポイントなどもお伝えしました。
様々なサービスや特徴がありますが、まずは顧客に喜ばれる電話対応ができることが必須かと思います。
その上で、自社にあったサービス内容であるかどうかをご検討いただくことをおすすめします。

ＣＵＢＥ電話代行サービスでは、営業スタッフとオペレーターを分けておりません。
ＣＵＢＥへお問い合わせいただいた際に対応したスタッフは、普段はオペレーターでもあります。
そのため、問い合わせの時は素晴らしい対応だったけど、契約後は別のオペレーターが電話対応を行っており、そちらは言葉遣いが悪かった・・・なんていうことは起こりません。
ぜひ、実際にお問い合わせいただき、ＣＵＢＥ電話代行サービスの電話対応をお確かめください。

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株式会社 大阪エルシーセンター　CUBE電話代行サービスグループ
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