【目次】
法律事務所で行うことになる電話対応とは？
法律事務所では日常的に電話が鳴ります。
用件は様々ですが、中には緊急なものや重要なものも多く含まれます。
本記事では、法律事務所で電話対応を行う方は実際にはどのような用件の電話を受けているのか、そして、電話対応をもっと効率よく行うにはどうしたら良いかをご紹介します。
１：法律相談の予約
法律事務所の関係者以外の人でも、まず思いつくのは「法律相談」ではないでしょうか。
一般的な弁護士であれば、個人の方から相談や依頼の電話が入ります。
法律相談の内容は込み入った話が多く、個人情報も多く取り扱うため、基本的に弁護士と相談者が直接会って話を聞いたり、依頼を受けたりします。
そのため、受電者が弁護士本人以外の場合は、相談者の名前、連絡先、簡単な相談内容、予約の希望日時などを聞き取ります。そして弁護士の予定を確認した上で、アポイントをとる必要があります。
顧問弁護士であれば、企業の担当者から弁護士とアポイントをとるための電話が入ります。
２：弁護士会からの連絡
弁護士宛の入電の１つに、弁護士が所属している「弁護士会」からの連絡もあります。
具体的には、FAX到着確認、法律相談の当番依頼や日時確認、提出物についての連絡、23条照会の回答報告、LACの依頼などが挙げられます。
弁護士会からの連絡は、弁護士へ直接メールだったり、事務所のFAXだったりすることも多いのですが、急ぎの件や口頭でも伝えておきたい内容は電話での連絡が入ります。
弁護士が不在時に受電した場合は、弁護士会の事務局名や支部名、担当者名、伝言内容、必要があれば連絡先を聞き取っておく必要があります。
３：裁判所からの事務的な連絡
裁判所からの事務的な電話連絡は多く入ります。
期日候補日や期日決定の連絡に加え、必要書類に関する連絡、該当事件に関する確認連絡などがあります。
また、裁判所からの電話といっても、裁判官がかけてくる場合もあれば、書記官や事務官がかけてくる場合もあります。
裁判所の方は専門用語を言いなれているため、早口で淡々と用件を言われる可能性がありますが、どこの裁判所の誰からどのような用件で連絡があったのか、必要があれば事件番号も間違いのないように聞き取る必要があります。
４：裁判所からの破産管財人の打診
裁判所からの電話は事務連絡以外もあります。その１つが破産管財人の打診の連絡です。
破産管財人は、当事者と利害関係のない弁護士がなることが一般的で、裁判所が選任します。
電話で破産管財人の打診があった場合は、破産者のフルネーム（もしくは企業名）を聞き取る必要があります。
また、破産管財人に選任された後も、債権者集会の日程連絡が電話で入る可能性があります。
５：法テラスからの国選弁護人の打診
日本では「国選弁護制度」があり、被疑者や被告人が、貧困等の経済的な理由がある場合に、国が弁護人を選任する制度です。
国選弁護人に登録している弁護士には、必要に応じて法テラスより国選弁護人の指名と通知が入ります。この指名と通知が電話で行われることがあります。指名や通知がFAXで行われることもありますが、FAX到着確認や、急ぎのため電話で返答を求める場合もあります。
６：ポータルサイト経由の法律相談
ポータルサイトでは、地域や路線、相談内容、営業日時などから弁護士を検索できるため、利用者は希望する弁護士を見つけやすいというメリットがあります。 弁護士を検索できるポータルサイトに登録している場合、ポータルサイト経由での法律相談の電話が入る場合もあります。
ポータルサイトでは、地域や路線、相談内容、営業日時などから弁護士を検索できるため、利用者は希望する弁護士を見つけやすいというメリットがありますが、その分、相談者は他の法律事務所と比較中という可能性が高いと言えます。
なお、ポータルサイト経由で法律事務所に電話がかかってくる場合、着信番号がポータルサイトの番号の可能性があるため、折り返しが必要な場合は連絡先をしっかりと聞いておく必要があります。
７：営業電話
法律事務所にも営業電話、勧誘電話はかかってきます。
例えば、「〇〇というポータルサイトに掲載しませんか」や、「HPを作りませんか（作り直しませんか）」、「SEO対策はされていますか」など、その他も様々な営業電話がかかってきます。
営業電話を受電した場合や、営業電話かどうか判断がつかない場合は、弁護士が在席していてもいったん不在の扱いにして、用件を聞いておくとスムーズです。
用件を聞いた後に「必要あればご連絡します」と伝えて、連絡先を聞いておくことで、後ほど弁護士に判断してもらうことができます。
法律事務所の電話対応を効率よく行うコツとは？
法律事務所の電話対応では、個人情報の取り扱いに加えて専門用語を理解してやりとりを行う必要があります。
そのため、一般企業よりも対応が難しく、時間がかかると言われています。
しかし、ポイントを押さえておけば、法律事務所の電話対応であっても効率よく行うことができます。
１：専門用語に独自の略語・記号を作る
法律事務所宛の電話でよく出てくる専門用語を、すべて丁寧に書き写していると時間がかかってしまいます。略語や記号を用いてメモを作成することで、時短が図れます。
略語や記号は、法律事務所ごとで独自に使っているものもあれば、おおよその法律事務所で通じる略語や記号もあります。
例えば、裁判官はJudgeの「J」，検察官はProsecutorの「Ｐ」，弁護士は略し方に諸説ありますがBarristeもしくはBengoshiの「Ｂ」というように略します。
その他、刑事事件での被疑者・被告人は「A」、被害者は「V」、尋問手続きを「Q」と表します。
この略語を利用すれば、「被告人尋問」とメモするところを、「AQ」と書けばOKになります。
| 裁判官 | J |
| 検察官 | P |
| 弁護士 | B |
| 刑事事件被疑者・被告人 | A |
| 刑事事件被害者 | V |
| 刑事事件尋問手続き | Q |
| 警察 | K |
| 訴訟 原告 | X |
| 訴訟 被告 | Y |
| 検察庁 | P庁 |
２：専用のメモ帳を作成する
略語や記号を用いてメモを取る以外にも、法律事務所ならではの専用のメモ帳を作成しておくことも有効です。たとえば、誰からの入電かの欄に、あらかじめ「裁判所」や「弁護士会」「法テラス」「相談希望者」など記入しておき、〇で囲めるようにしておいたり、事件番号の欄を設けたりするとメモを取る際に効率的です。
| 電話メモ 【日時】 月 日 ： 頃 | |
| 誰から（社名） | 誰から（名前） |
| （ ）裁判所（ ） | |
| 法テラス（ ） | |
| （ ）弁護士会 | |
| 相談希望の・依頼希望の | |
| 弁護士の | |
| 【その他】 | |
| 【事件番号】 | |
| 【用件】 | |
| 【電話番号】 ― ― | |
３：名称や名前のメモにはカタカナを使う
これは一般企業での電話対応でも言えることですが、名前や名称のメモを取る際は、正式な漢字ではなくカタカナ表記で記入した方が早く書けます。
漢字のフルネームの聞き取りが必要な場合はもちろん漢字で書きとらなくてはなりませんが、そうでなければカタカナで書いてある方が漢字の読み間違いもなくなります。
たとえば、「弁護士の藤原先生より田中恵子さんの件でお電話くださいとのことです」とメモを取るよりも、「フジワラBよりタナカケイコさんの件でお電話くださいとのこと」とメモを取った方が早く、読み間違いがありません。
法律事務所の電話対応には電話代行！
法律事務所宛の電話は急ぎの案件や重要な用件が多く、素早い対応が求められます。
相談希望者は、「今すぐなんとかしてほしい」「一刻も早く解決したい」という思いから電話をかけてきます。すぐに対応できれば依頼につながりますが、留守番電話メッセージが流れたり、長時間のコールで待たされたり、折り返しの電話がいつになるかわからないということになれば、他の法律事務所に依頼を行います。
裁判所や弁護士会、法テラスからの電話も、案件によっては早急な対応や正確な聞き取り、的確な回答が求められます。
このように、法律事務所の電話対応は、「いつでもすぐに受電できる」、「正確に聞き取る」ことが最低限必要です。
電話代行サービスを利用することで、事務員を雇わずして法律事務所の電話対応の「いつでもすぐに受電できる」ことと、「正確に聞き取る」という条件をクリアできることをご存知でしょうか。
日々多忙な弁護士が、常に事務所内で電話対応を行うことは不可能といえるでしょう。
そして事務員がいる法律事務所でも、営業時間内に常に電話対応を行える状態を保つことは難しいと思います。
しかし、電話代行サービスを利用すれば、電話対応専門のスタッフが代わりに受電を行ってくれるため、弁護士は外出時に電話対応を気にする必要がなくなります。
電話代行サービスのスタッフが電話を2～3コール以内で受電し、相手の名前や電話番号、用件を聞き取って、出先のメールやチャットで受電内容の報告を行います。リアルタイムで受電内容の確認ができるため、案件の優先順位もつけやすくなります。
法律事務所の電話代行ならCUBEの「電話代行サービスMyTeam108」
電話代行サービスMyTeam108は、好印象と安心”を与える秘書品質の電話代行サービスです。 「電話代行サービスMyTeam108」は、全国で400名以上の弁護士の方に利用いただいております。
「安心できる電話対応」をモットーにしており、法律事務所へ電話をかけてこられた相談者の方や、依頼者の方の気持ちに寄り添った対応を行います。
もちろん、裁判所や役所、法テラス、弁護士会、弁護士事務所、カード会社や銀行などからの専門用語を含む電話にも対応しております。
「電話代行サービスMyTeam108」は、お電話をくださった方に安心していただける応対品質の高さが特徴です。安心して継続的に利用していただけるために、受電スタッフは1020時間以上の研修や教育を受けた正社員で構成されています。
教育や研修では、ビジネスマナーや受電対応マナーはもちろんのこと、法律事務所にかかってくる電話にはどのようなものがあるのかについても学びます。
弁護士の方の日々のスケジュールを事前にご連絡いただければ、電話口で相手の方にお伝えすることも可能です。また、ご希望があれば、内線感覚で電話を弁護士の方のスマホへお繋ぎすることや、クレーム一次応対もプラン内で行うことができます。
その他、様々なサービスをご用意しておりますので、ぜひＨＰをご覧ください。
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まとめ
本記事では、法律事務所での電話対応を効率よく行うコツをご紹介しました。
昨今ではメール以外にもチャットやＳＮＳなどで気軽に連絡が取れますが、法律事務所への新規案件依頼は電話がほとんどと言われています。
また、裁判所等からの急ぎの件や確認も電話で行われることが多く、法律事務所にとっての電話対応は、なくてはならないものの１つではないでしょうか。
それと同時に、多忙なタイミングでかかってくる電話は煩わしいものでもあります。
電話代行サービスを上手く利用することで、電話を気にせず書類作成業務に集中することができたり、外出時に着信を気にする必要がなくなったり、事務員の仕事の効率が上がったり、その他多くのメリットを感じていただけるのではないでしょうか。
少しでも電話対応についてお悩みの法律事務所の方は、ＣＵＢＥ電話代行サービスにお気軽にお問い合わせください。
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